淺談ERP環境下化工企業的內部控制

黃渥

（江蘇好收成韋恩農化股份有限公司，江蘇 啟東 226221）

一、ERP系統對內部控制的作用分析

ERP系統作為向企業及員工提供決策手段的管理系統，其能有效整合企業的各項資源，實現資源的優化配置。當前H企業主要利用金蝶ERP軟件實施內部控制管理，其內控模塊主要包括風險評估、控制活動、信息與溝通、內控評價四個子模塊。

（一）風險評估模塊

金蝶ERP系統中的風險評估模塊對內部控制的作用主要體現在提供企業目標管理、風險事件庫、風險事件指標分析、風險坐標圖、風險指標管理、風險預警分析等功能。內控管理中，企業可結合系統中的目標管理模塊，設定戰略目標，并借助風險管理模塊設定風險管理目標，加強其與戰略目標、KPI的關聯，據此建立相應的風險指標，以便對日常的業務進行風險的預警。同時為企業提供風險矩陣平臺，系統預設常用風險等[1]。

（二）控制活動模塊

控制活動是內部控制體系中最為關鍵的組成部分，當前控制活動已貫穿在金蝶ERP軟件的系統控制參數、權限設置、預算控制、流程控制、信用控制、價格控制等模塊和流程中，并提供了“流程管理”和“控制矩陣”兩個中心功能，以幫助企業對內控目標及流程進行風險控制。其具體功能為：系統將所有風險控制點以報告形式輸出，為企業內控管理者提供企業整體風險認識，有利于管控者判斷當前的內控力度、效果以及該如何改進。

（三）信息與溝通模塊

企業的信息與溝通主要體現在內部溝通與外部交流。其中內部溝通主要為管理層的意圖能傳達至各層級員工，以使員工獲得清晰的指令，確保工作質量。同時企業需為員工設置向上傳遞信息的途徑，使管理層和決策層及時了解基層的重要信息。企業外部信息交流指企業能順利與客戶、合作伙伴、監管機構、股東等聯絡方進行溝通。而ERP系統為企業搭建了消息、郵件、短信等豐富的溝通渠道，協助企業建立舉報投訴機制，設置舉報專線，滿足了企業內控規范的需要。

（四）內控評價模塊

企業對內部控制建設實施情況進行監控檢查，以確保內部控制體系的正常運行，這其中其監督手段包括日常評價和專項評價，且評價的手段多為內部控制的檢查（測試）和評價，當發現內部控制存在缺陷時，針對缺陷提出整改方案，盡快落實改進。當前系統中內控評價模塊的主要功能是協助好內審工作，為其提供詳細豐富的審計線索以及豐富的內控報告。

二、ERP環境下化工企業的內部控制缺陷

（一）系統軟件不穩定

ERP系統在為H公司提供軟件的基本功能模塊之外，公司還結合化學農藥生產行業、生物農藥和生物肥料產業的特點、市場環境、業務流程等對個別基本模塊進行個性化開發，這一操作雖提高了ERP系統的針對性，但也增加了軟件運作的不穩定性，業務流程、財務基礎數據收集等較之前略復雜，且企業后期還需定期或不定期進行系統維護與更新，增加了系統維護成本。

（二）數據傳遞不安全

ERP環境下H公司的數據傳遞安全性問題也逐漸突顯。ERP系統作為集企業物流、人流、財流和信息流于一體的管理軟件，其涵蓋了企業運營的所有數據，系統的數據共享在加強各部門信息溝通的同時也降低了其數據安全性，系統容易因受到計算機病毒、黑客攻擊、系統故障等因素影響，出現各項數據丟失、外泄等問題。同時雖然企業擁有自己的研發團隊、設備及產品等，但權限分配中若員工及部門的操作權限分配不當，也會加大企業重要信息外泄風險。

（三）業務流程不規范

作為主營化學農藥生產的現代農業服務企業，H企業的業務流程主要包括采購管理、銷售管理、進口管理、出口管理、倉存管理、質量管理、存貨核算管理、應收應付款管理、固定資產管理、成本管理、生產管理、人力資源管理等。在日常管理中，由于各管理系統與ERP系統的數據接口存在差異，未實現無縫銜接，導致相關數據無法實時傳輸到ERP系統。例如，物流控制中地磅管理系統與ERP系統的對接存在差異，原材料的劑量數據不能及時傳輸至系統中，需由供應、計量、財務等部門人員通過其他平臺整合數據，之后再導入系統中，這一操作在一定程度上增加了相關人員的工作量，人工的參與也降低了數據的精準度，同時也加大了財務內部控制難度[2]。

