關(guān)于人事檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的 問題及優(yōu)化策略

文/劉興萍，長江瀘州航道局

1 人事檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題

1.1 標準化管理程度不足

人事檔案現(xiàn)代化管理過程中，標準化管理并沒有得到足夠的重視，甚至在部分人事檔案管理中，仍然存在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與現(xiàn)行信息化管理并存的現(xiàn)象。標準化管理沒有得到足夠重視，導致管理工作進行期間任務分配以及制度完善都不能達到預期標準，人事檔案管理工作任務也難以落實到具體的個人，面對人事檔案管理中存在的種種問題，重視程度不足直接導致基層檔案管理人員在執(zhí)行任務中存在相互推脫的現(xiàn)象。關(guān)鍵任務并不能直接落實在個人，檔案管理完成質(zhì)量也并不理想。人事檔案現(xiàn)代化管理是基于傳統(tǒng)管理體系基礎(chǔ)上進行的技術(shù)整合，人事檔案管理中工作人員過于依賴傳統(tǒng)工作經(jīng)驗，導致對現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)應用不徹底，引發(fā)一系列管理過程中的制度體系問題。

1.2 現(xiàn)代化建設(shè)投入不足

現(xiàn)代化建設(shè)投入不足主要表現(xiàn)在信息系統(tǒng)構(gòu)建中，軟件與硬件并不能保證先進程度。硬件設(shè)備使用過程中需要維護與更新，頻繁使用所造成的磨損會影響到人事檔案管理功能，由于現(xiàn)代化建設(shè)中的資金投入不足，導致大量硬件設(shè)備投入使用后并不能第一時間維護管理，應該設(shè)備逐漸出現(xiàn)磨損嚴重甚至故障的現(xiàn)象。針對這一問題信息化檔案管理系統(tǒng)使用過程中，也并沒有開展及時的設(shè)備更新?lián)Q置，信息化管理系統(tǒng)的軟件維護更新缺乏，現(xiàn)代化建設(shè)資金投入不足，不僅會影響到信息管理系統(tǒng)的功能體現(xiàn)。還會導致管理過程中，人事檔案由于管理模式混亂而出現(xiàn)丟失的問題。現(xiàn)在化建設(shè)投入需要持續(xù)進行，雖然當前人事檔案管理中，在初級也會投入信息系統(tǒng)建設(shè)資金，往往卻由于缺乏后續(xù)資金持續(xù)性支持，導致檔案管理系統(tǒng)工功能落后。

2 人事檔案現(xiàn)代化管理現(xiàn)存問題的優(yōu)化措施

2.1 將標準化建設(shè)作為前提

人事檔案全面落實現(xiàn)代化管理體系，首先需要將標準化建設(shè)作為前提，提升管理人員對現(xiàn)代化建設(shè)的重視程度。對傳統(tǒng)人事檔案管理模式全面更新，為現(xiàn)在化管理流程落實使用營造有利環(huán)境。標準化人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，需要配合嚴謹?shù)墓芾碇贫龋槍芾磉^程中可能會出現(xiàn)的問題，進行各個環(huán)節(jié)的約束。人事檔案管理建設(shè)中，還應該充分考慮管理系統(tǒng)與實際工作環(huán)境之間是否會存在沖突。對工作人員的工作態(tài)度進行轉(zhuǎn)變，以標準化人事檔案管理系統(tǒng)運行為前提，對現(xiàn)行人事檔案管理工作人員進行培訓。人事檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中，標準化建設(shè)還需要總結(jié)傳統(tǒng)管理經(jīng)驗，與現(xiàn)代化人事檔案管理環(huán)境相結(jié)合。對人事檔案管理中存在的問題第一時間解決，標準化建設(shè)后還需要投入持續(xù)監(jiān)管力量，確保標準化人事檔案管理系統(tǒng)能夠正常發(fā)揮使用功能。

2.2 加大信息管理建設(shè)投入

加強信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)性投入，定期對信息管理系統(tǒng)中的硬件設(shè)備進行維護，發(fā)現(xiàn)硬件設(shè)備磨損并且已經(jīng)超出安全使用范圍時，要及時對其維修以及更換，確保硬件設(shè)備使用功能能夠正常實現(xiàn)，并且在現(xiàn)今程度上能夠與現(xiàn)代化人事檔案管理需求相一致，在此基礎(chǔ)上，開展軟件管理系統(tǒng)更新維護，軟件管理系統(tǒng)建設(shè)并投入使用后，需要根據(jù)人事檔案管理對技術(shù)的需求及時更新，確保管理軟件在先進程度上能夠保持技術(shù)發(fā)展平均水平。信息化管理系統(tǒng)投入使用后，維護資金也需要進行專項管理，確保信息管理系統(tǒng)使用的任何階段，一旦產(chǎn)生問題，都能擁有足夠的資金支持用以解決。

2.3 開展專業(yè)人才培訓

信息管理系統(tǒng)建設(shè)中，還需要加強專業(yè)人才培訓，能夠?qū)π畔⒐芾硐到y(tǒng)進行合理的操作使用，并在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，第一時間解決。人才是提升人事檔案管理質(zhì)量的必要前提，加強專業(yè)人才培訓等同于為人事檔案標準化管理制度落實創(chuàng)造環(huán)境。關(guān)于人事檔案標準化管理中的現(xiàn)存問題，重點從以上三個方向加以解決，未來技術(shù)發(fā)展也將能夠得到進一步突破。針對目前檔案管理人員的缺陷，擬定適當?shù)呐囵B(yǎng)計劃與方案，重點放在提高檔案管理人才的技術(shù)知識和知識結(jié)構(gòu)等方面，保證其能夠充分快速地適應行業(yè)的發(fā)展需求。

3 結(jié)語

在科學技術(shù)水平快速發(fā)展的時代，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。但在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程中，只有充分了解認識到其發(fā)展中存在的問題，并根據(jù)工作實際需求采取相應的改進措施，才能更好地完善檔案管理現(xiàn)代化手段、加強檔案管理現(xiàn)代化、提高檔案管理質(zhì)量和工作效率。

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