基于財務管理的印刷企業ERP應用與優化研究

鄒海坤

（湖南天聞新華印務有限公司，湖南 長沙 410219）

企業是相關利益者為了從資本市場獲取經濟利益而設立，其經營目的是盈利最大化，而盈利構成主要是收入與成本，隨著市場份額增速下降及市場定價到達上限，多數企業將目光轉向成本最小化，因而管理效益成為企業經營新的目標。作為信息化技術的產物，ERP系統實現了企業的加速轉換與升級，大大提升了企業整體的工作效率。但基于企業經營的綜合性，印刷企業對ERP系統的應用及優化有利于促進企業既快又好的發展，并且提供積極的理論及現實意義。

一、ERP簡述

ERP系統介紹：

ERP是20世紀90年代美國Gartner Group公司提出，是企業資源計劃(Enterprise Resource Planning)的簡稱，是基于MRP II(企業制造資源計劃)而發展的新一代資源幾乎軟件。其除了MRP II已有的功能以外，還有質量管理、存貨與人力資源管理等，核心為供應鏈管理。該系統融合了傳統的財務管理會計與財務決策、生產與采購等模塊，相較于傳統財務工作，ERP系統使整體工作水平與工作效率得到提升，對于公司經營與企業發展具有積極的意義，同時也使得未來企業的財務管理工作正向發展。

二、ERP系統對印刷企業財務管理的重要作用

作為傳統業務代表的印刷業，其主營業務包括出版物印刷、包裝、紙質裝訂在內的多項業務，這一類企業固定資產、原材料、化工材料、低值易耗品、設備備件等材料齊全，并且每一種材料的數量規模龐大，因而如何配置企業資源成為企業經營決策的重中之重。

（一）革新企業財務管理理念

傳統財務處理工作過于煩瑣，且一旦出錯則需要花費大量時間精力用于糾錯；另外，若花費大量精力卻仍未找到錯誤，則財務報表預期使用者會根據錯誤的財務信息做出錯誤的決策，從而使得自身利益受損。而在ERP系統上線之后，財務工作流程煩瑣程度大幅度下降，財務信息的準確性與相關性大幅度提高，使得企業可以更加致力于分析與管理企業，從而實現財務轉型。因此，財務人員工作的觀念也需要與時俱進，積極學習財務相關的計算機技能，使得會計信息化工作流程更加符合標準，從而降低財務工作誤差的產生，提高準確性，使得企業的發展更加穩定與健康。

（二）優化企業內部信息溝通

ERP系統通過調整企業組織結構使得信息傳達速度較以往更快，不會出現傳統意義的信息傳導滯后現象——組織結構扁平化使得信息傳遞不會因部門層級太多而使時效信息失去參考價值。ERP系統使企業管理者在掌握企業實際經營狀況的情況下根據未來發展方向制定決策并在此期間準確分析企業財務狀況，使企業實現最低成本化下的效益最大化原則，這就需要ERP系統優化企業內部信息溝通。

（三）提升企業財務人員綜合素質

傳統財務工作主要以煩瑣的核算為主，在大量人力資源投入的情況下產出較低，工作效率低下、成本收益極其不對，對企業經營產生負面影響。并且，因為財務工作的計算較多且要求精確，因此出現計算出錯的現象在所難免，且錯誤的累計會給企業財務工作帶來較大的風險，甚至有可能使得企業經營財務信息失真而誤導管理者進行決策，給企業發展造成阻礙。ERP系統的廣泛運用可以在很大程度上降低甚至是消除這一現象的影響，從而大大提高了企業的整體效率，并且基于一人可以操作多個流程（不相容流程除外）的情況，極大地降低了人力資源成本的支出，同時也使得企業財務出錯現象得到改善。但是ERP系統作為會計信息化的產生而出現的成果，其對于財務人員計算機與專業知識要求必然很高，且財務人員必須懂得相關互聯網知識才能在工作中獲得較大提升。這就要求企業財務人員必須提高自己的職業素養，通過各種途徑適應新技術。

三、ERP系統在印刷企業的應用現狀及問題

（一）ERP系統在印刷企業的應用現狀

SAP（Systems Applications and Products in Data Processing），即企業管理解決方案。通過連接外部業務軟件，通過從源頭上控制業務，從而形成事前、事中和事后的有效控制，對整個業務流程實現實時控制，從而更便捷的控制財務風險。

1、采購過程應用

ERP系統通過與市場部業務人員市場模塊、生產部訂單開單生產模塊的對接，物資部采購人員在ERP系統中填制采購申請單，倉儲人員則根據采購申請單按實物分別進行材料核對與驗收入庫。財務人員則是根據供應商提供的發票或發票清單、公司倉儲部門的驗收單等在系統中進行核對，有效簡化了采購部門的統計核算工作。

2、成本核算過程應用

印刷企業由于生產訂單非常多（企業業務多的單位年訂單量多達5萬張），種類各不相同，為更好地進行訂單盈虧核算，成本核算工作尤其重要，只有訂單成本核算準確了才能考核訂單的盈虧與業務人員的績效考核。因此成本的核算要根據訂單進行歸集，按訂單分別核算紙張成本與生產加工成本，因此訂單成本法成為印刷企業成本核算的首選。