三、ERP環境下化工企業優化內部控制建議

（一）強化系統安全性

在新時期，企業要進一步強化ERP系統的建設，就要設置完善的ERP系統運行使用管理制度，設定運行運維組和業務使用組，明確各崗位的職責與權限。通過構建專業的技術研發團隊，并定期組織團隊開展專業培訓，可提高團隊系統維護能力，提升ERP系統安全防護網等級。同時ERP的信息系統也存在風險，對此企業還需加強信息系統風險評估，依照相關制度管理規范信息系統的風險防控流程。如每日定期巡檢信息安全防護系統，實施風險評估，設置風險控制點，制定風險應對策略，以規避風險，保證系統的穩定性。針對重要數據，企業可設置云備份功能，設定數據自動保存時間，確保系統能及時將相關數據自動備份至云盤中，并對備份信息進行加密處理。此外結合企業組織架構、部門崗位職責等科學分配各部門員工的管理及操作權限。針對系統的個性化部分，技術團隊要加強對系統的實時維護與追蹤，以及時修補系統漏洞，確保企業系統數據的安全性。

（二）完善內控管理體系

在財務管理信息化建設中，H企業要構建系統的內控體系，完善企業的組織架構，制定崗位責任制和崗位分離制度，設置基礎管理機制，健全監督制度。

當前系統中存在一個部門人員共用幾個賬號現象，工作職責劃分不明確，發現問題時由于沒有設置責任主體容易出現互相推諉現象。對此，企業要落實崗位責任制，加強與上級主管部門的協作能力，明確各崗位職員的操作權限與職責，設定責任主體，避免徇私舞弊現象的出現。同時設置完善的預算管理機制及內部審計監督制度。一方面，企業需實現對系統內各項計劃及費用的全面預算，以實時監督控制預算目標的執行情況。另一方面，設置專門的內部審計部門，聘請專業審計人員利用ERP系統對業務流程進行科學評價與檢驗，并檢測軟件系統的可靠性，確保內控管理的有效落實。

（三）規范企業業務流程

在業務流程管理中，H企業要將財務會計、供應鏈、庫存管理、成本管控、生產管理等業務整合納入ERP系統內。在采購管理中，企業要優化系統內的采購流程，采購部要結合傳統的以銷定產模式將化學農藥、生物農藥和生物肥料等市場的未來價格波動趨勢和客戶需求相整合，自主購置一定規模的安全庫存量，以減少外部環境其對企業供貨、生產價格等的影響；在庫存管理中，完善企業歷年產品庫存數據，提高產品入庫、出庫等操作流程的標準化管理,如引入二維碼管理系統，通過掃碼，完成出入庫，以確保出入庫的及時性和準確性；在物流控制中，健全產品出廠、運輸、物流倉庫、港口裝貨等物流過程信息，以準確反映企業庫存情況；在應收應付管理中，付款時企業要審核采購合同、發票、訂單、入庫單、收貨憑證等材料，核對ERP系統中自動生成排款表與原始憑證各項信息的一致性，經審核無誤后方可進入付款操作，收款時，企業需在ERP系統內提前設定超期預警表，以及時追蹤超期賬款[3]。

（四）優化系統風險管控

在ERP系統的風險防控管理中，企業要以項目活動為單位，實施事前預防、事中控制與事后處理，包括系統的預算控制，操作權限分配控制，責任歸屬控制，單據審批流向控制，操作痕跡控制，數據審計控制，數據風險評估控制等。同時企業要在系統內設置風險控制關鍵點，構建風險自動檢測模型，在業務活動中收集風險數據，依據數據生成風險評估報告，必要時可聘請專業評估機構對企業業務活動、市場環境等進行全面評估，依據評估結果設置內控評價指標，建立科學的內控評價體系。生產經營中ERP系統依據評價指標對業務活動進行分析，精準找出其潛在風險，并調整風險防控策略，以提高企業風險應對能力。

四、結束語

綜上所述，ERP系統應用中我國化工企業的內部控制管理仍存在部分問題，對此，化工企業需優化系統建設，強化系統安全性，完善內控管理體系，設置風險控制節點，將各業務整合至系統內，以科學實施內部控制。