淺談商貿企業應收賬款管理及信用檔案建設

陳功林

（龍巖市博興貿易有限公司，福建 龍巖 364000）

經濟新常態下，商業信用在市場競爭中的重要性越發凸顯，通過適當的賒銷經營，企業的市場競爭力可以得到提高，庫存的減少也能夠降低管理成本。不過伴隨著市場環境的變化，商貿企應收賬款問題越發凸顯，如果應收賬款數額過大，回款期限過長，甚至產生壞賬，影響商貿企業的正常經營發展，并帶來巨大的經濟風險。基于此，商貿企業應該在優化自身信用政策，提升商業信用的同時，做好應收賬款管理。

一、商貿企業特點及現狀

對于商貿企業而言，最為核心的經營方式就是批發和零售，對比生產企業，具有經營周期短、資金周轉快的特點，對于資金的周轉速度有著極高的要求，任何一個環節失誤，都可能會導致資金鏈斷裂，繼而給企業造成無法估量的損失。由于進入門檻較低，所以大多數為中小型民營企業，據統計2018年底其在我國市場主體中所占比例超過50%。其競爭極為激烈，利潤率較低，為國有資本和其他大資本所不屑，然而為我國生產制造企業提供了大部分生產所需材料，為我國成為制造大國奠定了基礎，亦為我國走向制造業強國繼續發揮著不可替代作用。可其發揮的作用和其所處地位極不相符，在產業鏈中所處位置極為尷尬，大都處于弱勢地位。

二、應收賬款管理和客戶信用檔案的重要性

應收賬款簡單來講，指企業通過賒銷的方式來提供商品或者勞務，并由此形成的債權，屬于企業資金運營管理的一個重要組成部分。如果應收賬款數額過大，會占用企業大量的流動資金；如果應收賬款回款周期過長，可能引發壞賬損失，在無法及時對應收賬款進行回收的情況下，因商貿企業本身特點是固定資產占比低，從銀行金融機構獲取貸款更難，就必須面對財務費用更高、資金成本更大的問題，企業正常的經營活動都會受到影響，嚴重的還可能引發財務風險甚至企業的破產。為了能夠對應收賬款進行及時回收，企業需要投入大量的人力物力資源，而這會導致其管理成本的增加。因此，商貿企業應該從自身的實際情況著眼，制定出恰當甚至比其他類型企業的更為嚴格信用政策，做好應收賬款的及時回收，推動資金周轉速度的加快，防止壞賬的發生，這樣才能保障企業的健康發展。

三、 商貿企業應收賬款管理和信用檔案建設存在的問題

（一）為占領市場或不失去現有市場

市場是商貿企業生存的唯一基礎。因同質競爭激烈和本身所處的產業鏈地位，商貿企業處于明顯的弱勢及無奈。往往必須接受賒銷條件，才能穩定和開發客戶。很多商貿企業為了能夠拓展自身的市場占有份額，往往會采用寬松的信用政策。如龍巖市水泥建材企業，所有給其供貨的客戶，付款時間為三個月，還時有拖欠。你不愿供貨，自有他人肯供。這些較大型企業貨款是安全的，就是回收期太長。相比給其他中小型企業供貨，風險小多了。這僅僅是店大欺客。筆者在龍巖鋼鐵廠時和銷售人員去推銷生鐵開拓市場，幾乎給予鑄造企業都是賒銷政策，整個經濟形勢好時，應收貨款風險小，在經濟形勢一旦轉弱，風險劇增。

（二）內控制度不完善和信用檔案建設缺失

在“大眾創業，萬眾創新”新時代的大背景下，市場主體實行注冊制以來，競爭更為激烈化，對于企業的經營管理提出了更加嚴格的要求，但僅將目光放在日常成本支出的管理方面，在應收賬款管理中，沒有能夠建立起科學規范的內控制度，即使有也沒有依照內控制度的要求，開展賒銷審批工作，影響了相關制度作用的發揮。同時，為節省管理成本，沒有設置專門的信用管理機構和信用管理人員，沒有面向客戶制定出切實可行的信用政策，一些信用相對較差的客戶容易出現惡意拖欠賬款的情況。企業沒有構建起相應的客戶信用檔案管理部門，致賒銷政策無據可依，責任不明，應收賬款的管理也無從抓起。

（三）風險意識淡薄

不少商貿企業在進行銷售合同簽訂的過程中，都存在簡化銷售流程的情況，沒有嚴格遵循《合同法》的相關要求，也沒有就合同條款進行審核，出現經濟債權糾紛時，無法將合同作為糾紛處理的依據，也無法得到法律的保護，甚至于部分商貿企業即使面對壞賬，也無法得到相關法律法規對自身的合法權益的維護，風險意識相對薄弱，很容易給企業帶來經濟損失。如龍巖市博興貿易有限公司為福安市善豐電機配件有限公司長期供應鑄造生鐵近十年，建立了良好的合作伙伴關系。開始供貨時，每車合同、出廠運輸單、收貨過磅加驗收人簽字、增值稅專用發票俱全。因異地運輸相距遠，運輸車輛都是外派物流回頭車，運輸單、過磅驗收單郵寄煩瑣，經幾年的合作建立信任后，這些合同和單據就沒再重視，僅增值稅專用發票進行結算。到2016年，善豐公司改用廢鐵為原材料，沒再用鑄鐵，對所欠博興公司貨款近伍拾萬元惡意拖欠，因僅有發票和賬戶往來憑證，致證據不足，合法權益沒有得到保護。所以市場經濟中，風險意識絕不能因所謂信任而漸淡薄，不然惜字如金的社會主義核心價值觀中不會專門有“誠信”二字。

