人事檔案信息化管理模式的實現與保障研究

譚歡

（廣西電網有限責任公司，廣西 南寧 530000）

人事檔案記錄了一個人的發展和成長經歷，是一個人最重要的信息，是最重要的記錄，也是國家和單位選拔人才的重要依據。隨著網絡信息技術的飛速發展，信息技術已經成為改善人民生活質量、提高單位經濟效益，提高整個社會勞動生產率的重要戰略資源，順應時代發展，用新型的數字化人事檔案代替原有的紙質化人事檔案既可以有效提高人事檔案管理的效率，又能有效提高人事檔案的管理水平。

一、新時代對國企人事檔案工作的新要求

2015年，中共中央組織部下發《干部人事檔案造假問題處理辦法（試行）》，自2015年11月18日起施行。中共中央辦公廳于2018年發布《干部人事檔案工作條例》，自2018年11月20日起施行。中共中央組織部的一系列文件總結和吸收了黨的十八大以來嚴格管理干部人事檔案工作的新經驗、新成果，規范和完善了制度機制、內容建設、日常管理、利用審計和紀律監督為各級干部人事檔案工作的國家在未來時期檔案工作提供基本遵循。我們各級組織人事部門和廣大干部人事檔案工作者應以高標準和扎實作風認真做好干部人事檔案工作。中組部副部長姜信治同志在全國干部人事檔案工作會議中對新時代干部人事檔案工作提出了六點要求：第一、要持續加強檔案審核和內容建設，確保真實準確、全面規范、鮮活及時。第二、堅持主動用檔、科學用檔、有效用檔，更好服務高素質專業化干部人才隊伍建設。第三、要持續用力，鞏固和拓展專項審核成果。第四、要健全從嚴管理檔案工作體系，扎緊織密制度“籠子”。第五、要加快推進干部人事檔案管理信息化建設，以信息化助推科學化。第六、要夯實基礎、建強隊伍，為提高檔案質量和管理水平提供有力保障。

二、人事檔案管理信息化的作用

（一）節約管理成本

人事檔案作為重要的人事文件資料，往往需要有專門的房間存放。房間要防火、防潮，更要防盜、防人為損壞。日常工作中，要定期整理、清點，如果遇到變動檔案還需要改變存放地點，要搬運到其他地方，不僅工作量大增加，還會增加人事檔案丟失、損壞的風險。而電子化的人事檔案則不同，只要將其存在兩個不同位置的電腦中，又可以保護檔案信息的安全。近些年隨著互聯網技術的近一步升級，將人事檔案信息存在網絡上，同樣可以保證信息的安全。

（二）減少管理漏洞

經過信息化處理的人事檔案，是由電腦軟件和人來共同控制的，通過合理的軟件設計可以讓人事檔案的管理更加嚴密、審批程序更加科學。人事檔案記錄著人過去的學習生涯及職業發展，對一個人的未來職業發展至關重要，因此總有人試圖通過各種方式來清除自己過去經歷中的一些污點、夸大過去的成績，因而會滋生人事檔案管理上的腐敗及其它不良作風。而電腦軟件是設計好的，很多設定并不是操作人員可以隨便就能改的。有些地方操作人員是能修改的，但也往往會有相互的制約，從而形成管理上的制約。此外，電腦日志還會記錄下操作人員的每一步修改，因此，如果真有不法事件發生，相關責任人也能被順利找到。這樣就能在人事管理的程序上減少管理漏洞、降低人為因素的干擾，從而提高人事檔案管理的質量。

（三）方便檔案查找

電腦及軟件具有查找的功能，不僅查找的速度快，而且查找得非常徹底，不會有任何遺漏。人事檔案信息化之后，可以方便地利用“搜索”功能來進行查找，既可以通過查找姓名，也可以通過查找“身份證號”“職級”“工作單位”等來查找。智能查找的速度快、質量高，因此能大大地提高人事檔案管理的工作效率。

（四）實現數字檔案網上轉遞，全面盤活檔案資源。

隨著我國經濟的快速發展，單位間的交流、單位人員的流動日益頻繁，人事檔案的轉移、單位間的人員合作越來越多，檔案資源從分散利用到共享共建的變革過程。數字化的人事檔案即查即用、傳輸方便，因而人事檔案信息化建設有助于不同單位間人事檔案資源的快速傳遞，有助于提高檔案資源的利用率，有助于推動干部人事檔案工作轉型升級、提質增效。

