基于財務共享服務中心的高校固定資產管理
——以Q大學為例

文/陳曉琳 王先鹿，青島理工大學

1 引言

固定資產作為保障高校日常教學及管理活動正常運轉的物質基礎，是高校發展的重要資源。近年來，隨著高校多城市、多校區辦學模式的流行，不僅占有使用了大量的高校資產資源，也加大了高校資產管理的難度，管理中的弊端日益顯現，難以適應高校改革突飛猛進的步伐。財務共享服務的興起，在國內外大型企業中取得了較好的應用，這也為高校資產管理變革開辟了一種全新的思路，本文將以Q大學為例，探討財務共享服務中心在高校固定資產管理中的流程設計及應用。

2 高校固定資產的范圍

總的來說，高校的固定資產大體劃分為五類，第一類是房屋建筑物，主要包括教學樓、實驗室、宿舍樓、圖書館、體育館、職工家屬樓等等；第二類是指相應的輔助設備，如教室配備的多媒體設施、桌椅，吊扇，宿舍的書桌、床柜，辦公室及圖書館的空調、桌椅等日常辦公及學習生活設備；第三類是指專用設備，主要是指實驗室專用的器材、電腦等設備及體育館專用的健身器械等等；第四類是指書籍文獻檔案資料，包括圖書館的藏書、檔案室的各種文獻資料等等，第五類是指除此之外的其他固定資產。

3 高校固定資產管理的目的及原則

高校固定資產屬于國有資產，是保證教學、科研、生產、行政管理、后勤服務等各項事業順利進行的重要物質條件，是衡量高校辦學規模與辦學質量的重要條件。管理和使用好固定資產是節約教育經費、增強辦學能力、提高科研教學能力的重要環節，也是適應高校規模擴張、推進高校“雙一流”建設的重要保證。

高校固定資產的管理一般包括資產的采購、驗收入庫、登記造冊、領用及借用、損失賠償、報廢、盤點清查等環節，有效管理的目的是為了明確經濟責任，防止資產流失，保證國有資產的完整性和安全性；是為了提高資產的利用率和使用效率，為高校科研、教學、生活等的發展服務，推動高校的迅速發展。

在高校固定資產的管理和使用中，要堅持落實“學校統一領導，歸口分級管理，統一合理調配，供、管、用相結合，發揮物盡其用”的原則。

4 當前高校固定資產管理的現狀—以Q大學為例

4.1 Q大學的概況

Q大學是一所以工為主，理工結合，土木建筑、機械制造、環境能源學科特色鮮明，理、工、經、管、文、法、藝多學科協調發展，科學教育與人文教育相結合的多科性大學。

學校目前呈現“兩岸、三地、四校區”的辦學模式。兩岸是因為在一個城市隔海兩岸都有校區，總部在中心區，隔岸有兩個校區，相距大約5公里；三地是指在本市兩個不同城區及異地城市共三處地方建有校區；四校區是指除本部城市三個校區外，在異地還建有一個校區，共四處校區。

4.2 Q大學固定資產管理存在的問題及建議

4.2.1 管理意識淡薄、缺乏健全的管理制度

在公立高校，大部分高校資產是國家投入、歸國家所有，高校無償使用，也沒有明確的資產經濟效益責任，因此，高校內部普遍存在“重現金、輕實物”、“重投入，輕管理”的傾向意識。同時，也普遍存在管理制度不健全的問題，缺乏詳細、具體可操作的資產管理內容。

建議高校管理層要提高認識，將資產管理作為一項重要內容列入工作目標，健全完善現有規章制度，重視資產管理工作，把制度和規定落實到實處。首先，建立資產管理的責任制，增強各部門相關管理人員的責任意識，明確區分、規范管理職責和范圍；其次，加強各個環節制度建設、健全基礎工作，使固定資產管理制度制度化、標準化、科學化、規范化；最后，加強監督管理機制，對資產的購置、使用、報廢等環節加大監督力度，對管理人員的工作進行績效考核與評價。

4.2.2 資產流失嚴重、使用效率低、賬實不符

在Q大學，固定資產的財務賬歸財務處負責，固定資產的臺賬歸資產管理部門負責，而實物資產確由各實際使用部門管理使用，同時“兩岸、三地、四校區”的辦學模式使得職能部門重復設置，也不利于資產的統一調撥、管理。多頭管理的模式使得各部門缺乏有效及時的溝通，當發生采購、報廢、毀損、失竊、調撥等業務時，可能出現入賬或核銷不及時，造成賬實不符的情形，也會使各部門申請購置資產時僅考慮局部需求，大量重復購置資產，造成資產的浪費，使用效率也不高，久而久之，容易導致國家資產的流失，不利于國家資產的完整性和安全性。

