煤炭企業人事檔案管理工作的問題和對策探討

李雪

華亭煤業集團公司東峽煤礦人力資源科 甘肅華亭 744100

隨著我國經濟的飛速發展，市場競爭日益激烈，人力資源管理是煤炭企業管理的重要組成部分，決定著煤炭企業的前途命運。然而，煤炭企業的競爭歸根到底是人才的競爭，加強煤炭企業人力資源管理是促進煤炭企業健康、可持續發展的重要保障。人事檔案真實地記錄著各類人才的學歷、政治面貌、個人簡歷、職務晉升等信息，反映著煤炭企業員工的綜合素質，對于選拔與培養優秀的煤炭企業管理人才具有十分重要的意義。因此，本人從煤炭企業人事檔案管理中存在的問題著手，就如何創新煤炭企業人事檔案管理，更好適應煤炭企業管理要求、服務煤炭企業發展，提幾點建議和措施。

1 煤炭企業人事檔案管理工作存在的問題

1.1 煤炭企業人事檔案管理工作意識不強

目前，部分煤炭企業領導沒有充分認識到人事檔案管理的重要性，檔案管理人員更換頻繁，甚至沒有專門人員管理檔案，導致人事檔案管理工作混亂，出現了很多疏漏。比如：有的煤炭企業發生了員工出生年月、參加工作時間、工作調動等檔案信息填寫錯誤，檔案損毀或遺失現象。嚴重影響了煤炭企業職工的工資、福利、工齡接續、辦理養老保險退休手續等諸多事宜[1]。有些檔案工作人員責任意識不強，對于檔案重要性的認識比較淡薄，認為只要不是自己的檔案，出現點差錯無關緊要，在檔案管理過程中粗心大意、漫不經心，在檔案信息錄入過程中丟三落四、產生了千奇百怪的錯誤，直接導致了煤炭企業人事檔案管理工作的質量落后，利用效率低。

1.2 煤炭企業人事檔案管理制度不健全

隨著社會經濟的發展，過去的人事管理工作制度很難適應現代煤炭企業人力資源管理要求，可是，相當一部分煤炭企業部門仍沿襲以往的檔案管理模式，導致人事檔案管理質量低下。例如，有的煤炭企業管理體制落后，員工們責任不明確，管理制度不健全，導致了在開展人事檔案管理工作中出現問題無人負責，且不追究責任的現象[2]。

1.3 煤炭企業人事檔案管理方法和手段落后

目前，有些煤炭企業越來越重視人事檔案管理信息化建設，配備了計算機作為數據庫，用來存儲和簡單檢索，但是，缺乏懂檔案掌握數字化處理技術的專業管理人員，檔案信息量不足，實用性差，致使人事檔案管理滯后于人力資源管理。況且，還有大部分煤炭企業人事檔案管理工作仍處于只注重于利用，進行簡單的收集、分類管理、利用等工作，采用手工操作為主，管理方法陳舊，效率低下，嚴重地阻礙了煤炭企業人事檔案管理水平的提高。

2 創新煤炭企業人事檔案管理的措施

2.1 增強煤炭企業人事檔案管理工作的意識

煤炭企業領導高度重視檔案管理工作是做好人事檔案管理工作的前提，只有領導充分認識煤炭企業人事檔案管理的重要性，意識到人事檔案的價值，才能在人、財、物上對人事檔案工作給予必要的投入，才能使涉及人事檔案歸檔的部門積極支持配合這項工作，從而調動檔案管理人員的積極性，發揮其潛能，以提高其責任意識，更好地做好人事檔案歸檔材料的收集、鑒定、整理、利用等工作，另外，檔案管理人員及時向領導匯報工作計劃、開展情況以及在人事檔案管理工作中遇到的問題、檔案利用效果等，領導才能對人事檔案工作有全面了解，把人事檔案工作列入工作議程。有計劃、有步驟、有考核地進行，從而使人事檔案管理工作更加高效有序地開展[3]。

2.2 構建完善的煤炭企業人事檔案管理制度

煤炭企業要建立完善的人力資源管理體系，就要走制度化、標準化、合理化的道路，引入現代化的管理理念。要想使煤炭企業人事檔案管理工作更好地適應煤炭企業發展要求，就要建立起一套完善的與煤炭企業管理相匹配的人事檔案管理制度。認真執行，明確人事檔案的部門職責和管理范圍，制定檔案收集、鑒定、整理、歸檔、管理和利用等流程，嚴格監管。要想做到煤炭企業員工的人事檔案齊全完整，信息真實準確，在職工錄用、調出、調入、職稱晉升、調整工資等過程中就要將相關材料收集齊全，鑒定準確，整理、歸檔及時，完善煤炭企業員工人事檔案管理信息，內容涵蓋個人學歷（簡歷）、家庭情況、社會關系、政治面貌、從事工種、技能培訓、勞動合同、崗位變動、薪酬待遇、獎懲等[4]。

2.3 創新煤炭企業人事檔案管理的方法和手段

為了實現煤炭企業人事檔案信息資源共享，最大限度地發揮人事檔案管理的實用價值，不斷促進煤炭企業人才合理流動、合理配置及使用，以防用人失察、用人失當、用人失誤等情況發生，改善煤炭企業人事管理部門工作繁瑣、效率低下、不能為領導及時提供所需要的人力資源管理信息的現狀，為科學選拔人才、建立良好的用人機制提供可行性的參考依據，創新煤炭企業人事檔案管理方法和手段。應用計算機和互聯網技術，安裝先進的軟硬件設備，通過數字化手段存儲信息，建立煤炭企業人事檔案數據庫及微機檢索系統，方便利用查詢，提高工作效率和人才信息的可靠程度，更有效而廣泛地在煤炭企業間實現人力資源共享，大大提高煤炭企業人事檔案的利用效率和服務水平[5]。

3 結語

綜上所述，對于煤炭企業長遠發展來講，加強人事檔案管理十分重要，其不但能夠保證人事檔案的實效性，還能提高煤炭企業整體工作效率。基于此，煤炭企業應加大人事檔案管理創新力度，讓其存在的價值在煤炭企業日后發展中發揮出最大化。