邯鄲市數字檔案館建設的創新實踐

李海平

習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”進入新世代，我國統籌推進“五位一體”總體布局，協調推進“四個全面”戰略布局，檔案工作深深融入經濟社會發展各領域，豐富多彩活力四射的經濟社會實踐，為檔案工作提供了無比廣闊的發展空間，同時，隨著網絡和信息技術快速發展，檔案工作正面臨一場深刻變革，信息化有力地推動著檔案館轉型升級，檔案事業發展既面臨難得的機遇，又面臨著巨大的挑戰。

邯鄲市檔案館現使用的館庫建于2000年12月，是全省最早按照國家標準設計建造的市級檔案館，新館的建成，結束了邯鄲沒有檔案館的歷史。在新的歷史起點上，我們再接再厲，埋頭苦干，2008年6月，我館被國家檔案局評為國家一級標準檔案館，譜寫了檔案事業輝煌篇章。盡管邯鄲市檔案館有著輝煌的過去，但隨著社會快速發展，在檔案現代化和信息化上的差距越來越大，一些硬件設施已經落伍，縣級檔案館更是難以適應形勢要求，通過建設新館徹底解決這些問題又不太現實，那么怎么辦？我們反復考慮，深入研究，如何根據實際，因地制宜，在現有條件下，通過改造提升，推進檔案館提質增效，轉型升級，建設符合新時代要求的檔案館，開創檔案事業新局面。歷史和現實告訴我們，昨天的輝煌并不意味著永遠輝煌。新形勢下，只有轉變觀念、變革管理、轉型升級、創新服務，檔案工作才能充滿新的生機和旺盛的活力，于是，從2015年開始，邯鄲正式啟動了全市數字檔案館建設工作，滿懷信心踏上了新征程。目前，邯鄲市數字檔案館軟、硬件建設已經完成，正在進行檔案數字化加工以及技術服務方面的工作，到2020年6月項目整體完工時，將實現全部目錄檢索和部分檔案全文檢索目標。現在，正在積極爭取資金，計劃2022年將館藏檔案全部數字化，力爭早日全面建成邯鄲市數字檔案館。

一、精心謀劃，周密安排，全面做好數字檔案館建設前期準備工作

數字檔案館建設是一項涉及面廣、環節繁多、內容復雜的系統工程，前期主要做了以下工作：

（一）積極爭取，數字檔案館建設得到市委、市政府高度重視

2015年，省委辦公廳、省政府辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下全省檔案工作的意見》，為貫徹落實文件精神，實現文件提出的“2020年建成數字檔案館”目標任務，我局抓住這一重要機遇，向市委、市政府報送了貫徹落實意見的報告，得到了市委書記高宏志等領導的肯定和批示，高宏志書記批示道：檔案工作是利在當前、功在長遠的重要工作，應給予高度重視。分管檔案工作的市委常委、副市長王俊舫對數字檔案館建設十分重視，多次到市檔案局調研指導，提出具體意見和要求。市委常委、秘書長徐付軍多次聽取檔案工作匯報，親臨市檔案館指導工作，幫助解決數字檔案館建設后續經費問題，為數字檔案館建設提供了有力支持和幫助。

（二）統籌數字檔案館建設組織領導

一是加強組織領導。我局（館）把數字檔案館建設作為檔案工作重中之重，認真研究，精心謀劃，科學制定了目標任務和方法步驟，同時，成立了邯鄲市數字檔案館建設領導小組，統籌推進全市數字檔案館建設，具體負責市本級數字檔案館建設工作。二是積極安排部署。除了每年在全市檔案局長會議上對數字檔案館建設工作安排部署外，我們還印發了《關于推進全市數字檔案館建設的通知》，對全市數字檔案館建設專門提出要求，明確數字檔案館建設具體任務和采取的措施，指導全市做好數字檔案館建設工作。三是組織觀摩學習。先是組織局有關處室負責人到山東濰坊參觀學習數字檔案館建設經驗。2017年5月，我們又組織縣（市、區）檔案局長在山東壽光召開邯鄲市數字檔案館建設現場觀摩會，讓大家實際了解和直觀感受什么是數字檔案館。通過幾年不斷努力，邯鄲市和武安、魏縣、大名、臨漳、曲周、雞澤、涉縣等數字檔案館建設取得了比較顯著的成效。