（四）商品質量問題和售后服務不到位

就目前而言，商品質量問題和售后服務不到位而致應收賬款的管理風險較為少數，絕大多數商貿企業為保證應收賬款的安全，盡心盡力，若有瑕疵，也盡量提供折扣，換取客戶的理解以回收貨款。才不會影響企業信譽，阻礙后續交易的順利進行。

四、 加強商貿企業應收賬款管理和客戶信用檔案建設的建議

（一）轉變傳統理念和巧用“管理會計”創新管控方法

改變為占領市場而墊貨的傳統觀念，巧用“二八”定律在銷售中的作用。如市場開拓中對20%的國企或實力強大的其他企業可以賒銷供貨，實踐中這類企業資信好，能按合同行事；另外80%的企業又可以按訂單（金額要按實際情況掌握）給予20%的賒銷額度，為減少風險，其他80%的賬款最起碼要收取承兌匯票或現款，哪怕要失去市場份額也在所不惜。同時引用管理會計的“機會成本”概念，對應收賬款進行分析決策，以期獲取企業收益的最大化。

（二）完善內控管理體系與建立完善的客戶信用檔案

在保證必要的管理費用基礎上，建立符合商貿企業特點的內控制度，強化應收賬款分析，各部門能群策群力，通力協作又各司其職，盡量能在事前控制應收賬款風險。構建完善的信用檔案，對客戶基本信息進行收集，做好資信調查工作，建立起每一個客戶的信用檔案，將之作為信用風險控制的基礎和前提，能用專業的分析法，對客戶的資產規模、經濟狀況、抵押能力和財務狀況進行分析，選擇恰當的結算方式，制定出對應的信用政策，對客戶的信用等級進行明確，做好風險防范；同時完善應收賬款責任制度，將每一筆應收賬款落實到部門和個人，使得銷售與回款掛鉤，作為部門和個人的業業績考核指標。

（三）強化企業風險意識及善用法律武器維護權益

應該提升企業全體員工的風險意識，對企業信息化管理系統進行完善，借助大數據分析來對市場需求變化進行跟蹤。同時，企業應該對照《合同法》的相關要求，對銷售合同的相關條款進行完善，明確自身和客戶的權利及義務，在合同中對商品類型、銷售數量、交貨方式、付款方式、時間以及違約責任等進行闡述，確保銷售合同、記賬發票、對賬清單等資料的完整性，確保在發生訴訟時不會因為資料不全引發不必要的損失。實踐中，筆者認為司法部門應確認“增值稅專用發票”作為最主要證據作用，不能因為其他證據的瑕疵而致企業維權困難。因為增值稅專用發票作為經濟往來交易憑證的法律屬性為我國法律嚴格確認。

（四）強化商品質量控制并做好售后服務管理

商貿企業應該做好商品質量的源頭控制，將自身所具備的優勢最大限度地發揮出來，做好銷售渠道的靈活選擇。企業應該做好相應的市場調研工作，選擇一些技術先進、質量可靠、功能豐富的產品，拉開與同類型商品企業的差距，提高自身的市場競爭力。同時，也可以有目的地對用戶和訂單進行選擇，對于已經售出，但是發現存在質量問題的產品，需要做好售后服務工作，結合用戶需求進行退換，贏得客戶的信任。另外，商貿企業應該樹立起良好的企業形象，創造品牌優勢，盡可能降低應收賬款帶來的風險和隱患。商貿企業應該對售后服務人員進行培訓，引導其樹立良好的服務意識，能夠認真傾聽客戶的投訴，幫助其對問題進行梳理，然后選擇適當時機，對自身觀點進行表達。如果是商品本身存在質量問題，需要向客戶表達歉意，并在約定期內對問題進行解決；如果是人為因素引發的問題，則需要向客戶說明情況，為其提供合適的解決方案，提升售后服務的效果，以此來獲取更多的市場份額。

沉舟側畔千帆過，病樹前頭萬木春。面對越發激烈的市場競爭環境，商貿企業在很多時候并沒有自主選擇客戶的權利，不過卻可以通過有效的應收賬款管理，實現對財務風險的規避。在進行應收賬款管理的過程中，商貿企業應該從自身的經營發展狀況以及客戶信用狀況出發，制定出恰當的信用政策，對應收賬款管理工作進行強化，確保其收益最大的情況下，將可能出現的損失降到最低，以此來促進企業市場競爭力的提高。如此，既能穩定就業，又為我國經濟從“中國制造”向“中國創造”的轉變提供不竭的動力。