高校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新研究

丁江萍

（重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，重慶 401120）

引言：

高校學(xué)生檔案清晰而有條理地記錄了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況和各種社會(huì)生活的表現(xiàn)，是學(xué)生為人的一個(gè)重要的反映憑證，對(duì)日后的工作求職和形成人事檔案有重大參考意義。因此，重視高校學(xué)生的檔案管理工作，不斷改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理工作，使其能夠更好的為畢業(yè)生發(fā)揮作用，是非常有必要進(jìn)行的。

一、高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)存弊端

（一）缺乏對(duì)高校學(xué)生檔案的重視

高校學(xué)生檔案具有很大的重要性。但是就目前的情況來(lái)說(shuō)，很多高校領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，缺乏對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視。學(xué)校中沒(méi)有專設(shè)的獨(dú)立研究學(xué)生檔案工作的處所，而往往是將檔案管理附加在黨委教務(wù)處人員的日常工作中。這樣的分配使得檔案管理缺乏充分的經(jīng)費(fèi)支持，也沒(méi)有專業(yè)的管理系統(tǒng)和成熟的管理機(jī)制，使得學(xué)生檔案管理工作較為混亂和繁雜。并且，從事管理工作的員工往往也專業(yè)性和規(guī)范性不夠，難以獨(dú)立展開(kāi)工作。

（二）學(xué)生檔案管理工作的不規(guī)范性

建立學(xué)生檔案需要依照相關(guān)材料的紙質(zhì)證明。而由于全國(guó)各地的差異性管理，來(lái)自不同地區(qū)的學(xué)生所提供的資料形式可能存在較大不同，這給高校的學(xué)生檔案管理工作帶來(lái)較大難度。并且，根據(jù)傳統(tǒng)的收錄紙質(zhì)信息的方法，學(xué)生在填寫(xiě)時(shí)往往也缺少重視，出現(xiàn)字跡潦草、信息不完整甚至于真實(shí)性難以辨別等問(wèn)題，這也是導(dǎo)致學(xué)生檔案的不規(guī)范和低質(zhì)量的一大原因。[1]

而高校對(duì)于學(xué)生檔案的收存管理方法也存在較大缺陷。由于缺少專門(mén)的管理科室和有專業(yè)素質(zhì)的職工，檔案在管理過(guò)程中也會(huì)發(fā)生丟失資料或者出現(xiàn)虛假信息的情況，并且很難被檢查發(fā)現(xiàn)。這對(duì)學(xué)生檔案日后的使用都將產(chǎn)生負(fù)面的作用。

（三）高校學(xué)生檔案的利用率低下

由于檔案的管理工作缺少規(guī)范性的步驟，學(xué)校也沒(méi)有統(tǒng)一的科室保管。因此學(xué)生檔案常常是分散于高校各個(gè)學(xué)院的教導(dǎo)處。并且，學(xué)生檔案現(xiàn)在任然秉持著“離校拿檔”的原則，只有在學(xué)生畢業(yè)離開(kāi)學(xué)校的時(shí)候，學(xué)校才會(huì)將檔案統(tǒng)一發(fā)放。這非常不利于校招的進(jìn)行。眾所周知，招聘工作一般從大四的上學(xué)期就開(kāi)始了，學(xué)生在離校應(yīng)聘的時(shí)候，無(wú)法拿到自己的檔案，使得在應(yīng)聘競(jìng)爭(zhēng)中缺乏一個(gè)非常關(guān)鍵的籌碼。同樣地，對(duì)于招聘企業(yè)來(lái)說(shuō)，他們也不能全面完整的了解到面試者的真實(shí)情況和能力水平，無(wú)法甄別學(xué)生的信息造假相信。這無(wú)論給對(duì)應(yīng)聘者還是招聘企業(yè)都帶來(lái)了不便利。[2]

此外，一些畢業(yè)生在找到工作單位后，也不去學(xué)校索要檔案。因此出現(xiàn)了“廢棄檔案”的種種現(xiàn)象。這都使得高校學(xué)生檔案的利用率低下。

