事業單位檔案管理中融入信息技術的現實意義探討

劉靜

（武漢商學院，湖北 武漢 430056）

引言

事業單位檔案管理工作對于事業單位的發展有著重要的作用，但是目前很多檔案管理工作人員沒有意識到其重要性，導致信息化建設落后，影響事業單位檔案管理水平的提升。所以，我們需要科學合理的利用信息技術，建立完善的檔案管理體系，加強對檔案管理人員的技能培訓，從而保證事業單位檔案管理信息化建設的順利進行。

一、事業單位檔案管理信息化建設存在的不足

縱觀我國大部分事業單位的工作及發展歷程不難發現，檔案管理工作始終沒有受到關注，甚至有很多事業單位的檔案管理人員自身也沒能認識到本職工作的重要性，認為檔案管理與事業單位長久發展毫無關聯，以至于他們在工作中得過且過、對待檔案問題睜只眼閉只眼，這種問題十分常見，想要提升信息化建設的效果就更是難上加難。想要促進事業單位檔案管理工作的進步，借助信息化技術優勢勢在必行，但是信息化在很多事業單位的建設中也沒能得到落實，許多事業單位的檔案管理工作方法今天仍然停留在過去的層面上，手段不夠先進且管理模式較為落后，智能化水平十分有限，這顯然不利于檔案管理工作的進步。眾所周知，事業單位檔案管理的主要對象就是單位經營發展的數據信息，假如不能盡快的引進信息管理系統，那么這些重要的信息和數據就存在泄露的風險，整體的管理速度也比較低。在這種情況下，將事業單位的檔案管理工作與信息化技術相結合，可以說是提升事業單位的檔案管理工作質量的有效渠道。

二、在事業單位檔案管理中融入信息技術的幾點建議

事業單位的檔案管理工作本身存在一定的復雜性，想要妥善的做好一系列管理和調用存在一定的難度，稍有不慎就會出現工作質量的問題，而引進信息技術正是解決這些問題的有效手段。具體來說，在事業單位檔案管理中融入信息技術可以從以下幾個方面入手：

（一）強化人員培訓

事業單位檔案管理工作之所以遲遲得不到進步和發展，主要是受到了工作人員專業能力不過關的影響，很多檔案管理工作者對信息技術的了解不夠充分，這使得信息化建設舉步維艱。所以說，在今后的發展中不斷提升檔案管理人員的信息化能力十分重要。具體來說，需要選擇一些信息技術過關、對檔案管理有所了解的人員作為檔案管理工作團隊的主要組成人員。另外，一些條件允許的事業單位也可以聘請專業的專家進行講座，引導和幫助檔案管理人員更好的理解信息技術、理解信息技術與檔案管理的重要性。除此之外還需要提升檔案管理部門的進入門檻，提升對待入職人員的考核力度，除了要擁有常規的工作能力之外還需要對信息技術有深刻的理解和優越的應用能力。

（二）建立完善的信息化體系

事業單位的檔案管理工作絕非易事，所以說無論進行怎樣的調整和嘗試最終的目標都是一樣的，那就是通過對工作方法的調整提升事業單位的檔案管理質量、提升檔案管理工作的效率。在今后的發展中，事業單位必須要依托于信息化技術建立健全檔案的管理體系，借助信息技術具有的諸多優勢和長處，解決過去檔案管理工作中存在的一系列問題。具體來說，就是要不斷提升信息管理體系建設的資金投入、加強硬件設施的建設力度，從根本上為檔案的信息化管理提供支持。除此之外，還可以利用信息化技術建立管理工作平臺，讓一些對信息化檔案管理認知不足的工作人員能夠更加直觀的認識到信息化的重要性，引導他們對信息化技術進行學習和探索。

（三）保證信息化工具的精準選擇

為了盡可能的提升事業單位的信息化檔案管理質量，我們還需要盡快推動事業單位的檔案管理綜合發展。從實際工作中我們可以發現，目前仍然有一部分事業單位的信息化建設不到位，致使檔案管理工作的效率遲遲得不到提升。為解決這一問題，在未來事業單位的檔案管理系統開發工作中，必須要根據事業單位發展的實際狀態以及檔案管理的具體情況，確定最適用的信息化管理工具，同時結合實際工作中遇到的使用問題進行一定的調整改進，保證事業單位檔案的保存和調用便利性，解決檔案管理存在的諸多風險，最終達到提升檔案利用效率的目標。

（四）結合經營條件確定信息化建設策略

事業單位的信息化技術應用是一項龐大的工作，因此想要將之與檔案管理工作進行完美的結合，就必須要建立健全行之有效的控制模式，增強信息技術應用的效果，讓信息化辦公達到最佳狀態。具體來說，要根據事業單位的經營運行狀態制訂資金應用及預算方案，明確技術應用能夠達到何種水平，制訂一個符合實際情況的信息化建設計劃。如果事業單位經營情況比較好資金比較充裕，那么就可以選擇購買專用的服務器以保存和管理檔案內容，同時也可以建立健全數據庫為后續的查找和調用做好準備。反之如果事業單位的實際情況并不樂觀，或者是待處理的數據量比較小，就可以選擇租賃服務器完成檔案信息化管理的建設，根據本單位的信息類型等選擇最佳的云服務商，從而保證檔案數據在信息化設計的過程中不會出現丟失和損壞等問題。當然，除了根據經濟狀況確定建設方法之外，也要積極主動的爭取外來資金的支持，打開信息化建設及檔案管理方面的融資大門，適應現代化的發展模式。

結語

綜上所述，信息技術水平的提升和應用，推動了我國檔案管理工作的信息化發展，提高了檔案管理水平和檔案管理工作效率。但是在實際工作中，由于各種原因導致檔案管理信息化建設滯后，以及工作人員專業水平不足等，影響了檔案管理工作的效率。所以在未來的工作中，還要有針對性的進行處理，提高檔案管理工作的信息化水平。