企業(yè)檔案電子信息化實(shí)踐與思考

吳志斌

企業(yè)檔案電子信息化實(shí)踐與思考

吳志斌

（中國石化湖北化肥分公司，湖北宜昌，443200）

檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著積極的作用。在信息化發(fā)展非常迅速的今天，企業(yè)檔案也需要積極地推進(jìn)信息化，更好地發(fā)揮出檔案的作用。在文中主要就企業(yè)檔案電子信息化進(jìn)行了探討。

企業(yè)檔案；檔案管理；信息化

引言

檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子信息化的一條必由之路。另一方面，面對(duì)“井噴”似的電子信息與傳統(tǒng)檔案“并軌”運(yùn)行，也需要有一套管理方法來適應(yīng)新時(shí)代的電子信息化要求。湖北化肥公司在這一方面進(jìn)行了一些實(shí)踐和探索，現(xiàn)就其做法與同仁探討。

1 建立項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)

實(shí)施檔案電子信息化需建立一個(gè)由檔案與IT專業(yè)人員共同組成的項(xiàng)目開發(fā)團(tuán)隊(duì)，統(tǒng)籌規(guī)劃項(xiàng)目實(shí)施方案，對(duì)項(xiàng)目的人員分工、工作計(jì)劃、實(shí)施步驟、最終目標(biāo)、硬件配備、系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)字化方案、數(shù)據(jù)上線及試運(yùn)行等方面予以明確，保證項(xiàng)目有序開展。

2 開發(fā)檔案管理系統(tǒng)

企業(yè)綜合檔案一般包括：文書、人事、合同、會(huì)計(jì)、科研、工程、設(shè)備、權(quán)證、聲像、實(shí)物等門類，而市場(chǎng)上比較成熟的檔案管理系統(tǒng)多傾向于文書、人事、財(cái)會(huì)等專業(yè)檔案，并不適用于企業(yè)綜合檔案館。同時(shí)，由于每家企業(yè)由于所屬行業(yè)上的差異，檔案門類各不相同，因此，需要有針對(duì)性的開發(fā)與其相適應(yīng)的的檔案管理系統(tǒng)來滿足個(gè)性化要求。企業(yè)在啟動(dòng)開發(fā)工作前，可以走訪檔案電子信息化的先行企業(yè)，建立感性認(rèn)識(shí)，吸取經(jīng)驗(yàn)；其次是要挑選有經(jīng)驗(yàn)的軟件開發(fā)商，軟件開發(fā)人員不僅要學(xué)習(xí)檔案管理基本知識(shí)，還應(yīng)與檔案管理人員充分交流，填補(bǔ)專業(yè)缺失，豐富開發(fā)思路，既要了解檔案管理所需的普遍功能，又要了解終端用戶特殊要求，要根據(jù)功能利用頻次確定開發(fā)深度，優(yōu)化編程方案，以終端用戶的視角設(shè)計(jì)友好操作界面，確保系統(tǒng)流暢、好用。

3 推進(jìn)檔案數(shù)字化方案實(shí)施

檔案管理系統(tǒng)是一具框架，必須將館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化來充實(shí)框架，要將汗牛充棟的檔案數(shù)字化是一項(xiàng)龐大的工程。數(shù)字化的基礎(chǔ)是全面梳理和統(tǒng)計(jì)館藏檔案，徹底摸清家底，繪制檔案結(jié)構(gòu)圖，確定檔案數(shù)字化范圍，擬定數(shù)字化清單。檔案數(shù)字化工作應(yīng)配備電腦、掃描、刻錄、復(fù)印等硬件設(shè)施，對(duì)于存量非涉密檔案，可聘請(qǐng)專業(yè)公司完成批量掃描；對(duì)涉密檔案要從保密和安全考慮，立足館內(nèi)力量進(jìn)行掃描；對(duì)于老舊、寬幅、孤本檔案，應(yīng)先行物理修復(fù)和整理，再予以掃描數(shù)字化搶救；非數(shù)字化照片、聲像檔案則應(yīng)翻刻成光盤進(jìn)行數(shù)字處理。在“雙軌”制歸檔背景下，應(yīng)考慮在檔案管理系統(tǒng)與OA、合同、財(cái)務(wù)等管理系統(tǒng)之間建立接口，實(shí)現(xiàn)在線歸檔，以提高歸檔效率，避免重復(fù)勞動(dòng)，沒有在線歸檔功能管理系統(tǒng)的應(yīng)升級(jí)換代；離線歸檔的電子數(shù)據(jù)應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求整理數(shù)據(jù)，確保被檔案系統(tǒng)直接讀取采用。

