高校辦公室文秘與檔案管理的緊密聯系淺析

趙丹

摘 ? 要：辦公室文秘工作主要負責辦公室的日常行政事務以及起草各種文件、傳達上級的命令、做會議記錄等，而檔案管理工作則是負責各類檔案信息的管理，二者雖然工作名稱不同，但是工作內容卻是密不可分的，如果把二者有機的結合在一起，不管是文秘工作還是檔案管理工作都會取得更好的工作效率。本文就高校辦公室文秘工作和檔案管理工作的緊密聯系做了深入的研究和分析，為提高二者的工作效率提供了堅實的理論基礎。

關鍵詞：高校辦公室文秘 ?檔案管理 ?緊密聯系

中圖分類號：G250 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）08（a）-0155-02

在高校，檔案管理工作和文秘工作是一個有機的整體，檔案管理工作不僅是文秘工作的根基，還是文秘工作內容的延續，通過檔案管理工作可以看到文秘工作的成效，通過文秘工作的結果可以完成對檔案信息的搜集，檔案管理工作可以保證文秘工作的順利進行，所以，把檔案管理工作和文秘工作有機的結合在一起，不但提高了文秘工作的效率，還確保了檔案管理內容的質量。

1 ?高校辦公室文秘和檔案管理的關系

1.1 檔案管理工作是文秘工作的延續

高校辦公室是高校中非常重要的一個部門，它不僅負責收集各類信息和文檔，還負責傳達學校的各項安排和工作，關于學校的各類信息都會匯聚在學校辦公室，然后再通過檔案管理工作對這些信息和檔案進行整理、分類和管理，方便信息的查找工作。所以說，檔案管理工作也是辦公室文秘工作的一個延續。不管是高校的教學，還是高校的研究和決策，都需要用文檔的方式記錄下來并保存到學校的歷史檔案中，這也是檔案管理工作的內容之一。而辦公室文秘工作中的檔案管理還需要負責文件真偽的鑒定和歸檔工作。

1.2 文秘工作可以確保檔案管理的質量

高校中，高校辦公室不僅僅負責管理學校相關的信息、資料、研究以及決策等內容，它還負責起草、審核和印發一些公文，審核各部門擬定的以學校或是學校領導名義發布的各類文稿，以及組織起草學校全局性的重要材料。除此之外，上級部門給下級部門下發的文書或指令也是通過辦公室傳達和管理的，而且重要活動中學校領導的演講資料和記錄也是保存在高校辦公室的。由此可看出，高校辦公室在高校中充當著非常重要的角色。高校檔案管理工作的主要內容就是高校辦公室里的這些文件、資料和記錄，文秘工作人員把這些文件、資料和記錄進行歸納、分類和管理，最終建立成檔案，而檔案文書的質量是由文秘工作的質量決定的。

1.3 文秘工作為檔案管理提供高質量文書檔案

高質量的辦公室文秘工作可以為高質量的檔案文書管理工作提供可靠的保障。因為高校辦公室也負責高校重要文件、公文、決策的起草、審核和印發，所以高校辦公室的文秘工作人員也需要去查看相應的檔案文書。故而檔案管理人員應該吸取辦公室文秘工作人員的建議這樣不僅滿足了辦公室文秘工作人員的工作需求，還可以提高檔案管理工作的工作效率，提高檔案文書的使用率，發揮出檔案管理的真正意義。

2 ?對接檔案工作和文書工作出現的問題

2.1 文書人員缺乏歸檔意識

高校辦公室是高校中非常重要的一個部門，所以高校辦公室的工作人員不但工作內容多、繁雜，而且他們受到的壓力也非常大。高校辦公室的文書不僅需要一定的時效性，還必須具有一定的靈活性，由于高校辦公室工作內容的繁重，很多辦公室的文書工作人員都兼職著檔案管理的工作，因為辦公室文書人員的精力有限，再加上文書工作人員沒有專業的檔案管理知識，對于檔案的性質、種類分辨不清，不能正確的分類、辨別檔案，缺乏檔案管理意識，所以就造成了檔案的疏漏、錯誤、雜亂等情況。