（三）積極組織考察學習

我們堅持把工作重點放在市數字檔案館建設上，從里外兩個方面著手進行：一方面是組織學習有關文件。圍繞什么是數字檔案館、怎樣建設數字檔案館、建設什么樣的數字檔案館等問題，我們先后組織學習了中央、國務院兩辦和省委、省政府兩辦印發的有關文件，學習了國家檔案局印發的《數字檔案館建設指南》《數字檔案館系統測試辦法》等。另一方面是積極組織外出考察學習。先后到省內外10多家檔案館參觀學習，通過學習，拓展了思路，積累了經驗。

（四）科學編制方案

為起草既符合國家規范，又切合邯鄲實際，既科學合理，又方便實用的方案，我們在全面熟悉家底和方案設計上做了大量工作。在業務方面，主要是對館藏全部檔案按頁進行統計測算，對各種目錄按條數全部核實統計，對破損檔案進行抽檢和分析測算。在用房方面，對數字檔案館涉及到的服務和技術用房，按照有關標準和要求進行合理設計配置，對每個房間面積重新測量登記。根據實際情況，我們把數字檔案館用房主要安排在了一樓，包括查閱中心、機房、監控室、音視頻采集室、接待室、報告廳以及值班室，將檔案數字化加工安排在五樓，其中有：數字化辦公室、掃描室、整理室、接收室、消毒室等，這樣便形成了兩個區域，一樓主要是方便群眾查閱檔案，具有一定的開放性，設在五樓數字化加工區域相對封閉，符合安全保密要求，便于檔案數字化工作開展。在各用房內部設計上，我們精心考慮，盡可能把原來的建筑設施利用起來，努力達到一種巧妙安排和自然美感，如查閱中心，我們設計了6個功能區域，針對大廳中間有幾根柱子和消防設施的情況，我們將其與查閱服務臺一起考慮，達到了較為滿意的效果。在軟件配置上，圍繞如何滿足數字檔案館要求，我們先后與多家軟件公司聯系咨詢，這些公司在服務國內檔案行業方面都具有比較強的實力，他們積極主動提供資料，提出了個性化的設計方案建議。在綜合各種情況基礎上，我們集眾家之所長，集各家之所優，拿出了初步方案。之后，我們召開全局人員會議和中層以上干部會議，逐一征求意見和建議。隨后，技術處的同志、數字檔案館建設領導小組成員分別討論研究，合理吸收，優化方案。我們還多次召開局務擴大會議，對方案逐條討論，形成共識。

（五）科學合理測算經費

經過測算，邯鄲市數字檔案館建設項目預算為903萬元，主要由六部分組成，即軟件部分96萬元，硬件部分75.7萬元，機房建設26.7萬元，閱覽室改造8萬元，信息資源建設664.9萬元，庫房消防31.6萬元。費用測算方法：一是依據《數字檔案館建設指南》和《數字檔案館系統測試辦法》規定，形成大體框架。二是圍繞《邯鄲市數字檔案館建設方案》，確定數字檔案館建設各部分內容。三是借鑒吸收外地數字檔案館建設經驗，修改完善各部分內容，然后將各部分分解細化。四是參考咨詢多家軟件公司提出的建議，認真參考各方面提供的價格，在技術產品和價格方面加以比較和選擇。五是多次召開中層以上領導干部會議，討論研究，優化比較，合理測算，在大量工作基礎上，我們最終確定了邯鄲市數字檔案館建設項目預算。

（六）想方設法爭取資金

我們給市政府起草并報送了《建設邯鄲市數字檔案館的請示》，引起了市政府的高度重視，分管檔案工作的市委常委、副市長王俊舫親自協調，直接找有關市領導說明情況，提出要求。市檔案局局長張峰多次找有關領導和市財政局匯報情況，請求解決經費問題。經過多方努力，數字檔案館建設資金于2017年底得到批準，2018年列入了財政預算。

二、統籌協調，密切配合，全力做好招標投標各環節工作

這個階段主要完成的工作：

（一）認真編制采購需求

為了高質量完成這一任務，大家付出了大量心血和汗水。一是借鑒參考多個數字檔案館建設經驗和多家軟件公司提供的資料，認真比較借鑒，合理消化吸收。二是多次召開數字檔案館建設領導小組會議和中層以上領導干部會議，充分聽取意見，反復研究討論。三是經常與市采購中心聯系，傾聽意見，互通情況，爭取支持。四是主動請求省檔案學會提供幫助，省檔案學會專門組織召開專家論證會，對邯鄲市數字檔案館采購需求進行論證。后來，市采購中心提出將整個項目分包的要求，我們經過研究，將數字檔案館建設項目分成A包技術服務及軟硬件項目、B包機房及監控項目、C包基建裝修項目、D包庫房消防項目，最終于2018年9月25日，邯鄲市數字檔案館建設項目招標文件在網上正式公布。