4 數(shù)據(jù)上傳與測(cè)試運(yùn)行

所有電子信息應(yīng)統(tǒng)一文件格式標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案閱讀的普適性，并采用檔案級(jí)光盤予以存儲(chǔ)，符合永久保存要求。電子檔案要按物理檔案劃分檔案類別，按案卷級(jí)和文件級(jí)建立結(jié)構(gòu)樹，數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案應(yīng)與物理檔案目錄在規(guī)定的規(guī)則下形成對(duì)應(yīng)關(guān)系。檔案數(shù)據(jù)維護(hù)項(xiàng)（著錄項(xiàng)）應(yīng)根據(jù)不同檔案的性質(zhì)確定著錄項(xiàng)，繁簡得當(dāng)，便捷實(shí)用。檔案著錄項(xiàng)錄入工作耗時(shí)較長，可以提前啟動(dòng)，同時(shí)，要將所錄入的電子檔案目錄與全文數(shù)據(jù)庫建立電子原文鏈接，批量導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)。

檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行穿行測(cè)試后，在有數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行試運(yùn)行，首先，系統(tǒng)開發(fā)人員要給檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)交底，介紹系統(tǒng)功能，開展理論培訓(xùn)和操作指導(dǎo)，使其掌握數(shù)據(jù)維護(hù)和利用操作技能；其次要面向檔案終端用戶開辦系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)班，普及遠(yuǎn)程檢索和查閱方法，推動(dòng)電子檔案網(wǎng)絡(luò)化利用。試運(yùn)行期內(nèi)要對(duì)各種功能進(jìn)行測(cè)試，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，予以解決。

5 有關(guān)思考

（1）檔案數(shù)字化應(yīng)加強(qiáng)檔案價(jià)值的鑒定，避免數(shù)字化范圍盲目擴(kuò)大，造成數(shù)據(jù)庫無限增容和人力資源浪費(fèi)。

（2）要秉承“最實(shí)用就是最好的”開發(fā)理念，規(guī)劃檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)深度與廣度，節(jié)約開發(fā)資源。

（6）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)保留適當(dāng)擴(kuò)充冗余和一定的前瞻性，以便功能拓展與系統(tǒng)升級(jí)，實(shí)現(xiàn)一次性投入效益最大化。

6 結(jié)束語：

企業(yè)只有積極的開展檔案信息化建設(shè)工作，才能在這發(fā)展迅速的社會(huì)中有一席之地，才會(huì)保證擁有足夠的競爭能力，企業(yè)本身才會(huì)更好的與時(shí)俱進(jìn)，跟隨現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展速度。

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Practice and Thinking of Electronic Informationization in Enterprise Archives

Wu Zhibin

（Sinopec Hubei Fertilizer Branch Yichang, Hubei 443200）

Archives management plays an active role in the development of enterprises. Today, with the rapid development of information technology, enterprise archives also need to actively promote information technology to better play the role of archives. This paper mainly discusses the electronic informatization of enterprise archives.

enterprise archives; archives management; informatization

10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2019.03.022

F272

A

1672-9129(2019)03-0064-02

吳志斌（1970年-)漢，湖北省武漢市，大學(xué)本科，館員、經(jīng)濟(jì)師，檔案管理。E-mail：2209282216@qq.com