二、高校學(xué)生檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)高校對(duì)檔案管理工作的重視

介于學(xué)生檔案的重大價(jià)值，因此應(yīng)當(dāng)給予相當(dāng)?shù)闹匾暎瑥?qiáng)化高校學(xué)生檔案管理工作。這一點(diǎn)應(yīng)當(dāng)首先從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做起。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)方面應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到學(xué)生檔案的重要性以及妥善安排管理學(xué)生檔案工作的現(xiàn)實(shí)必要性，從而使學(xué)生檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。學(xué)校可以設(shè)置給檔案管理工作設(shè)置獨(dú)立的相關(guān)部門(mén)，下發(fā)充分專門(mén)的經(jīng)費(fèi)，并配置專業(yè)人員從事工作。學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法，并建立適合的檔案管理體系，減輕檔案管理工作的復(fù)雜程度，做到有序、簡(jiǎn)潔、統(tǒng)一的管理。

（二）引進(jìn)信息化檔案系統(tǒng)管理方法

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要復(fù)雜繁瑣的工作程序，并且不利于管理和保存。而相反，建立網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案平臺(tái)，可以有效改進(jìn)上述缺點(diǎn)。首先有利于存檔和檢查。在錄入學(xué)生資料信息時(shí)，可以開(kāi)放網(wǎng)頁(yè)，讓學(xué)生自行填寫(xiě)。當(dāng)然信息填寫(xiě)完成后可以讓各級(jí)輔導(dǎo)員承擔(dān)檢查和補(bǔ)充的任務(wù)。為了保證信息不被隨意更改，建議在信息錄入完成后注銷學(xué)生和教師的私人賬號(hào)。其次方便保存。紙質(zhì)材料容易破損丟失，但是信息化技術(shù)可以彌補(bǔ)這一不足，使檔案管理更加安全。最后，還利于查詢。在學(xué)生提前應(yīng)聘時(shí)，可以向?qū)W院申請(qǐng)，拷貝一份自己的檔案資料發(fā)送給應(yīng)聘單位。這既能夠作為自己能力的有效證明，而且還可以給應(yīng)聘單位提供真實(shí)的信息。

（三）引導(dǎo)大學(xué)生重視檔案建設(shè)

學(xué)生檔案的建立和保存的前期準(zhǔn)備工作由高校來(lái)完成，而對(duì)于檔案怎么有效使用的問(wèn)題則應(yīng)該靠學(xué)生來(lái)解決。因此，除了高校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視外，學(xué)生自身也應(yīng)當(dāng)重視檔案建設(shè)管理，讓自己的檔案發(fā)揮出最大的價(jià)值。

引導(dǎo)學(xué)生重視檔案可以從高校著手。高校可以開(kāi)設(shè)相關(guān)的培訓(xùn)課程，或者由班級(jí)輔導(dǎo)員和班長(zhǎng)定時(shí)召開(kāi)班會(huì)予以說(shuō)明，讓學(xué)生了解到檔案之于他們的重要作用，從而在錄入學(xué)生檔案時(shí)秉持著認(rèn)真、誠(chéng)實(shí)和耐心的態(tài)度，提高檔案的真實(shí)性和規(guī)范性。日常生活中多參加積極的活動(dòng)和比賽，不斷豐富自己的檔案，而在畢業(yè)之際也要及時(shí)地向?qū)W校索要檔案，并檢查檔案的內(nèi)容，重視自己的檔案。

三、結(jié)束語(yǔ)

學(xué)生檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的一本真實(shí)記錄，其中能夠反應(yīng)學(xué)生在德育、智育、體育和美育等各個(gè)領(lǐng)域的成長(zhǎng)進(jìn)步和態(tài)度表現(xiàn)，可以給學(xué)生未來(lái)的就業(yè)、入黨從政以及辦理業(yè)務(wù)時(shí)提供重要的參考。而學(xué)生的檔案管理工作也非常重要。因此，應(yīng)該不斷改善檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新和改善，使學(xué)生檔案更好地為學(xué)生服務(wù)。