關于提升企業檔案管理工作質量的思考

文/盧娟，貴州開磷磷石膏綜合利用有限公司

1 提升企業檔案管理工作質量的重要性

1.1 從企業檔案管理工作的實質出發，為企業發展保留依據

企業檔案管理工作其實就是對檔案上的信息進行管理，而檔案中包括了許多信息，這些信息有不同的載體，如文字材料、圖片材料、語音信息視頻材料等等，這些材料是企業生產經營和管理工作開展所存在的依據，是可以追溯的信息數據，同樣也是企業發展至今的依據。從企業檔案管理工作的實質出發，開展企業檔案管理工作則就是為企業保留這些依據，以支撐當前的工作形態，回顧企業的發展歷程。

1.2 從企業檔案管理工作的內容出發，為企業信息收集提供基礎

檔案從另外一個角度來看就是企業信息數據的匯聚地，開展檔案管理其實就是對信息進行管理。那么，如果從企業檔案管理工作的內容出發，開展企業檔案管理就能為企業信息收集提供基礎數據。簡單來說，企業能從檔案中獲取各種內容的信息，無論是生產方面還是管理方面的，而這些信息不僅能支撐企業進行科學決策。

1.3 從企業檔案管理工作的發展出發，是企業文化形成的整個過程

企業文化是企業開展各項工作的精神支撐，企業文化是長期形成的，而企業文化整個形成的物質體現則就是企業檔案。在這些檔案中，我們能看到企業愿景、企業精神、企業戰略、企業規劃以及以人為本的理念體現，同時企業內部也形成了一種凝聚力，這種凝聚力從某種角度來看就是企業文化，而整個企業文化的形成過程只能從檔案中表現出來。企業檔案管理工作是發展的，而在不斷發展中形成了企業文化，開展企業檔案管理工作實際上也就是企業文化形成的整個過程。

2 關于提升企業檔案管理工作質量的思考

2.1 建立健全檔案管理制度

企業建立健全檔案管理制度，完善管理體制，對檔案事業及企業的發展具有重要意義。因此，企業應結合實際情況，建立具有實際性、可操作性的檔案管理制度，使檔案管理工作有章可循，并在具體實施中不斷健全與完善。同時，本著標準化、規范化、現代化的企業檔案管理目標，對已有的檔案管理規章制度進行修訂與完善，明確本企業的檔案管理內容、范圍及方法，補充相關管理內容。

2.2 給予檔案管理工作足夠的重視與投入

為了規范檔案管理的工作，還需要加強對其重要性的認識，加大對檔案管理工作的投入，以此來保障檔案管理工作質量。檔案是需要時不時就要更新，添加新的內容，因此必須要詳細、真實、突出重點。并且還要對檔案資料進行歸納和整合，以此來為相關部門提供便捷。相關部門可以為檔案管理增添設備，提高工作人員的工作效率，工作人員也需要從多個角度來優化檔案管理工作，讓檔案的內容更加的詳細和真實，為檔案信息需求者提供數據上的參考。

2.3 提升人員綜合素質

檔案人員是開展檔案管理的主體，其工作能力和綜合素質與檔案管理規范化具有直接關系，因此，檔案部門需要給予管理團隊建設以高度重視，通過各種有效途徑，提升檔案人員的工作能力以及職業素質。首先，檔案部門在招聘人才的過程中，要進行嚴格的控制和審核，提升入職門檻要求，保證錄用人員具備較強的工作能力和職業素質，對檔案管理具有全面而詳盡的掌握和了解，并且具備一定的信息技術操作能力；其次，在信息時代下，檔案管理的手段和技術不斷更新變化，檔案部門要定期對現有檔案人員開展技能培訓，向其傳授行業前沿知識以及先進的管理理念，切實提升檔案人員的實際能力和管理水平；最后，檔案機構還要提升檔案人員的工薪待遇，給予其工作和生活方面的關心，調動其工作熱情和主動性。

2.4 提升計算機以及高新信息科技的應用效能

在逐步步入檔案管理規范化的進程中，關鍵應有效提升高新信息科技的實際應用效能，真正實現檔案管理的信息化。由此，各個行業以及企業應創設高效能的檔案信息管理機制，實際創設的過程中，既要結合自身實際，同時也應滿足發展特點，關鍵是要能夠適應檔案信息管理需求；可以合理參考并借鑒國外或者其他企業的成功經驗，通過自身的不斷摸索以及不斷實踐，確保其在經過不斷調試之后能夠充分滿足企業需求，切不可隨意敷衍，更不能流于形式，這樣既不能夠滿足當前檔案管理。

2.5 加強對相關人員的培訓力度

企業建設項目檔案管理質量的高低，不僅與企業檔案規章制度的完整度、檔案主管領導的思想觀念、檔案管理人員水平的優劣有著直接的關系，還與檔案組織者對檔案重視程度密切相關。針對企業個別領導、技術人員的檔案意識薄弱、檔案管理人員缺乏建設方面專業知識、施工單位重視工程質量與施工進度等現狀，首先應結合建設項目的特點，加大對項目管理部門、工程質量監督機構、項目設計及建設施工單位管理人員的培訓力度，并用法規、制度對項目建設檔案工作進行約束，增強責任意識及共識，使檔案管理人員業務能力得到不斷提升。

2.6 效開發檔案的利用價值

檔案管理工作之所以受不到足夠的重視，在很大程度上和檔案沒有發揮自己應有的價值有關。在傳統的思維條件下，檔案只用于記錄單位和個人的歷史經歷，所以檔案往往被擺放在檔案管理部門“睡大覺”，因此，要想激發大家對檔案的重視，就必須喚醒檔案，使檔案發揮自己應有的價值。從單位來講，一個單位的檔案記錄著該單位的歷史變遷，書寫著一個單位的榮辱歷程。單位應該站在現實社會的角度，充分把單位的檔案和現實生活緊密地結合起來，通過宣傳單位輝煌的歷史來激發單位員工的T作熱情。

總之，在企業管理中，檔案管理也是其中的一個不可忽視的組成部分。科學合理的檔案管理必須與時代同步，適應現代企業發展的需求，才能不斷地提升企業管理水平，起到帶動企業發展和促進社會進步的作用。

[1]劉淑華.關于檔案管理工作的探討[J].辦公室業務.2018(17).

[2]詹金容. 關于醫院宣傳檔案管理工作的思考[J]. 蘭臺內外. 2018(06).