淺談企業如何規范合同管理及防范風險

文/董利平，重慶弛源化工有限公司

1 合同管理在企業管理中的重要性

合同管理是企業在市場競爭條件下取得優勝的重要環節，企業內部管控是以管理制度為基礎，以防范風險、有效監管為目的，通過建立全過程控制體系、描述關鍵控制點和以流程形式直觀表達由生產運行業務過程而形成的管理規范。在具體的企業內部管理過程中可通過對整體發展規劃的控制管理及整體經營分析的預先評估，保障企業生產過程的順利進行。而合同管理是內控制度中重要的一個環節，其通過對企業內外部生產經營環境的變化進行有效分析，結合相關合同信息，為內部管理的優化提供有利的依據，便于整體企業內部管理模式的優化。

2 合同的審核

在合同管理中企業審核人應當對合同文本的合法性、經濟性、可行性和嚴密性進行重點審核，關注合同的主體、內容和形式是否合法，合同內容是否符合企業的經濟利益，對當事人是否具有履約能力，合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等。企業必須要建立會審制度，對影響重大或法律關系復雜的合同文本，組織財會部門、審計部門、法務部門、業務關聯的相關部門進行審核，主要對方當事人是否具有簽約主體資格；是否各方談判、協商的意見一致；是否違反集團公司的規章制度；是否超越權限；合同約定內容是否完備；合同條款之間是否沖突；合同表述是否準確有無歧義等內容重點審查。企業內部各相關部門應當認真履行職責。慎重對待審核意見，認真分析研究，慎重對待，對審核意見準確無誤的加以記錄，必要時對合同條款作出修改并再次提交審核。

3 合同的談判

企業要充分考慮在合同實施過程中可能發生的種種情況，對合同全過程進行風險分析，并設計好相應對策、在合同中予以體現，對對方提出的不利條款，應堅持原則，取得對方的理解，盡量將風險轉移。在談判前要收集對方的資料，充分熟悉談判方的情況，做到知己知彼，深度考察企業的真實意圖，以便在合同談判中取得有利地位。要重點關注合同的核心內容、條款、支付方式和細節，具體應包括合同標的的數量、質量和技術標準，合同價格的確定方式和支付方式，履約期限和方式，違約責任和爭議的解決、合同變更和解除等，合同的每項條款都應仔細斟酌。

4 合同的訂立

合同簽訂前，合同承辦單位（部門）應對合同相對方的資質、履約能力進行調查，如有必要，可以聘請中介機構進行盡職調查。調查內容包括：合同相對方是否具有訂立合同主體資格；合同相對方相關資質、授權委托手續是否完備齊全；合同主體的資信和履約能力，包括當事人是否具備履行合同所必備的人力、物力、財力，如經營狀況、資金狀況、債權債務狀況、貨源情況、技術條件、加工能力、商業信譽等；根據合同性質需要調查的其他內容。合同文本內容應包括：當事人名稱、住所、法定代表人姓名及職務、聯系方式；標的名稱、型號、規格等；數量和質量，包括適用規范、質量標準和驗收方式等；價款或酬金、單價、計價方式；履行的期限、地點和方式；合同各方的權利、義務；合同條款的解釋；保密條款、違約責任；合同爭議的解決方法；合同訂立的時間、地點；根據法律規定或合同性質應當具備的其他條款。對數量、質量、履行期限和方式等有特殊要求的，應當在合同中予以特別明確。

5 合同的履行和結算

合同的履行和結算是問題的高發階段，合同履行環節未能對合同進行持續跟蹤管理監督，導致未能對對方合同履行情況進行有效控制，比如未按期發貨、發貨產品規格不符、運輸途中的損失等均會影響合同的正常履行，進而影響公司的正常生產經營及資產安全。

在合同實施前進行合同交底，使全體管理人員都對合同有一個全面、完整地理解和認識，對風險點及薄弱環節制定相應的控制措施，在合同實施過程中利用好對自己有利的條款，規避自己不利的條款。管理部門應建立合同分類臺賬，制定詳細的履行計劃，嚴格按合同約定付款及催收到期欠款。對合同對方的合同履行情況實施有效監控，若發現有經營狀況嚴重惡化、轉移財產抽逃資金、喪失信譽、故意違約的情況應及時書面上報公司，并采取有效措施。禁止未簽合同而先履行，必須應簽訂書面合同而雙方未簽訂的，應當立即補簽合同，作為結算、付款索賠的依據。對印章的保存和使用應實行專人專管，建立起科學合理的用印審批制度并做好記錄。

6 合同的變更及解除

合同變更應當簽訂書面協議。對合同做出實質性變更（指已生效合同中的標的、數量、質量、價款和報酬、履行期限、地點、違約責任、爭議解決方式等條款發生變化，以及合同發生全部或部分轉讓的情形）的，應當履行合同審查審批手續；對方因不可抗力致使合同無法履行或履行已無任何意義，提出書面解除合同要求時，應立即中止合同的履行，并要求對方提供有關證明文件。

7 加強企業合同管理人員的培訓

因此，加強電力企業合同管理人員的培訓，讓相關人員具備嚴謹的態度和強烈的責任意識，具備良好的敬業精神。在電力企業發展中，只有企業員工具備了一定的法律意識，才能在簽訂合同時避免各種合同風險問題的發生。因此，企業相關領導應該定期對內部員工進行電力企業合同管理方面的培訓，在培訓過程中最好結合企業在合同管理中存在的實際問題認真分析

總之，合同管理對企業來說非常重要，企業必須樹立正確的風險防范意識，在合同簽訂前要將合同條款逐條吃透，條款明確且嚴謹，在一定程度上降低了法律上的風險，降低甚至避免企業的經濟損失。考慮風險預備費用，在執行中采取技術、經濟和組織措施制定風險對策，規避風險并加以索賠管理，有效維護企業自身的合法權益，以取得良好的經濟效益和社會效益。