淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革

謝迎杰

（秦皇島市北戴河區人力資源和社會保障局，河北 秦皇島 066100）

檔案管理工作流程復雜，包括收集信息、整理信息、鑒別信息等環節，為單位的日后發展提供參考。隨著互聯網技術的發展和普及，傳統的檔案管理模式已無法滿足事業單位的發展要求，這就要求結合時代特征，革新檔案管理模式，以此提高事業單位的資源利用率，推動事業單位可持續發展。

一、事業單位檔案管理改革的意義

（一）打破傳統檔案管理工作的束縛

在互聯網技術不斷發展的背景下，其憑借諸多優勢進入人們的生活和工作。為順應現代社會的發展趨勢，事業單位的檔案管理工作也要進行改革，打破傳統工作的束縛。現如今，很多單位都已認識到互聯網的重要性，開始將信息技術用于檔案管理工作中，實現信息化的管理目標。隨著互聯網、大數據處理的普及，檔案管理工作得以完善，進一步體現了先進技術對檔案管理改革的重要影響[1]。

（二）提高各部門的工作效率

在檔案管理工作中融入共享服務器、終端電腦、電子數據系統、內部數據庫等技術，建立科學、完善的信息管理體系，借助信息平臺記錄、分類、整合單位的工作信息，能夠減輕工作壓力，提高工作效率。檔案管理部門的工作人員，掌握著豐富的信息資源，在信息平臺的構建過程中，需要將其作為重點，這對于提高各部門的工作質量，推動事業單位變革具有重要作用。

（三）規范檔案管理工作

在事業單位的經營發展中，需要對大量的數據信息進行分析和整理，為各項工作的開展提供支持。受傳統檔案管理模式影響，需要相關人員進入檔案室，按分類查找資料，并分析和整理，增加員工的工作壓力，降低工作效率[2]。事業單位的信息量大，且具備流動性，使得傳統的管理模式無法滿足單位需求。將管理模式、信息技術結合在一起，構建信息化平臺，在線搜索數據資源，不但能夠節約工作時間，還能提高工作效率。對于傳統管理工作所出現的問題，現代化管理模式的應用，可減少工作疏漏，規范管理流程，為事業單位的健康發展奠定基礎。

二、新形勢下事業單位檔案管理的改革策略

（一）完善檔案管理流程

檔案管理流程的完善，是指對檔案管理業務流程的重新構建，分析每個環節的工作情況，發現存在的問題，并制定有效的措施進行解決。新形勢下，事業單位檔案管理的要求是從本質上革新，因此檔案管理業務流程也要從本質上改革，具體表現為：（1）優化業務流程，完善各部門的業務銜接流程，理清各部門的業務關系，動員全體員工參與到檔案管理工作中。審核檔案管理流程，比如檔案錄入、維護、編排、監管等，科學規劃每個環節。（2）規范業務流程標準，規定檔案管理體系，基于檔案管理的具體情況和要求，對各項資源和職責進行科學的分配，明確每位員工的職責和崗位范圍，將長遠發展理念引入管理流程的制定中。

（二）加強工作人員的培訓

首先，使單位員工認識到檔案管理改革的重要性。其次，邀請專業人員開展交流會、講座，提高工作人員的技能水平、工作能力，為事業單位各項工作的開展奠定基礎[3]。同時，重視員工綜合素質的提升，使其了解到自身水平對單位發展的重要性，從而端正態度，提高工作質量，切實為單位的發展貢獻力量。在事業單位的發展過程中，要結合單位的經營現狀、發展方向，不斷培訓、開發和檔案管理相關的專業人才，提升工作人員的技術水平。嚴格考核、篩選工作人員，提高檔案管理質量。

（三）改善檔案管理工作環境

由于檔案管理工作未直接涉及單位效益和未來發展，導致相關人員不夠重視此類工作。對于搜集到的數據資源，也沒有獨立的檔案庫存放。即便個別單位設置了檔案庫，但是由于環境惡劣，無法調動員工的工作主動性，降低工作效率。對此，需要重視檔案管理工作環境的改善，配置與之相匹配的設施。合理使用信息技術，確保檔案管理工作的規范化、安全性。另一方面，還能減輕工作人員的工作壓力，提高數據資源的分析效率，實現改革檔案管理的最終目標。

（四）拓展檔案管理服務能力

首先，拓展檔案管理服務功能，以往的檔案管理工作只是對信息進行查看和檢索。在信息技術不斷發展的背景下，其服務功能要利用信息技術拓展，按類別分類和篩選，為檔案使用者提供更多的優質服務。在檔案管理工作的開展中，還要增設其他的功能，例如根據數據提供檔案信息，設置高級檢索，便于檔案使用者更快、更精準的獲得信息。其次，拓展檔案管理的服務內容，以往的檔案管理服務是等待使用者自己查閱和調用，提供的只是數據倉庫。而新型的檔案管理服務模式，應轉變被動服務的理念，逐漸向主動服務方向發展。

（五）構建網絡信息平臺

檔案管理改革的重要內容是，構建網絡信息平臺，充分利用互聯網技術，這對檔案管理工作的方式、流程等方面，產生著重要影響。通過采用先進的管理理念、規范的管理原則，為單位檔案管理工作的改革提供參考[4]。根據事業單位的具體情況，構建合適的網絡信息平臺，整合檔案管理內容，收集相關信息，充分發揮檔案管理工作的實用價值。另一方面，數據信息的收集，還能加強各部門的交流，提高檔案管理效率，實現網絡信息平臺的最大化價值。

三、小結

綜上所述，新形勢下事業單位檔案管理的改革，在打破傳統模式局限、提高工作效率上具有重要作用。具體工作中，完善檔案管理流程，加強工作人員培訓，拓展檔案管理服務能力、改善工作環境、構建網絡信息平臺，不但能提高相關人員的工作意識，激發員工的工作熱情，還能提高檔案管理工作質量，提升事業單位的競爭實力。