（二）積極做好開標評審工作

從2018年11月5日開標到2019年3月27日，邯鄲市數字檔案館建設項目經過四次招投標，終于全部完成。招投標工作由市采購中心組織，我們主要是做好配合和協助工作。一是做好勘查接待服務。我們專門安排人員搞好接待服務，除了向他們介紹有關情況外，還提前準備好現場，帶領他們實地查看和測量，并專門準備了市檔案館建筑圖紙和圖紙電子版，盡可能為他們提供方便。二是按要求參加開標評審。按照市采購中心要求，每次開標，市檔案局必須安排專家評委和監督人員參加，另外還要派人抽取其他專家評委，經過局里研究，我們確定了相關人員，嚴格要求他們按時參加開標評審。考慮到第一次開標對全部項目進行評審，對專家評委各方面要求很高，經過慎重考慮，我們請求省檔案學會幫助安排一名專家參加開標評審，這樣不僅保證了專家水平高，而且更能體現評審公平公正。

（三）妥善處理質疑問題

質疑是投標的公司對招標文件和評標過程提出疑問，并要求給予答復的過程，質疑在招投標中是一種正常的維權行為。在招投標期間，我們先后3次受到質疑，共涉及14個問題，這些問題都是針對招標文件提出的，為此，我們一一研究并請專家予以論證，對不合理的內容認真進行了修改，最后提交市采購中心審核后在網上公告，從而較好地解決了這些質疑問題。

三、穩中求進，強化督導，協調數字檔案館建設項目順利推進

為確保數字檔案館建設進度和質量，我們加強督導檢查，積極協調推進。

（一）寓服務于管理之中

按照政府采購程序，中標方領取中標通知書一個月內，甲乙雙方必須簽訂合同。我們在草擬合同時，特別重視安全方面的考慮，要求必須把安全問題予以明確，規定凡是施工期間發生的各類安全事故，一律由中標方承擔。為確保項目施工質量，我們從項目履約開始抓起，明確各包必須授權項目經理具體負責，所有施工人員必須符合招標文件要求，并對其資質嚴格審核，將施工人員情況存檔備查。在嚴格管理的同時，我們主動服務，積極幫助解決中標方提出的請求，為方便施工人員進出市委大院和就餐，我們聯系為施工人員制作和發放了出入證、辦理了飯卡。施工過程中，我們經常到現場了解情況，和施工方溝通商量，優化細化方案，對于不符合實際情況的地方適當予以變更，對于施工中出現的問題及時提出意見建議，認真督促他們整改到位。

（二）加強檔案數字化加工監管

與中標公司專門簽訂了保密協議，督促他們嚴格執行檔案安全制度，對加工人員進行教育和管理，規定進入現場一律不準攜帶手機和煙火，對檔案數字化加工區域采取嚴格的安全措施，在數字化加工區域安裝了高清攝像頭以及門禁系統。針對檔案數字化過程中遇到的業務問題，我們召開了檔案數字化問題與對策研討會，組織專家對這些問題一一進行討論，逐一研究解決辦法，最后形成會議紀要，以指導今后檔案數字化掃描。我們采取“邊掃邊用”的方法，這樣既方便了群眾查閱檔案，又可以對檔案軟件進行實際檢驗，對不合理的地方及時調整和改進。

（三）及時協調解決各種問題

由于招投標原因，數字檔案館建設項目分成了4個包，而且，又不是同時中的標，它們雖然相對獨立，但仍是一個有機的整體，各包之間相互交叉，聯系密切，最終要達到互聯互通，銜接匹配。為此，我們綜合考慮，指定A包作為整個項目技術總負責，以確保數字檔案館有機運行，A包積極發揮作用，多次協調，為數字檔案館建設作出了貢獻。為統籌各項目建設，我們先后多次召開協調推進會，就施工中存在的相互交叉問題進行研究，提出解決辦法。特別是針對數字化掃描和網絡建設遇到的問題，我們及時組織專家和工信局領導進行研討，確保了項目建設順利進行。

