淺談油品銷售企業如何加強非油品采購的財務監管工作

文/劉文靜，中國石化集團勝利石油管理局有限公司勝大油品廠

1 前言

油品銷售企業近年來憑借其自身的網點優勢，利用加油站的場地，針對加油的目標客戶群體，不斷拓展非油品業務。陸續開展了便利店、快餐、汽服、保險、廣告等非油品業務。經營規模不斷擴大、經營范圍不斷增加、經營觸角不斷延伸，但由于油品銷售企業多年來以油品經營為主，從事非油品經營的時間不長，加之非油品品類眾多、經營管理流程復雜、市場競爭激烈，經營理念、方法思路、控制手段都與傳統的油品經營有較大的區別，導致在實際經營管理中不可避免地出現一些需要加強監管的問題，特別是其中的非油品采購環節容易出現風險漏洞，滋生腐敗現象，極易導致采購的商品價高質次、不具有市場競爭力、積壓滯銷長期占用資金，損害企業利益，不利于企業長期發展。

2 非油銷售合作布局與加油站運營中存在的問題

2.1 非油銷售大的合作布局中需要關注的問題

2.1.1 搭建合作平臺，大量資源尚未深度細化合作布局

當前，部分成品油銷售企業已經與京東、中糧、騰訊等集團簽訂戰略合作協議。這幾家企業在倉儲和物流上都擁有較為豐富的資源，但運營過程中因考慮成本與效益因素，又都存在一定的缺口和不足，主要體現在：① 就各自而言，倉儲網點仍顯不足且分散、服務覆蓋區域大，在某種程度上加大了資金和物流成本的投入，造成部分資源的浪費；②物流的大投入，雖然較好地保證了供應的及時性，但增大物流投資的同時，回程空駛也增加了一大塊運力成本，沒有產生對應的現金流流入。在這點上，雖然京東采用POP和B2B模式解決了一部分回程空駛問題，但物流吃不飽仍消耗了一部分無法創效的成本。

作為成品油銷售企業，在全國有幾萬家加油站，分布在城市、縣鎮、農村、國省道和高速公路，在各省市分布有上百個中央倉，除銷售豐富的非油商品外，還有成品油、品類豐富的車用產品，現當前銷售企業在倉儲、物流配送、成品油方面與電商的合作深度仍顯不夠，渠道資源共享、資源技術互換、降低成本、提高效益方面還有很大的開發合作空間有待挖掘。

2.1.2 銷售資金的管理與創效仍需深度思考

從2013年下半年起，國際油價呈劇烈震蕩下行態勢，國內國際經濟形勢異常嚴峻，考慮到風險等因素，LIBOR、NIBOR、SHIBO R等拆借成本推動國際融資成本走高、資金創效能力降低，經濟運行進入到“現金為王”的時代。世界各大公司均持續加強資金池和現金流管理，努力保持自由現金流為正，已經成為各企業面對經營困難、確保穩健經營的有力抓手和后盾。

阿里巴巴、京東在加強資金管理與創收上也均已成立自己的金融集團。銷售京東更是采用京寶貝等方式面向供應鏈客戶實行雙向融資，增加客戶粘度，不僅保障了自由現金流的充裕性，且最大化了資金創效的能力。

但當前部分銷售企業與阿里巴巴、騰訊公司等在資金方面的合作，仍限于使用對方的支付結算平臺并支付平臺使用費，類似POP模式。在這種模式下，一方面集團企業因資金流及國際形勢收緊投資規模和資金授信額度；另一方面，銷售企業不僅要支付大額的平臺使用費，沉淀于平臺上的大量資金因無法實時回籠也處于閑置狀態，無法發揮資金應有的時間價值和融資創效功能。

3 合同簽訂及履行監管

在合同簽訂環節，應建立授權與審批制度。非油品部門與供應商簽定各項合同必須經公司授權，并且經過相應層級審批。未經授權及未經審批，無權簽定合同。一般應按照本企業的標準合同文本與供應商商談合同具體條款。財務部門會同法律等部門共同對合同進行審核。財務監管部門應當關注合同是否使用本企業的標準合同文本，是否履行必要的合同審批手續，重點監管談判所達成的共識是否落實到合同的具體條款中，特別是結算時間、結算方式、違約責任、供應商提供的營銷支持、相關費用等條款是否與引進階段商談結果一致，是否符合財務、稅法相關的規定等。

合同簽署后，非油品部門應當及時將合同副本送合同管理部門及財務部門備案。發生變更或解除合同的，應重新審批并及時報合同管理部門及財務部門備案。財務部門應監督非油品部門及時按照合同相關條款，在便利店系統中進行正確維護，確保進貨和銷售業務順利進行。

4 采購資金支付監管

4.1 財務監管部門應根據合同條款審核執行結算業務。每次付款前對照合同監督檢查應收供應商的各項費用或實物是否已及時收取，確保租賃費用、服務費、營銷費等資金及時到位，凡未按合同條款履約的業務，財務部門有權拒絕付款，避免經濟收入流失。

4.2 應監督檢查采購付款單據是否合法、合規、正確、無誤、手續齊全。重點監管以下內容：是否已簽署合同；對照合同檢查是否已到結算期；是否已在系統中完成與供應商對賬；供應商發票是否與結算單一致；是否按照內控審批權限履行全部必要的審批手續等。

4.3 對于確需采用預付款方式采購的商品，必須嚴格執行信用管理審批流程，經企業信用審批領導小組批準后，方可允許采用預付款方式進行結算。財務監管部門需要嚴格監控預付款資金是否在信用審批期限和額度內執行。需要定期提供往來單位金額明細，組織業務部門與供應商進行函證對賬，督促供應商及時發貨，確保預付資金安全。

綜上，加強非油品采購環節的財務監管對于油品銷售企業來說十分重要，做好供應商引進、合同簽訂及履行、采購資金支付等環節的財務監管工作，能夠為油品銷售企業不斷拓展非油品業務提供支撐和保障，為企業健康持續發展奠定堅實的基礎。