三、國有企業人事檔案信息化管理創新研究

（一）增加人事檔案類別與內容

單位人事檔案材料主要由各部門提供，個人簡歷由個人直接填寫，經審核后進入檔案。這樣的材料內容很固定，不能體現個性化的特點。這就需要利用互聯網平臺，拓寬物資收集渠道，使物資收集類別更加豐富，內容更加充實，從而真正體現國有企業人事檔案的作用。首先，我們應該充分發揮互聯網在采集方式上的優勢，改變傳統的單一采集方式，采用360度信息采集的方法，在我的親人、領導、同事、下屬、客戶和學生等方面。收集信息，不存在片面的問題。第二，增加信息收集的類別和內容。過去，國有企業的人事檔案存在著突出不足、忽視現實的問題，不能充分反映個人的綜合素質。在信息時代背景下，有必要重視人事檔案憑證的價值，反映個人的信用狀況和健康狀況，包括個人納稅、違紀考試、信用卡記錄、合同履行情況等。健康狀況應包括家族史、既往史、心理健康等。國有企業可以利用360度采集的方法，將上述分散的信息進行匯總。

（二）建立監督機制，定期清理檔案內容

傳統人事檔案的真實性和完整性還不夠，主要是由于知情權的缺失，使得人事檔案很容易被人為更改，無法及時更新，同時又缺乏監管，影響了人事檔案憑證和信息的價值。在信息時代，過去的閉塞狀態已經改變，國有企業的人事檔案不再是“信息孤島”。為了體現互聯網在人事檔案部門與當事人之間的第三方監督作用，人事檔案中的很多內容都可以發布給檔案本人和其他人。此時，應發揮互聯網第三方監管作用，避免隨意添加和刪除人事檔案。案件的信息。互聯網應該加強公共人事檔案信息之間的聯系和紀律監督部門監督工作到位，同時注意人事檔案在個人發展和企業工作中的作用，定期識別、整理人事檔案的內容，及時補充新材料，刪除錯誤的材料，所以國有企業可以獲得完整的人事檔案。

（三）加強人事檔案安全管理

信息技術為文件管理提供了更加快速、高效的方法和手段，但也嚴重影響了文件管理的安全性。現階段，一些單位在開展檔案信息化建設過程中缺乏安全意識，容易導致檔案信息的泄露和丟失，造成的損失是巨大的。同時，在保存電子文件時容易忽略更新版本存在的不可讀性和不兼容性，以及存儲材料和載體容易損壞的問題，寶貴的文件信息資源往往丟失。在管理的過程中，重要的是要認真研究人事檔案管理的相關政策和嚴格定義的各種信件同時，電腦的加密函數應該正確使用，一般數據庫的數據應該基于許可的分類和加密加密系統，和歸檔數據的機密性和利用率之間的關系應該正確處理。既要摒棄不思進取、克服穩定的保守觀念，又要避免強隨意性、無邊界的觀念。此外，電子檔案對保存方法和保存環境有很高的要求。管理者應注意防病毒、防輻射、耐高溫、防潮，大力研究檔案材料的安全性，做好電子檔案的第一時間備份和維護工作，做好電子檔案和紙張的工作。認真處理檔案之間的關系，確保檔案的完整性和安全性。

（四）提升檔案管理人員綜合素質

人事檔案信息化管理是人事檔案管理的發展趨勢，在這方面國有企業應當順應趨勢積極創新，在人事檔案信息化管理人員的招聘和培訓方面應當，按照專業的檔案培訓方式進行，而不能將就以專業水平不高的進行培訓。要定期組織人事檔案管理人員考核機制，不斷推動人員進行自身創新，提升自身能力，適應檔案管理的專業需求。同時，在人員的技術操作方面，應當掌握并熟知計算機的程序操作和信息管理技能，也要進行技術防護和網絡安全等方面的教育，不斷提升技術人員對人事檔案信息管理系統的修復和升級能力，為信息的安全管理和網絡病毒檢測奠定基礎。在人員的身份識別方面學校也要進行考慮，應當對人事管理人員進行身份鑒定，對進入密碼的訪客進行信息登錄，以促進系統的高效進行。

隨著經濟體制的不斷改革和深化，國有企業的產業在更大范圍內具有較強的競爭力。由此可見，做好國有企業人事檔案管理工作具有十分重要的意義。隨著我國經濟建設的不斷加快，科學技術水平也有了很大的提高。在信息時代背景下，國有企業應注重人事檔案管理的創新，在提高工作效率和質量的同時，減少資源浪費，實現市場競爭力的不斷增強。