做好訂單成本法首先要統計歸集訂單各工序生產產量，再把各訂單各工序的產量由ERP系統匯總到一起完成產量基礎報表數據；再根據財務部門核算確定的各工序單位成本數據分別配比到各訂單的單位成本中計算得出每張訂單的生產加工成本，月末則根據訂單完成冊數數據核算在產品與產成品成本數據。因此，在系統中可以實時查詢到各個訂單的具體生產進度情況，各個訂單的生產加工成本情況，有效推動了企業訂單盈虧核算中生產加工成本工作與相關加工費收入績效考核工作的開展。

由于印刷企業的成本中紙張成本占到訂單總生產成本的60%以上，因此紙張成本的核算準確與否對企業財務核算數據的重要性不言而喻。ERP系統每月根據每個訂單實際出庫領用數量與每種紙張單價成本自動歸集到每個訂單的料價成本中，紙張成本數據的準確性對推動訂單盈虧核算工作起到了基礎性作用。

3、銷售流程應用

通過系統中銷售管理模塊與其他各項業務流程的鏈接。加強各個流程的信息自動化及財務數據的對接，從而避免重復錄入財務數據，從而減少了財務部門審核的時間，提升了財務處理效率。公司根據訂單核算的加工費收入及紙張費收入分別與加工成本及料價成本進行對比分析可得出每個訂單的盈虧結果，為企業管理提供了準確的數據支持，并且為推動企業新增業務事前報價模塊的審核工作提供了樣本。

（二）印刷企業ERP應用的問題分析

1、對ERP缺乏科學認識

多數企業在引用新系統、新技術的時候往往是根據市場口碑而決定是否引進，其往往沒有對自身的需要進行分析，盲目的根據市場潮流而引進ERP系統，沒有根據自身需求而選用合適的ERP系統，因此，企業在運用ERP系統對其功能認識不夠全面從而難以發揮其功能。其次，多數企業在應用ERP系統的時候并沒有考慮到企業內部員工自身的因素，對于企業ERP系統的引進，其財務必然會從傳統手工轉向會計信息化，因而財務人員的觀念也應當轉變，但在當前印刷企業中多數領導并沒有轉換觀念而仍然堅持使用人工進行操作。并且在行動中，很多的企業管理者并沒有意識到ERP系統的優越性，從而使得ERP沒有發揮應有的作用。

2、業務流程整合失誤，內部控制環境缺失

ERP系統的引進需要有完善的財務規劃及整體銜接內部管理各個環節。而出現企業未用好ERP系統的很大程度上是因為企業在進行規劃過程中考慮不夠全面。例如企業核算過程不應僅僅核算成本，而是應當結合采購、入庫、產品銷售等諸多環節計算成本支出，通過對系統及操作流程的完善，實現生產銷售的雙向管理，為企業提供生產的參考數據。而企業缺乏這一思路，很難發揮ERP的正向作用。

另外，企業內部控制影響因素多樣，這些控制因素多數會對ERP的應用產生極大影響。但部分企業內部制度松散，管理不嚴，即使運用ERP系統得出相關數據卻沒有重視數據的使用，更有甚者是財務數據在應用過程中被篡改，使得信息失真及資金管理出現問題，其根本在于內部控制不完善。因此，內部控制完善有利于ERP系統的應用，而當前ERP應用問題的出現很大程度是因為內部控制出現漏洞導致的。

3、相關人員綜合素質不達標

雖然ERP系統可以加速企業內部財務處理，但最終還是以人力操作為根本，這也對企業內部人員的素質提出了更高的要求，但不少企業財務人員隊伍的整體素質并未得到提高，并且管理人員極少參與ERP的運行。另外，很多企業員工在運用ERP系統的過程中所掌握的技能不完全，對ERP系統的信息處理功能仍有待完善。

四、ERP系統優化策略

（一）正確認識ERP系統

企業全體員工應當重視ERP系統的運用，首先要明白ERP系統是什么及其優勢是什么；其次，應當在優化企業工作方面適應內外部環境變化，提升工作效果與效率。隨著經濟與科技的發展，傳統手工頻繁出現問題，為解決這類問題并提高企業綜合水平。在實踐中，應當使得ERP適應企業發展，提供便捷的發展。

（二）提高員工素質及企業管理水平

ERP系統最終由工作人員完成，員工的素質決定了企業的發展。因此，應當采用各種有效的措施提升人員素質，使得加快企業創新工作。集團應當加強培訓企業員工，加深對ERP系統的認識，高效創新企業管理。

（三）整合業務流程，完善企業內部控制

作為企業管理過程中的關鍵要素，業務流程結合ERP系統進行優化是大勢所趨。因此，企業應當遵循其自身業務及戰略規劃，結合ERP系統的運行方式，重新規劃企業業務流程，以滿足自身業務需要。同時，企業應當加強業務數據的統一，完成企業內部信息的共享。

另外，企業應當完善內部制度的建設，加強企業內部控制制度的建設與管理，重視企業數據的使用，防止在財務數據使用過程中被篡改繼而出現信息失真及資金管理問題的出現。

五、結語

ERP系統為印刷企業帶來了極大的改變，其推動了企業管理理念的升級，對企業發展具有重要的影響，它簡化了操作流程，強化了成本管理，促進了內外部管理的結合，為企業決策提供依據。即使如此，ERP系統中仍然存在許多問題，因此需要在運用過程中不斷優化管理、提升人才素質，創新發展目標，才能為ERP運用及公司發展帶來活力。