淺議機關檔案管理工作的變化

盧艷麗

在政府機關改革發展的過程中，檔案管理工作也發生了巨大變化，工作重視度不斷提升，而且對檔案管理方式和方法進行了創新。總結機關檔案管理工作變化及相關工作經驗，可以促進機關檔案管理水平的進一步提升，實現對檔案資料的高效利用。

一、機關檔案管理理念的變化

檔案管理工作是政府機關的一項基本管理工作，但是由于以往缺乏對檔案管理工作的重視，導致重要的檔案信息資料容易出現丟失、損壞的現象，對其他管理工作的開展產生負面影響。近年來，通過學習習近平總書記對檔案工作的重要指示，對改變政府機關傳統的檔案管理工作有了新的認識。檔案資料不僅是對政府機關運行情況、干部人事變化情況等的記錄，更是評價政府機關工作成效的重要依據。在習近平總書記對檔案工作重要指示指導下，各地政府機關紛紛召開相關主題會議學習活動，強化檔案管理理念，推動政府機關檔案管理工作的改進與創新。在此影響下，政府機關檔案管理工作的軟硬件設施配套水平不斷提升，引進了專業的檔案管理人才，并充分利用信息化工具開展日常管理工作。這些方面的變化都能夠體現出檔案管理工作重視度的提升。

二、機關檔案管理制度的變化

政府機關檔案管理工作主要以《中華人民共和國檔案法》為依據，結合各單位的實際情況，制定內部檔案管理制度，規范化開展檔案管理工作。檔案管理工作改革的重點是加強檔案資料的保護與利用，在制度中明確歸檔范圍和保管期限，依據檔案管理制度開展檔案利用、統計、鑒定、銷毀等工作。為了推進政府機關檔案規范化管理，各地政府機關已經建立了較為詳盡的檔案管理辦法，包括《機關檔案管理規定》《歸檔文件裝訂規范》《數字檔案室建設評價辦法》等。同時建立了機關檔案分級管理體制，對檔案管理組織及人員配備作出了具體要求。在實際工作開展過程中，通過建立配套的監督檢查辦法，明確檔案管理工作流程，保證檔案管理工作的系統化開展。這對政府機關檔案管理工作的改進具有重要的推動作用。許多政府機關檔案具有較高的信息利用價值，只有對其進行統一歸檔管理，才能保證檔案利用效率。特別是對于一些涉密檔案，必須通過規范檔案管理過程，才能保證檔案利用的安全性。在現階段的管理工作中，需要根據實際工作情況，對檔案管理內容作出進一步細化。同時建立配套的績效考核制度及獎懲制度，激發人員工作的主動性，消除檔案管理工作的隨意性。

三、機關檔案管理方式的變化

在政府機關檔案管理方式的變化方面，最突出的改變是檔案資料分類管理的實施。在以往的管理工作中，許多檔案管理人員不明確檔案分類歸檔標準，沒有掌握分類管理方法，導致檔案的歸檔和保管不夠規范，也會對其信息利用效率產生影響。在此方面，《機關檔案工作業務建設規范》和《歸檔文件整理規則》等標準規范對檔案分類管理作出了具體要求。可以按照文件屬性，將政府機關檔案分為三大類。第一類是黨群類檔案，包括黨群工作資料、宣傳教育資料、表彰和處罰記錄和群團活動記錄等。第二類是綜合類檔案，包括行政會議記錄、規劃方案、計劃總結和政策法規檔案等。第三類是職能類檔案，包括國土資源檔案、農林水利檔案、工業交通檔案和城鄉建設檔案等。這些不同類別的政府機關檔案分別產生于不同的政府機關部門，需要對其進行統一歸檔管理，按照上述類別的劃分方式，合理進行檔案歸檔、保存和利用。通過采取上述管理措施，能夠有效提升檔案管理效率，明確劃分檔案管理責任，避免在檔案的收集和歸檔過程中，出現檔案資料丟失等問題。此外，在檔案資料利用過程中，也可以進行分類查找，提高檢索效率，充分發揮各類檔案對于政府機關運行的指導作用。

四、政府機關檔案管理技術的變化

政府機關檔案管理技術的改變主要體現在數字化檔案管理工作方面。目前我國政府機關檔案數字化建設已經取得了重要成果，在《國家電子文件管理“十三五”規劃》的總體指導下，各地政府機關紛紛推進數字化檔案建設工作。檔案管理數字化建設要結合地方實際情況，建立數字檔案建設標準，目前已經基本完成了數字檔案轉換工作，能夠依靠先進的信息技術手段，開展檔案日常管理，這是提高政府機關檔案管理工作效率的基本路徑。在現階段的改革發展過程中，應積極引進云計算、大數據和人工智能等技術成果，為提升檔案管理工作水平提供技術支持。同時也需要依靠信息化技術，開展檔案管理的監督和指導工作，通過打造微信公眾號等平臺，宣傳檔案管理政策，進行實際業務操作指導，提高機關檔案管理的工作水平。最后，檔案管理工作應依托于互聯網技術提高檔案信息利用效率，提高檔案資料共享程度，及時發現政府機關在實際工作中存在的問題，并采用歷史分析法和比較分析法，找到有效的改進對策。

綜上所述，政府機關檔案管理工作已經在多個方面作出了優化和改進。在現階段的檔案管理工作中，應繼續完善檔案管理制度，構建科學、標準化的檔案管理流程，并依靠工作方法創新和管理技術創新，推動機關檔案管理工作邁向一個新的臺階。

（作者單位：平山縣人民政府辦公室）