淺談事業(yè)單位如何加強(qiáng)檔案管理工作

馮燕

（河北省靈壽縣安監(jiān)局，河北 靈壽 050500）

檔案是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)的重要手段。事業(yè)單位檔案室所保存的文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、照片、聲像等檔案資料，都將成為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展及領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。檔案管理人員應(yīng)意識(shí)到當(dāng)前檔案工作的重要性，切實(shí)將檔案工作收齊、管好、用活，為維護(hù)本地歷史真貌和今后的發(fā)展作出新的更大的貢獻(xiàn)。下面就檔案現(xiàn)代化管理的必要手段及如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作做以淺要分析。

一、檔案現(xiàn)代化管理的必要手段

隨著社會(huì)的日益發(fā)展，國(guó)家日益昌盛，在給人們帶來(lái)了幸福生活的同時(shí)，也給檔案管理帶來(lái)了許多亟待解決的問(wèn)題，如檔案數(shù)量越來(lái)越多，量的積累給保管和提供利用帶來(lái)質(zhì)的困難。在這種情況下，管理方法的改善成為檔案管理人員需要注意的首要因素。

（一）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視。

一個(gè)單位無(wú)論什么工作，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能取得重要成效，檔案工作也是如此，只有提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度，才能決定檔案工作的發(fā)展。因此，檔案工作人員要充分發(fā)揮工作主動(dòng)性，以實(shí)際行動(dòng)影響和提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度不夠，其根本在于缺乏檔案管理意識(shí)，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位中是無(wú)關(guān)緊要的。因此，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是搞好檔案管理工作的重中之重。檔案管理人員把管理的文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)審查，使檔案留給領(lǐng)導(dǎo)深刻印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，這些資料很可能會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實(shí)踐中加以應(yīng)用，在應(yīng)用中理解檔案工作的重要性。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對(duì)單位的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作，最后提出對(duì)檔案管理工作的建議。

（二）加強(qiáng)職業(yè)道德，增強(qiáng)責(zé)任感。

檔案管理不僅僅需要專(zhuān)業(yè)的工作水平，更要有熟練的工作經(jīng)驗(yàn)。管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，優(yōu)秀的職業(yè)道德，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，誠(chéng)懇的工作熱情，又要有先進(jìn)的檔案管理的方法和管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有廣泛涉獵相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高自身視界，豐富知識(shí)體系，提升綜合素質(zhì)，才能做好步入新時(shí)代的檔案管理工作。

（三）學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)方法，提高綜合素質(zhì)。

以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫(xiě)為主。但隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)，隨著電子計(jì)算機(jī)步入了人類(lèi)生活，在檔案管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)，可以將文件的起草、修改、刪減乃至于定稿打印，傳閱，整理，歸檔等一系列工作一氣呵成。學(xué)習(xí)這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，是檔案管理人員正迫切需要進(jìn)行的。檔案管理數(shù)字化、信息化都是大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者注定要進(jìn)入的領(lǐng)域。所以，檔案管理工作者要在自己的工作進(jìn)程中，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，也要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己成為具備計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)文化的現(xiàn)代型檔案管理人才。

二、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，面對(duì)新時(shí)代檔案管理工作的需要，檔案工作人員的首要任務(wù)是發(fā)揮其主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高自身的知識(shí)水平以及管理能力。在設(shè)備的現(xiàn)代化，先進(jìn)化，檔案種類(lèi)和載體的多樣化的同時(shí)，更要不斷改革管理方法。正因如此，我們對(duì)于檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。曾經(jīng)屢試不爽的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，很難再適應(yīng)新的時(shí)代，對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育至關(guān)重要，我們必須盡快盡好地培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的新型人才，這樣才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

（一）提高認(rèn)識(shí)水平，加強(qiáng)繼續(xù)教育。

發(fā)展繼續(xù)教育面臨的問(wèn)題繁雜多樣，首先，要解決檔案工作人員思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。要讓他們充分認(rèn)識(shí)到自身進(jìn)行繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)的未來(lái)發(fā)展即檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作者的機(jī)遇挑戰(zhàn)并存，啟動(dòng)檔案人才工程，培養(yǎng)時(shí)代新人才，將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的議事日程。

（二）完善管理制度，建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。

加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是開(kāi)展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和完善繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn)，檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員獲得的專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)可由終身有效改為動(dòng)態(tài)管理。這樣，便可以激發(fā)檔案工作者增強(qiáng)參加教育培訓(xùn)的主動(dòng)性和積極性。這種機(jī)制同時(shí)也可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，明白自身所面臨的處境，明白繼續(xù)教育對(duì)于自身的意義，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，將知識(shí)更新?lián)Q代，提高業(yè)務(wù)能力和水平。

三、獎(jiǎng)罰分明，細(xì)化考核監(jiān)管

要進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，要求我們通過(guò)各種形式對(duì)他們進(jìn)行《檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到進(jìn)行有效的檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，也要求檔案管理人員增強(qiáng)其自覺(jué)性，同時(shí)還要求我們把檔案材料的管理工作納入到責(zé)任制，法律制，要建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案材料的積累、收集，不斷提高檔案管理工作水平并使相關(guān)人員進(jìn)行檢查考核，做到獎(jiǎng)罰分明，為其提高效率創(chuàng)造有利條件。