合同管理系統在企業管理創新中的應用研究

郭瀛

（中國社會科學院大學，北京 102488）

一、合同管理系統對企業管理的作用

合同管理是企業經營管理的基礎內容，通過合同管理可以有效掌握合同的簽訂與履行情況，有效防范企業經營風險、降低企業經營成本、優化企業管理設計。我國處于經濟快速增長時期，大量企業出現，并且企業的業務量相繼增加。在這種情況下企業涉及的合同數量和類型就會變多，如果延續傳統管理方式可能會出現信息不集中、時效性不夠等缺點。具體表現在：

第一，紙質傳遞在各個環節都需要專人處理，效率低下，審批過程中無法進行有效監控，并且當合同存檔之后想要再次查閱需要花費較多時間，操作性不強；第二，紙質合同信息相對封閉，想要查閱必須親自到場，無法實現合同的共享；第三，企業合同類型多、數量大，所以參與管理的人數也較多，容易出現信息泄漏等；第四，使用手工操作或者Execl等方式管理時，會出現數據表格不統一，準確度低等問題。所以傳統合同管理方式已經無法滿足多數企業的發展狀況，需要不斷創新改革，運用信息化手段，建立一套專門的合同管理系統。

合同管理系統可復用合同創建歸檔能力，把多種類型、業務的合同按照統一模板歸類，并提供檢索和下載接口，規范合同文本的格式，降低不規范合同文本帶來的管理風險。各城市可以把優秀的合同范圍上傳，其他公司根據需要自行下載，縮短編寫合同的時間，提高辦事效率。在簽批方面可事先規定流程，通過電子工作流轉高效執行，保證合同簽批速度。

二、合同管理系統的功能

合同管理系統必須立足企業管理需要，保證合同的可靠性和運行效率。合同管理系統需具備以下功能：

（二）制定評級規則，根據客戶、供應商合作情況重點記錄信用差的客戶；可以直接查看客戶、供應商參與的合作項目、簽署的合同、簽訂的合同計劃、企業實際收付款情況，記錄合同變化過程；保證客戶和供應商可以隨時隨地查閱系統中的內容。

（三）根據公司的運作業務分類合同，記錄所有業務項的執行情況，保證管理的時效性。

（四）根據系統合同擬定新合同，并且保證合同的規范性；可實現合同文本打印、合同變更等內容的實時記錄；記錄合作雙方當事人簽約情況以及是否存在違約。

（五）保證合同的審查、審批等流程在網絡上運行，使用者可根據需要提及歷史數據。

（六）可以完成一筆計劃資金多次回收和多次計劃資金一次回收記錄，確保實際使用資金和計劃資金時時對比，及時分析項目運營情況存在問題[2]。

（七）實現權利管理，不同使用者擁有相應的查閱權和管理權，不僅提高數據管理安全性，還能明確各工作人員職責，防止意外發生。

（八）自動提醒待辦事項，例如：時間、進度等內容。

企業資產結構是財務結構的主要構成部分，其穩定程度對企業財務結構的穩定性有非常大的影響。也就是說，保證企業資產結構的穩定性和合理性是有效規避其財務會計風險的重要措施和手段。因此，企業應高度重視自身資產結構的優化工作，以有效減小債務償還風險發生的概率。第一，企業要建立健全相應的約束機制，積極擴大自身的流動資產規模。第二，企業要根據自身運營規模對自身負債規模進行合理控制，防止出現資不抵債現象的發生。第三，企業要科學分析負債籌資情況，同時對其業務支出與相應具體收益進行有效權衡，從而進一步優化自身債務結構。也就是說，企業在不斷擴大自身發展規模的同時，應高度重視對自身資產結構的合理控制。

三、合同管理系統設計

（一）總體設計思路

合同管理系統必須以方便企業管理為設計目標：第一，以合同管理為核心，結合客戶、項目、商品、費用等內容，保證合同簽訂、審批等內容及時上傳；第二，可實現查閱、統計、打印、導出等功能，提高合同管理系統的實用性[3]；第三，支持多系統對接，提高合同管理系統的實用性。

（二）系統構架

合同管理系統共分為三層[4]。

第一，界面層。用戶通過界面層和系統間接接觸，通過拖拽、縮放、刷新等操作完成工作要求，實現用戶和系統的對接。

第二，業務層。業務層屬于合同管理系統的核心部分，內部儲藏所有的業務及邏輯關系。業務層是單獨的工作單位，又可實現不同業務之間聯系。通過操作可實現業務層訪問、制定，并通過界面層把信息反饋給用戶。

