如何推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

張坤

公主嶺市軍隊離休退休干部休養(yǎng)所 吉林公主嶺 136100

當(dāng)前社會的經(jīng)濟發(fā)展飛速，為適應(yīng)市場經(jīng)濟的沖擊以及時代的進步發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理模式在不斷轉(zhuǎn)型，不斷地向信息化管理發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式愈發(fā)難以適應(yīng)時代的進步發(fā)展。檔案管理工作是事業(yè)單位的一項基礎(chǔ)性工作，需要記錄事業(yè)單位的歷史活動資料以及證據(jù)，在事業(yè)單位中具有十分重要的意義。事業(yè)單位的管理工作不僅基礎(chǔ)，也是事業(yè)單位中的重難點，所以事業(yè)單位應(yīng)該積極主動參與到檔案管理的信息化建設(shè)中，將檔案管理工作進行優(yōu)化，將檔案管理工作的流程進行簡化，以便于提高檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化的概念以及作用

檔案信息化是指事業(yè)單位在進行檔案管理活動中，運用相關(guān)的計算機科學(xué)技術(shù)進行檔案管理，從而提高檔案管理的工作以及效率，將信息技術(shù)與檔案管理工作想結(jié)合，也可以實現(xiàn)檔案資源的有效處理，最終加快檔案管理的信息化進度。信息飛速的時代，人們逐漸重視利用信息技術(shù)提高工作效率以及工作質(zhì)量，與此同時，事業(yè)單位的檔案管理工作隨著信息技術(shù)的應(yīng)用也愈發(fā)的高質(zhì)量以及高效率，為檔案管理工作節(jié)約了不少時間的同時，提高了資源的處理率。

人事部檔案是記錄事業(yè)單位中的個人參與種種社會活動的資料以及依據(jù)，是事業(yè)單位對個體進行規(guī)范管理的重要依據(jù)，也是事業(yè)單位對個體開展一系列的工作的重要基礎(chǔ)，有助于事業(yè)單位對優(yōu)秀人才進行識別并且加以提拔，有助于事業(yè)單位對干部隊伍加以建設(shè)，從而在事業(yè)單位的各個環(huán)節(jié)中發(fā)揮重要作用。檔案管理一改最初的計算機檢索，如今發(fā)展為智能檢索與網(wǎng)絡(luò)檢索兩種，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化傳遞檔案信息資源。不僅如此，人事部的檔案管理信息化，幫助人事部提高工作效率以及工作效益，推動事業(yè)單位的良性發(fā)展[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 管理人員意識淡薄

事業(yè)單位的檔案信息化管理是時代潮流的趨勢，是一種必然要發(fā)展的一種管理模式。但是多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作人員在并沒有意識到檔案信息化管理是必然趨勢，依舊不接受新鮮事物，選擇自身更為熟悉的手工操作進行檔案管理工作，依舊采用傳統(tǒng)的管理模式，在檔案管理信息化的認(rèn)識上不夠充分，對信息化管理意識十分淡薄。除此之外，甚至有部分檔案管理工作者認(rèn)為自身的職責(zé)在事業(yè)單位中是一種比較雞肋的工作，不需要重視，只是事業(yè)單位的信息資源管理，類似于保管員的工作，導(dǎo)致這部分工作者對待工作不夠熱情，對檔案管理工作也缺乏最基本的認(rèn)知。

2.2 信息安全問題被忽視

信息技術(shù)的發(fā)展，為工作人員的工作提供效率以及質(zhì)量的同時，也帶來了一定的風(fēng)險，其中最為嚴(yán)峻的問題就是信息安全問題。信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，信息技術(shù)一旦遭受攻擊或木馬病毒等，檔案信息將面臨著極為嚴(yán)重的問題。然而，多數(shù)事業(yè)單位的員工只看到了信息技術(shù)的便捷，沒有意識到信息技術(shù)所帶來的風(fēng)險。

2.3 信息化管理體系不完善

事業(yè)單位的檔案管理工作人員大多數(shù)都沒有經(jīng)歷過專業(yè)培訓(xùn)以及檔案管理的信息化，不僅如此，多數(shù)的檔案管理工作者都是一人打多份工，并沒有太多的精力對檔案管理工作進行細致研究，導(dǎo)致檔案管理工作混亂不堪。與此同時，部分的檔案資料不夠真實、不夠準(zhǔn)確、不夠完整，管理模式較為落后，信息化檔案管理體系不夠完善，最終使得檔案管理工作的不規(guī)范、不合理[2]。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1 提高檔案管理者的能力

檔案管理者最為檔案管理環(huán)節(jié)中的一線工作人員，其自身的能力以及綜合素質(zhì)對檔案管理信息化建設(shè)會產(chǎn)生一定的影響。事業(yè)單位的人事部應(yīng)該提高檔案管理者的能力，對檔案管理的工作人員加強培訓(xùn)，使得工作人員充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性以及檔案管理信息化建設(shè)的專業(yè)內(nèi)容，從改變工作人員的意識，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化的基礎(chǔ)得以牢固。部分員工較為固執(zhí)地不接受新鮮事物，這部分員工建議采用勸退等方式，然后通過各種渠道為事業(yè)單位吸納能夠推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)秀人才，以此促進事業(yè)單位的信息化建設(shè)。

3.2 完善相關(guān)配備

信息化的檔案管理首先需要具備相關(guān)的設(shè)備，也就是支持這種管理模式的軟硬件設(shè)備，事業(yè)單位需要為檔案管理人員配備計算機，并且購買相應(yīng)的管理系統(tǒng)。雖然如此，事業(yè)單位的檔案管理并沒有完全依賴于信息化管理，而是與傳統(tǒng)管理模式相互配合，所以，事業(yè)單位還需要對手工操作的檔案管理提供相關(guān)設(shè)備，如檔案儲存庫等，將部分重要社會活動依照相關(guān)規(guī)定將相關(guān)的紙質(zhì)文檔進行整理以及存儲。

3.3 提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

員工提高意識以及設(shè)備配置問題上，還需要將領(lǐng)導(dǎo)的重視度進行提高，只有領(lǐng)導(dǎo)的重視度足夠的高，才能使得領(lǐng)導(dǎo)大力配合以上兩種工作，加快事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)進度。有關(guān)部門需要在會議中提出檔案管理信息化建設(shè)需要重視以及改變的事宜，從而提高領(lǐng)導(dǎo)對此事的重視程度，再將信息化建設(shè)的優(yōu)勢進行闡釋，最終獲得領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。

3.4 提高安全防范意識以及防范手段

檔案管理工作人員為了避免因為各種原因造成文檔丟失或者文檔格式化，需要對文檔進行備份，對文檔進行備份的同時，需要將文檔放置在專門的空間中進行存儲，并且要及時更新備份，做到備份資料與系統(tǒng)資料同步。事業(yè)單位的技術(shù)部門需要及時處理檔案管理系統(tǒng)中的漏洞，并且提高系統(tǒng)的更新頻率，對黑客、木馬病毒等惡意攻擊加以預(yù)防，隨時對系統(tǒng)進行修補，對計算機進行升級。對于機密文檔，一定要選擇斷網(wǎng)存儲或者建立一個屬于事業(yè)單位的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，通過這兩種方式對機密文件進行保護[3]。

4 結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理信息化已經(jīng)是呈現(xiàn)出不可阻擋的趨勢，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中，在提高員工的意識以及完善設(shè)備的同時，將領(lǐng)導(dǎo)對信息化建設(shè)的重視度加以提高，最后，時刻注意文檔信息的安全，將防范意識以及手段都進行提高。