（四）嚴格做好驗收和付款工作

為做好這項工作，我們專門成立了數字檔案館建設項目驗收領導小組，統籌協調，監督和驗收數字檔案館建設各個項目，我們還專門印發了文件，明確組成人員，職責任務和工作流程。為加強和規范履約驗收，我們制定了《邯鄲市數字檔案館建設項目驗收方案》。截止目前，我們已進行了5次驗收，每次驗收都是經過自檢、初檢、正式驗收過程，每次驗收必須召開驗收會議，驗收領導小組成員參加。對專業性強的項目，我們要求國家認可的第三方檢測，邀請專家參加驗收。按照大額資金支付必須集體研究決定的要求，每次項目驗收結束后，我們及時向館務會匯報，經集體研究同意后，支付相應資金。

走得再遠都不能忘記來時的路。回顧這些年數字檔案館建設走過的不平凡道路，盡管十分艱辛，但我們感到無比欣慰和自豪，有許多地方值得深入思考和認真總結。

第一、加強組織領導是搞好數字檔案館建設的關鍵所在。 邯鄲市數字檔案館建設走到今天，是市委、市政府高瞻遠矚、重視支持的結果，是市領導關心厚愛的結果。同時，檔案部門起著至關重要的作用，如何建設數字檔案館，如何解決資金問題，這對單位一把手，對班子領導水平是一個很大考驗，張峰館長為此花費了大量的心血，他勇于擔當，真抓實干，為數字檔案館建設作出了重要貢獻，同時，班子成員心往一處想，勁往一處使，聽從指揮，密切配合，為搞好數字檔案館建設做出了積極貢獻。數字檔案館建設領導小組和數字檔案館項目驗收領導小組履職盡責，發揮了應有的作用。特別是在制定數字檔案館建設方案和編制采購需求上，我們舉全館之力，多次召開會議，廣泛征求意見，集思廣議，民主決策，充分彰顯了全館同志的智慧和力量，有力展示了市檔案館班子領導水平和組織能力。

第二、堅持把紀律挺在前面是搞好數字檔案館建設的堅強保障。項目剛一開始，我們就嚴肅紀律，堅持把廉政建設挺在前面，一是通過不同會議學習黨風廉政方面的文件，多次強調，經常提醒，不斷強化思想認識。同時，認真履行一崗雙責，加強制度建設，制定了政府采購項目履約驗收內部控制管理制度。二是每次數字檔案館建設重要會議和活動，都主動邀請紀檢組同志參加，及時將有關情況向紀檢組報告。三是建立專門檔案，將數字檔案館建設形成的文件材料收集歸檔，我們還編寫了數字檔案館建設大事記，以備查閱。

第三、遵循三項原則是搞好數字檔案館建設的基本要求。始終堅持單位利益最大化、公平公正、公開透明三項原則，有力促進了數字檔案館建設。一是堅持單位利益最大化。為把有限資金用足用好，認真分析測算，廣泛征求意見，邀請專家論證，不斷完善和優化采購需求，將項目建設資金發揮到最大效果。二是堅持公平公正。我們熱情歡迎各公司平等參與，對他們提供的資料擇優采用，合理采納。編制的采購需求做到低門檻、高標準，讓更多的公司能夠參加投標，做到既沒有傾向性，更沒有歧視性，公平公正，一視同仁。三是堅持公開透明。我們堅持和發揚民主，無論是編制數字檔案館建設方案，還是編制采購需求，都是經過層層討論研究，充分聽取大家意見，不斷修改完善。在項目施工過程中，全館同志可以隨時到現場查看了解情況，發現問題及時提出，督促施工單位及時改正。

第四、大力團結協作是搞好數字檔案館建設的強勁動力。數字檔案館建設必須全館上下齊心協力，積極配合，發揚團隊精神才行。為解決資金問題，行政財務部的同志多次到市財政局請示溝通，跑辦手續。為制定數字檔案館建設方案，技術部的同志苦練內功，加強學習，無論春夏秋冬，不論酷暑嚴寒，他們常常加班加點，與時間賽跑，尤其是在編制采購需求時，他們費盡心思，不厭其煩，反復征求意見，無數次地和市采購中心溝通協商。為做好檔案數字化準備工作，管理部的同志提前組織實施檔案倒庫工作，對館藏全部檔案進行了清查，有的同志累得頭暈眼花，精疲力盡。面對管理部急缺人手情況，接收征集部顧全大局，立即安排人員參與工作。邯鄲市數字檔案館收獲的成績是全館同志共同用心血和汗水澆灌的，依靠全館同志的團結協作、銳意進取，相信邯鄲檔案事業的明天一定會更加輝煌。

（作者單位：邯鄲市檔案館）