檔案管理的規范性探索

姜榮謙

（寶清縣政府信息數據中心，黑龍江 雙鴨山 155600）

引言：檔案管理對于個人以及單位都是有著不可替代的重要性,不過,近些年來人員的流動性有所增加,而且各企業單位在用人制度上比較寬松,這就使得檔案管理工作的質量出現了下滑的現象,而實際上,在檔案管理數據化、電子化、信息化程度提升的大背景下,檔案管理規范性的要求越來越高,對檔案管理從業人員、工作機制、設備條件等方面的標準也越來越嚴。

一、檔案管理規范性的重要意義

（一）有利于檔案管理信息化水平的提高

檔案工作必然向著管理信息化的方向發展,特別是在信息以及數據庫技術出現以后,對檔案管理提出了更高的要求。所以,檔案管理規范性,可以達到統一標準的數據信息,以便于數據的分類、采集、分析、整理。

（二）有利于檔案管理標準化水平的提高

檔案管理的規范性能夠有效提高檔案登記、歸檔、整理等方面工作的規范性,通過按照相關制度的要求開展工作,還能夠提高管理的標準化水平。特別是對于專業人員而言,能夠通過管理的規范性使其業務水平得到很好的提升,進而提升了管理工作的質量。

（三）有利于單位的人事管理質量的提高

檔案管理工作是單位人事管理工作的重要組成部分,因此檔案管理的規范性的提升對人事管理工作一定會產生促進和鞭策作用。能夠更好的從制度、組織、工作機制、人員素質四個層面來規范和約束,從而提高單位人事管理工作質量。

二、檔案管理規范性出現問題的原因

（一）觀念認識不足

關于檔案管理規范性的認識與理解上還有一些單位存在偏差。大部分都是由于主動性不強而造成的。很多單位的檔案管理人員都是通過兼職的形式來完成此項工作,不會去主動認識并了解檔案管理工作的重要性,而且整理檔案以及匯總檔案信息時也缺乏一定的時效性。其次標準性不強。大部分檔案管理的工作人員都沒有經過專業的培訓,根本不熟悉檔案記載、整理等工作內容,有甚者還是通過借調或是臨時安排的工作人員來完成此項工作。另外,關注度也不強。針對檔案管理工作部分單位領導都不夠重視,沒有對檔案保管的設備以及環境加強重視,進而對管理規范性的提高產生了不利的影響。

（二）管理制度不健全

對于單位日常管理工作中,檔案管理工作時其重要的組成部分,并且對于工作有著嚴格的標準以及制度規范。不過近些年計算機網絡等技術的普遍應用,很多單位都沒有完全落實檔案管理方面的制度。一方面,在收集整理檔案資料上,很多單位把精力都放在資料的搜集上,對于整理、歸檔等工作比較散漫,只有在單位年底檢查的時候進行一次統一的整理。另一方面,檔案管理不嚴格。想要落實檔案管理的規范性,必須要有相關的制度給予保障。不過,一些單位根本不按照檔案管理制度進行管理工作,而且相關的管理人員對工作也缺少一定的責任心。

（三）監管機制不到位

檔案管理工作的特殊性,給監管工作帶來了一些不便,特別是在檔案管理規范性的建設上,缺少檔案專業的管理人員、缺少監管檔案的部門的這些問題都比較突出。其原因之一監管手段不足。本單位的人員監管檔案管理部門的工作不夠重視、上級的監管部門受限于制度不方便監管,這就使得很多事業單位監管檔案管理的工作變成了一個擺設。原因之二是沒有明確監管責任。對于檔案管理工作的職責沒有進行明確的分配,這也使得檔案管理監管工作的效率無法提高。原因之三監管獎懲不清。不管是以出現的問題,或是可能出現的問題,懲治以及糾錯的力度都不夠。

三、檔案管理規范性探索方法

（一）轉變對檔案管理規范性的認識

針對檔案管理規范性重要性,單位的所有工作人員都應該加強認識與了解。樹立標準意識,一定要按照相關制度的要求,做好檔案的登記、匯總、整理;樹立責任意識,本著為他人以及單位負責的精神,一定把檔案管理相關工作做好;樹立整體意識,一定把單位和個人的信息進行詳細的收集和整理,提高檔案管理的全面性。

（二）完善檔案管理規范性體系

在制度建設方面,對檔案管理規范體系要進行完善，建立一個統一的、科學的管理標準，加快相關制度的落實。首先要建立資源共享機制。檔案信息管理就是為單位以及個人而服務的,一定要把數據做到齊全、規范。這樣可以更加快捷的掌握單位以及個人所需的信息數據，還能對這些信息數據進行及時的更新與匯總，進而提高檔案管理的規范性。其次，建立數據標準機制。隨著檔案管理數據化逐步的發展，對于數據的標準化需要進行相應的提高，同時也是檔案管理規范性發展的必然要求。所以，檔案管理部門要從上至下的統一規范相關標準,便于數據的匯總和整理。

（三）加強檔案管理規范性監督檢查

對于日常的管理工作，要做到細化分工，監管的職責要進行明確，通過責任制的管理工作來加強規范性的落實。第一，要由專人來負責管理工作。各單位對于檔案管理工作的負責人要給予明確，從而使檔案的專業性能夠得到有利的保障，并且建立相關的交接機制，保證管理工作不會間斷。第二，要加大監管的力度。單位內部以及相關的上級部門對檔案管理規范性的監管力度要加強，要將相關的制度規定落實到工作實處，對于軟硬件的建設，要給予一定的保障。第三，嚴格實施獎懲措施。關于檔案管理工作的檢查要予以重視，建立完整的獎懲機制來針對所出現的問題，促進工作制度落實。

（四）滿足檔案管理規范性多樣需求

首先，單位需要招聘專業能力較強的管理人才；其次，管理人員在上崗之前還要進行專業的培訓，讓上崗人員對管理工作有一個深入的了解。對于管理專業培訓內容，要根據事業單位的實際工作情況，來加強專業領域方面的培訓；工作人員不積極的工作心態，通過獎勵機制來加強工作態度的培養，進而提高工作人員在檔案管理工作中的積極性。

結束語：

實現檔案信息化管理的規范是信息社會發展的必然要求,只有加強檔案信息化管理的規范化建設,才能為信息使用者提供更安全,更優質的服務,推進檔案信息化管理工作的不斷進步。