財務報銷流程的信息化管理模式分析

高曉梅

（哈爾濱星智汽車銷售服務有限公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

傳統(tǒng)的財務審核報銷多是手工操作，依賴于大量的紙質單據(jù)和手工簽字，因而無法全面保障企業(yè)經濟運行的安全與穩(wěn)定。尤其是在新時期的社會發(fā)展背景下，財務報銷工作的內容和形式有了多樣化的發(fā)展，這對員工的工作能力提出了更高的要求。

一、分析財務報銷工作的現(xiàn)狀

財務報銷大多指的是員工在日常工作過程中預先支出了個人財產，然后通過開具相應的票據(jù)報給企業(yè)財務部門統(tǒng)一報銷。

（一）工作效率的問題

財務報銷工作通常需要經過多個程序層層審批來保證企業(yè)經濟支出的安全性和合理性，而基于新時期各個企業(yè)的發(fā)展規(guī)模都在不斷擴大，工作項目的增多使得財務報銷工作的數(shù)據(jù)信息也在不斷增多。這就會使審核過程有所延長，導致經濟款項的批復效率下降，無法滿足企業(yè)各個項目的實際運行需求，也容易影響員工對工作的滿意度。這就是在企業(yè)發(fā)展進步的過程中，相關管理人員需要關注的重點問題。

（二）數(shù)據(jù)真實性的問題

目前，仍然有個別員工為了獲取個人利益?zhèn)卧煜鄳钠睋?jù)，如果沒有將這些數(shù)據(jù)信息篩選出來，就容易給企業(yè)帶來相應的經濟損失。基于此，如何保證相關 數(shù)據(jù)真實性的問題就成為了財務工作人員目前的主要工作內容之一。這還涉及到對數(shù)據(jù)信息的整理和分類工作，然而在傳統(tǒng)的報銷方式下，員工報銷的數(shù)據(jù)分散在紙面的單據(jù)上，無法及時進行匯總分析以應用于資金管理、決策分析等財務管理工作領域，導致企業(yè)損失了大量的信息資源。而且，手工審批單據(jù)不能提供有效的資金執(zhí)行反饋信息，執(zhí)行資金在超過預算后無法強制停止審批，難以將資金計劃管理落到實處。

二、財務報銷流程的信息化管理模式

針對于現(xiàn)階段財務管理工作過程中存在的主要問題，相關工作人員開始意識到信息化管理模式在報銷流程上的應用優(yōu)勢，并開始研究有效應用信息技術的工作方法。

（一）報銷票據(jù)的信息化處理

要想實現(xiàn)對財務報銷流程的信息化管理，必須要提高員工對信息技術的操作能力，保證員工能夠應用信息技術來收集相關的票據(jù)信息。這還需要企業(yè)在內部定期對員工進行培訓教育工作，同時，對于企業(yè)原有的一些紙質票據(jù)，企業(yè)應當通過信息掃描儀將原始報銷憑證逐一分類掃描上傳。對于信息內容應當保證清晰完整，一票一掃描，以此來為日后票據(jù)查詢工作做好準備。基于此，企業(yè)應當加大資金技術的投入，積極采購相應的工作設備，為信息化管理模式的有序運行奠定堅實的基礎。

（二）統(tǒng)一分類管理

從財務報銷的流程來看，財務管理人員必須要結合員工提交的報銷信息所屬的類別對其進行分類存檔，以便于在后續(xù)報銷工作出現(xiàn)問題時，能夠及時找到相關的數(shù)據(jù)信息。從企業(yè)的項目運行過程來看，目前常見的報銷類別有交通補貼、食補、電話費用等多種類型，對這些數(shù)據(jù)信息進行分類管理時，需要建立健全的信息化管理結構體系。在這個過程中，為了保證數(shù)據(jù)信息的運行安全，相關企業(yè)應當應用網(wǎng)絡技術建立信息化工作平臺，并將信息數(shù)據(jù)詳細地記錄在平臺的資源庫當中。與傳統(tǒng)的財務報銷數(shù)據(jù)管理工作流程相比，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫的存儲容量大，存儲方式更加便捷，受到了各個企業(yè)的青睞，逐漸成為了新時期的財務報銷工作的主要形式。在具體的信息化管理工作中，相關工作人員還需要統(tǒng)一報銷數(shù)據(jù)的存儲格式，以此來為后續(xù)的報銷工作提供便利。

（三）數(shù)據(jù)的審核分析工作

基于我國科技信息技術的發(fā)展進步，工作人員可以利用信息技術實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的自動化、智能化管理，減輕自身的工作壓力，提高管理工作的水平。這項操作對員工的操作能力要求比較高，需要提前設定相應的工作程序對電子財務報銷票據(jù)進行審核。首先，對報銷項目及報銷人的相關基礎信息進行分析，避免出現(xiàn)重復報銷的情況，從而充分保障報銷工作的合理性。其次，管理人員可以按照時間的先后順序進行排列，依次審核，保證數(shù)據(jù)審核工作的科學性和合理性。在這個環(huán)節(jié)當中，企業(yè)還需要設置內部的監(jiān)督管理機制，對員工的操作行為及網(wǎng)絡運行安全等問題進行科學的管理，這還應當結合國家相關管理條例進行設置。這是保障財務報銷工作順利開展的必要前提，需要相關企業(yè)引起重視。

（四）同意報銷或駁回申請

在上述流程全部完成之后，企業(yè)財務部門的管理人員就可以結合內部的管理標準分辨出該報銷數(shù)據(jù)是否合格，批復審核完成的票據(jù)數(shù)據(jù)，將相應的資金打入員工的個人銀行賬號當中。對于不合格的數(shù)據(jù)，需要標明不合格的原因，讓員工重新準備相應的報銷憑證。如果發(fā)現(xiàn)有造假行為，應當對相關員工進行嚴厲的懲罰，以此來營造和諧的內部工作氛圍，促進企業(yè)經濟的可持續(xù)健康發(fā)展。同時，企業(yè)還應當保證相關管理人員具有創(chuàng)新意識及能力。能夠結合信息技術手段不斷總結實際的工作經驗，明確現(xiàn)階段財務報銷流程的運行情況，掌握信息化管理模式的發(fā)展方向，有針對性的研究相應的優(yōu)化對策，從而保證財務報銷流程的規(guī)范性。

三、結論

企業(yè)應當意識到信息技術的應用優(yōu)勢，結合目前財務報銷流程當中存在的數(shù)據(jù)真實性問題、員工工作能力及工作效率的問題進行分析，制定科學的工作方案，明確財務報銷工作的優(yōu)化方向。然后對原有紙質票據(jù)進行信息化處理，統(tǒng)一電子票據(jù)的格式，對數(shù)據(jù)信息進行分類管理，并建立健全的監(jiān)督管理機制。保證審核工作的科學性，從而充分發(fā)揮信息化管理模式的應用優(yōu)勢，規(guī)范財務報銷工作的流程，全面保障企業(yè)的經濟利益。