2.2 辦公自動化的應用不熟練

因為傳統的辦公模式已經深入每一位文秘工作人員的內心，所以自動化辦公模式的引用和發展勢必會受到一些阻礙，這主要是因為一方面人們對于傳統的辦公模式很難轉變，另一方面對于自動化辦公模式的技術還不是很熟悉。處于新舊辦公模式交替的檔案管理工作勢必會出現這樣那樣的問題，比如：一些檔案是紙質版的，一些檔案是紙質版與電子版都存在的，對于兩種形式都存在的檔案管理起來具有一定的難度，它們在審批、歸類、管理過程中會出現新舊辦公模式交替的形式，致使每一種辦公方式下的檔案都是殘缺的，所以檔案出現錯誤、疏漏的情況也會增加。

2.3 對材料的歸檔缺少完整性

造成歸檔材料殘缺的主要原因有兩點，分別是：（1）處于新舊辦公模式交替過程中，一些檔案只存在紙質的簽發稿，一些檔案則是只有定稿，卻沒有原稿或是修改稿，而依照檔案文書的存檔要求，檔案文書的原始稿和修改稿都必須進行存檔處理，原始稿上一般都會存在領導修改過的記錄，這也是定稿的根據，也是最具保存意義的，所以缺少了原始稿和修改稿就會造成歸檔材料的缺失;（2）文書印發以后沒有及時地進行登記處理，所以文書的編號就會出現重號、漏號的現象，這樣一來，不僅給檔案的歸檔工作帶來了難度，還降低了檔案文書的質量。

3 ?完善對接檔案工作和文書工作出現問題的對策

3.1 強化工作人員的思想意識

要想把辦公室文書工作和檔案管理工作有機的結合在一起，第一應該先增強辦公室文書工作人員和檔案管理工作人員的檔案管理意識以及自身的責任感和使命感。辦公室的文件和資料是檔案管理的主體，辦公室的文書工作人員是檔案管理的主要工作者。檔案是歷史的一種再現，它不但把歷史完美記錄下來了，人們還可以通過檔案了解歷史，所以辦公室的文書工作者必須明白檔案的重要性和真正意義。

3.2 強化文檔一體化管理

文檔一體化管理是從文件生成、辦理到檔案管理的全過程管理。隨著互聯網的普及，高校辦公也朝著自動化處理模式發展，學校的各個部門會形成一個完整的網絡系統，把學校的所有檔案、資料進行統一的管理。文檔一體化管理保證了文件內容的完整性和一致性。文檔一體化的順利實施和辦公室文秘工作人員、檔案管理工作人員的努力是分不開的。目前，在高校中，他們會通過互聯網絡建立一個數據檔案庫和局域網，學校各部門可以通過局域網查看學校的數據檔案庫，也可以在學校的網站上發布一些信息、公文等，方便檔案利用者使用。而在學校網站上發布的信息、公文都是經過學校辦公室審核、確認以后才發布的，然后再把相應的信息整理、歸類，形成檔案，所以必須增強辦公室文秘工作人員和檔案管理工作人員的文檔一體化管理意識。

3.3 強化對融通工作制度的管理

辦公室文秘工作和檔案管理工作是緊密相關的，所以它們的工作制度也應該有機的結合起來，這樣也能有效的提高檔案管理的效率。目前，在許多高校中秘書部門和檔案管理部門雖然都隸屬于同一個部門，但是它們是兩個獨立的個體，所以在實際的工作中難免會出現理解錯誤、沒及時溝通的情況，所以檔案管理的質量普遍都不是很高，而且檔案也保存的不完整，故而文秘使用起來也困難重重，查閱非常不方便。所以應該把文秘工作和檔案管理工作有機的結合在一起，共同創建一個管理工作制度，以此來確保檔案的完整性和有效性。

總而言之，檔案管理工作不但是辦公室文秘工作的基礎，還是辦公室文秘工作的延續，同時，檔案管理工作還是文秘工作成效的表現。辦公室文秘工作和檔案管理工作雖然二者名稱不同，但是它們的工作內容卻是息息相關的，不管是哪一方出現誤差都會影響另一方的工作效率，所以必須同時提高它們的管理意識和管理歸類技術，才能有效的提升二者的工作效率，把二者有機的結合在一起，才能更好地為高校辦公室工作服務。

參考文獻

[1] 趙曉勇.淺談熱電廠辦公室文秘和檔案管理的緊密聯系[J].辦公室業務，2018（10）：96.

[2] 阮靚.高校辦公室文秘與檔案管理的緊密聯系淺析[J].辦公室業務，2017（18）：86.

[3] 姜玲玲.高校辦公室文秘與檔案管理的緊密型探析[J].辦公室業務，2016（1）：110.