數據訪問層：數據訪問儲存企業業務的關鍵內容，用戶可通過數據訪問提取企業業務數據。數據訪問層設備邏輯模式和權限許可，只有擁有一定權限的客戶才可以查閱信息。

四、合同管理的應用

（一）合同列表

合同管理系統中包含一系列的操作控件，用戶可以根據列表中的功能項對界面拖拽，正向或者逆向排列，可根據工作需要選擇分組、隱藏、篩選等選項。完善的合同列表需實現以下功能：

第一，可以全方位管理合同的結構、數據化信息；第二，支持固定模板起草以合同變更管理；第三，用戶可根據需要查閱歷史內容，并且對比各項目的計劃資金及實際使用資金；第四，實現多幣種、印花稅的管理；第五，實現多種文本格式上傳、下載，自定義導出，且可以打印數據庫中的合同內容。

（二）合同新建

合同新建功能包括合同基本信息填寫、創建以及合同的起草等，是合同管理系統的基本內容。合同本文有兩個形式：標準合同起草和非標準合同起草。

標準合同不需要用戶自己擬定，可以從標準合同庫中直接下載模版，根據模版內容填寫制成規范合同。合同經辦人首先要從合同庫中挑選適合的模版，調整修改自定義變量、引用變量、常量等，保證下載的合同可投入使用。并且，合同管理系統可以根據用戶的使用記錄，辨別出本文被修改的部分并且標記。之后，便進入審核流程。非標準合同是指不從合同庫中下載的文本，合同經辦人可從企業中下載或直接自由起草合同，在起草之后選擇合同類型，便自動出現該合同類型的審核流程。在新建合同時，還可以建立計劃資本、資金條款以及合同附件，此類內容可一同上傳至合同管理系統。

每個合同都有唯一的編號，系統會根據合同簽訂時間、主體、特征的自動填寫。如果合同作廢，編號也隨之作廢，也不可再次用于其他合同。

（三）業務審批

合同管理系統能夠自動分辨合同的類型、金額以及具體負責部門，在合同擬定之后便進入審批流程。業務審批可完成合同確定、變更、停止等多項內容的全程控制。

第一，業務審批可完成客戶等級評定、項目管理、合同簽訂及變更、收付款等內容的上傳，可查閱歷史合同記錄。第二，系統可根據不同部門的工作人員的工作要求，賦予不同使用者相應的權限，完成合同制作、審批、上傳、查閱等內容。第三，系統會根據用戶的具體需要設置固定流、自有流水和臨時流，實現部門、類別、資金等信息全面管理，既可用自動觸發模式，也可用人工選擇模式。第四，系統會保留合同打回、修改意見等信息，方便用戶根據信息改進。

（四）合同資金管理

在新建合同之前要根據企業具體項目建立相應的收付款計劃，填寫計劃收款的金額、時間、經手人等內容，并且上傳到合同管理系統中。在執行收付款工作時，要保證每一次資金都被多次審核，確保準確無誤。把計劃資金和實際使用資金全面描述，對比項目實際運行情況與預期設定的差別。在起草合同之后確定計劃資金，可以在多份合同創建完成之后統一查詢、統計信息計劃資金。當合同被審批過后，合同管理系統會自動變更合同狀態，從原來的“待審批”變為“執行中”，工作人員設置實際付款。

（五）合同數據查詢統計

合同數據查詢統計有四個功能組成：合同查詢、統計分析、報表輸出和單據自動生成。

合同查詢：第一種，快速查詢法，使用者可根據合同的相關信息，如合同名稱、編號、類別、負責人等信息搜索內容；第二種，列表字段組合篩選法，在篩選欄中輸入相關條件，多組合篩選，這種方式可提高查詢的精確度；第三，高級查詢，合同管理系統自動提供數據查詢功能。系統自動把查詢條件保存下來，當用戶再次查詢時不必再次輸入信息。用戶根據自己需要選擇靈活的查閱方式，提高搜索效率和準確度。

統計分析功能：用戶自己定義統計的數據，系統根據用戶輸入或導入的數據自動生成折線圖、柱形圖、餅狀圖等，不僅提高統計數據的效率，還能提高數據統計的準確性。

報表輸出：系統根據查詢、統計的數據設置輸入形式，自行生成特定表格，用戶可選擇Execl文件形式輸出。

單據自動生成：系統中包含單據自動生成功能，例如，在合同審批流程結束之后，系統可自動更新信息，生成合同審查單；在合同付款審批流程結束之后，系統可系統生成付款審批單。

五、結語

合同管理系統是立足企業發展需要，結合計算機技術出現的產物，對提高企業管理效率、質量有重要作用。但是，部分企業受資金、技術等限制，合同管理系統還沒有真正落實到管理中。在后續發展中，企業要積極使用合同管理系統，提高企業管理能力。