針對上述問題，仍需從規章制度層面上來加強防范，但賬物分管、物第三方使用是現實情況，勢必會造成資產流失、重復購置、使用效率低及賬實不符等問題，僅靠制度不足以解決上述問題，因此需要從業務層面入手，對業務的各個環節進行管控，這就可以利用當前企業中流行的財務共享服務中心模式，它能夠解決及時有效提供信息、加工信息、分析信息和提供決策的問題。

5 財務共享服務中心在Q大學固定資產管理中的的設計應用

5.1 財務共享服務中心的定義

“共享”原本是信息技術的專業術語，隨著共享服務中心的出現，“共享服務” 變成了一種嶄新的管理模式，它是一種將分散、重復的基本業務從整體的各成員中抽離出來，集中到一個財務共享的統一組織平臺，實現整體標準化、高效化、低成本的服務模式。

5.2 構建財務共享服務中心的適用條件

財務共享服務中心的構建需要考慮當地的經濟環境、社會平均成本、配套設施、信息化水平、政策法規、人力資源、交通及通訊、文化等等因素。

目前，Q大學主要分為主城區、新區校區、某縣校區。主城校區靠近市中心繁華地段，當地交通便利、經濟水平高、配套設施齊全，但地價成本高；某縣校區雖然地價較之便宜，建設成本低，但是當地經濟水平發展水平，工資不高，難以吸引、留住技術人才；而新區校區，經濟發展勢頭足，眾多優惠政策利于引進高科技人才，地鐵等的修建使得當地交通相對便利，地價成本雖較之縣校區略高但相對主城區校區還是低，當地高校眾多，文化學術氛圍濃厚，綜合考慮，在新區校區建設財務共享服務中心最為合適。

5.3 整體服務架構

財務共享服務中心構建，以“綜合財務管理平臺+流程審批管理平臺+數據傳輸共享平臺”為主線，連接ERP系統、影像管理系統、銀企直聯系統等，搭建了一套完整的業務及財務數據流轉的信息化系統。其中，ERP系統主要是指財務管理系統，包括應收賬款模塊、應付賬款模塊、資產管理模塊、總賬模塊等。

針對其中的資產管理模塊，可以將固定資產管理模塊自上而下分為具體的六大層次，第一層是基礎設施層，這是共享服務平臺搭建的基礎，它包括網絡、存儲器、智能終端、服務器等等；第二層是業務層，具體包括采購管理、資產日常管理、資產報廢管理、資產調撥管理業務等，第三層是數據層，主要是完成對數據的收集及傳輸，具體包括資產的采購、管理、報廢、調撥等；第四層是服務層，它不僅是對數據層傳輸的數據信息進行整合、處理、利用，也包括對用戶的注冊及身份、權限等的統一管理；第五層是應用層，通過對上一層整合處理的數據進行科學、系統的分析，進而為管理者的決策提供參考；第六層是用戶層，這是共享平臺與外界用戶進行信息交互的門戶，各部門或個人可以登錄系統進行采購、調撥、維護等申報及信息的追蹤查詢。

5.4 具體流程設計

5.4.1 確定采購計劃及購置申請

首先，申請人確定具體采購計劃，登陸管理平臺填報固定資產購置申請；分管部門領導收到申請后，基于共享服務中心獲取有關經費來源、預算金額、申報部門實際需求、固定資產歷史使用情況、學校招投標管理辦法和政府采購的相應政策等數據，參考系統對項目可行性做出的分析建議，在線對采購方式進行審批；若確定為政府采購方式，本級領導審批后仍需提請上級領導批復政府采購預算。

5.4.2 確定供應商，簽訂采購合同

若為零星采購方式，采購部門通過財務共享服務中心了解供應商的相關產品材質、價格等具體信息，按照貨比三家的原則，對有意向的供應商發出詢價；若為政府采購，需確定招標相關細節，通過信息平臺對外發布招標信息，確定供應商。在共享服務平臺草擬電子合同，附詢價記錄及市場考察材料或中標通知書等，經分管領導、審計處領導或招標代理公司審核簽字。審批通過后，專網打印并正式簽訂采購合同，通過影像管理系統對合同進行掃描上傳至共享服務平臺。

5.4.3 驗收并辦理入庫

到貨驗收無誤后，通過影像管理系統及時掃描傳輸驗收單及相關產品證明資料，財務共享服務中心接收數據后，及時更新調整固定資產相關數據庫，實時動態調整決策信息。

5.4.4 發票報銷

相關負責人及時將發票等單據掃描上傳至財務共享服務平臺，并及時提起報銷流程審批。

6 結論

隨著高校的迅速發展，使得作為常規性工作的高校固定資產管理變得更為重要。財務共享服務中心模式的應用有效地解決了高校普遍存在的資產重復購置、多頭管理導致的入賬或核銷不及時、資產流失浪費等問題，將固定資產管理的所有數據集中到一個統一的平臺，對這些數據實時的整合、處理、利用，及時對各個環節進行動態監控，利于優化和控制資產配置，提高資產使用效益。