淺析基層事業(yè)單位檔案管理信息化實現(xiàn)探索

陳建明

山東省菏澤市曹縣磐石衛(wèi)生院 山東菏澤 274400

在事業(yè)單位檔案管理方面，構(gòu)建信息化管理平臺，充分認識現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的價值，加大資金投入，引進現(xiàn)代化信息技術(shù)，完善相關軟件、硬件設施配置，大力培養(yǎng)信息化檔案管理人才，實現(xiàn)事業(yè)單位在檔案管理工作中的優(yōu)化轉(zhuǎn)型升級。鑒于此，本文圍繞“提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策”進行分析研究，具備一定的價值意義[1]。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

1.1 員工綜合素質(zhì)參差不齊

因部分事業(yè)單位的相關領導沒有認識到檔案信息化建設的必要性，所以在一定程度上影響了檔案信息化建設的進程。部分事業(yè)單位檔案管理人員甚至存在身兼數(shù)職的現(xiàn)象。并且由于缺乏對檔案信息化建設的重視程度，導致檔案管理人員的綜合素質(zhì)參差不齊，影響檔案信息化建設的正常進行。

1.2 相關標準規(guī)范不夠統(tǒng)一

對事業(yè)單位而言，因發(fā)展時間較久，其檔案信息的數(shù)量相對較多，檔案信息化建設的標準規(guī)范較為復雜，并且由于技術(shù)信息的不斷發(fā)展，導致檔案信息化建設往往與各種技術(shù)標準不相符，出現(xiàn)相關標準規(guī)范不統(tǒng)一的情況。

1.3 投入力度有待加強

為促使事業(yè)單位檔案信息化管理工作能夠順利展開，需要單位加大投入力度。但是，事業(yè)單位很容易疏忽檔案信息化管理工作，缺乏相應的硬件支持與軟件支持。缺乏資金的投入，將會制約信息化管理工作的開展[2]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略

2.1 強化檔案信息安全管理

事業(yè)單位在進行檔案信息化建設時，要注重加強信息安全管理。避免因檔案管理人員的操作失誤、設備故障、網(wǎng)絡病毒等原因出現(xiàn)安全隱患。根據(jù)檔案信息的保密等級制定相應的保密措施，以此強化檔案信息的安全管理。首先，要充分利用檔案管理軟硬件設備，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)加強檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性以及安全性。其次，要加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息安全的宣傳工作，提高檔案信息管理的安全性[3]。

2.2 充分重視事業(yè)單位檔案信息化管理

結(jié)合當前的信息化背景，事業(yè)單位檔案管理工作推進上，應該客觀的對信息化管理技術(shù)應用所帶來的積極意義進行全方位的認同，并且要給相關工作開展提供良好的空間環(huán)境。信息化技術(shù)在實際應用的過程中，需要大量的人力物力和財力方面的投入，如果思想認識不到位，就很容易導致投入方面受到影響，進而造成基礎設施不完善等相關問題，這是限制信息化技術(shù)優(yōu)勢得到發(fā)揮的一個重要因素。另外，事業(yè)單位檔案管理工作的開展，還涉及到多個業(yè)務部門之間的配合，如果相關重視程度不足，就難以確保其相關工作的協(xié)作效果，這對于檔案管理信息化建設的落實來說，會產(chǎn)生很大的影響。在事業(yè)單位內(nèi)部應該對于當前檔案信息化建設工作的開展進行一定的宣傳，讓其他各個部門對于檔案信息化建設工作的開展形成足夠的重視和認同，在具體工作的開展上要積極配合與支持。另外，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設的過程中，其對于軟硬件技術(shù)設施等也有著一定的要求。檔案管理部門應該對于當前信息化管理工作的開展需求進行充分的了解，并且做好軟件基礎設施的全方位構(gòu)建，加強相關投入，這樣才能更好的對信息化建設工作的開展提供良好保障，避免由于外界因素影響從而導致檔案管理工作的不協(xié)調(diào)，所以應全方位的構(gòu)建一個思想方面的保障體系，給信息化工作的開展提供一個良好的空間和保障。

2.3 加大投入力度

（1）事業(yè)單位應該將檔案信息化管理的投入納入到單位的管理工作中，將其作為正式工作，從而做出科學合理規(guī)劃，保證資金投入的有效性。構(gòu)建投資計劃的長效機制，這樣使軟件與硬件的更新能夠及時。

（2）通過科學合理的資金規(guī)劃投入，可以在很大程度上降低事業(yè)單位在檔案信息化管理中的投入。比如，可以通過租用云端服務器的方式，使硬件設備投入以及設備維修投入費用降低。

（3）加大投入力度，設計更加智能化系統(tǒng)。實現(xiàn)對檔案的智能化與信息化管理，從而降低人工成本投入力度。使檔案管理工作質(zhì)量與工作效率得到提升，實現(xiàn)事業(yè)單位的更好發(fā)展[4]。

2.4 重視檔案的標準化與規(guī)范化管理

信息化管理模式下，能夠更好的實現(xiàn)檔案的標準化與規(guī)范化的管理需求。在具體檔案管理工作中，我們應該從標準化和規(guī)范化管理的角度，對于當前檔案的具體內(nèi)容、格式等進行統(tǒng)一化的調(diào)整，改變以往實際檔案管理過程中存在的不標準和不規(guī)范等問題，更好的促進檔案資源利用的效率并得以提升。隨著當前信息化技術(shù)不斷發(fā)展，我們應該圍繞標準化和規(guī)范化管理的具體需求，實現(xiàn)對于相關技術(shù)應用的進一步探究，更好的適應當前新時期下事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

3 結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)的快速發(fā)展，不僅對人們的工作與生活帶來積極作用與影響，同時在很大程度上影響著事業(yè)單位檔案信息化管理工作的展開。因此，為保證在如今信息技術(shù)的支持下，事業(yè)單位檔案信息化管理工作能夠有序進行，需要相關工作人員能夠掌握不同的先進技術(shù)與管理技巧，將其應用在信息化管理中。使事業(yè)單位的檔案信息化管理水平得到提升，同時提高檔案資源利用率，這對于事業(yè)單位的發(fā)展而言具有積極影響。