辦公文秘協(xié)調(diào)職能對(duì)企業(yè)的重要影響

王偉

中海油常州涂料化工研究院有限公司 江蘇常州 213016

隨著現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的不斷加劇，企業(yè)需要認(rèn)識(shí)到自身管理的作用，要用科學(xué)的理論和科學(xué)的管理方式來(lái)提高企業(yè)員工自身的效率，促進(jìn)企業(yè)自身的協(xié)調(diào)發(fā)展。為了保證企業(yè)各項(xiàng)工作的落實(shí)，現(xiàn)代化的企業(yè)要綜合各個(gè)管理部門(mén)。對(duì)于各個(gè)管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格落實(shí)，企業(yè)的行政管理工作是上情下達(dá)的關(guān)鍵。辦公文秘是辦公室人員構(gòu)架的重要組成部分，每天的責(zé)任就是負(fù)責(zé)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的日常工作服務(wù)，負(fù)責(zé)企業(yè)綜合行政信息的傳達(dá)。通過(guò)協(xié)調(diào)職能可以給企業(yè)更好的促進(jìn)綜合行政管理工作的開(kāi)展和落實(shí)。

1 企業(yè)辦公文秘職能分析

辦公室是企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要部門(mén)，是企業(yè)對(duì)于各個(gè)部門(mén)之間相互協(xié)調(diào)溝通的服務(wù)部門(mén)，決定著現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的每一個(gè)環(huán)節(jié)，也決定著辦公室文秘工作繁雜的工作特點(diǎn)。辦公室文秘的工作主要是圍繞領(lǐng)導(dǎo)的意圖，及時(shí)的對(duì)于各個(gè)部門(mén)的各項(xiàng)事宜進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和綜合管理，并對(duì)于具體的工作中所存在的矛盾進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。運(yùn)用自身的協(xié)調(diào)職能，來(lái)促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，加強(qiáng)企業(yè)的行政管理工作的落實(shí)[1]。

2 辦公室文秘協(xié)調(diào)職能對(duì)企業(yè)的重要影響

2.1 提升企業(yè)內(nèi)部工作效率

辦公室文秘的協(xié)調(diào)工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，也是企業(yè)行政管理工作中不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，是現(xiàn)代企業(yè)管理工作的基本需求，同時(shí)也是保障企業(yè)工作流程和工作效率提升的關(guān)鍵因素．辦公文秘的工作崗位，工作的職能決定了企業(yè)的運(yùn)行和實(shí)施效果。現(xiàn)在企業(yè)辦公文秘需要認(rèn)識(shí)到文秘工作中穩(wěn)定協(xié)調(diào)職能的重要性，需要認(rèn)識(shí)到企業(yè)工作過(guò)程中綜合行政工作的開(kāi)展，有效的提高工作的效率，提高辦公文秘協(xié)調(diào)職能，促進(jìn)辦公文秘工作的科學(xué)化發(fā)展。作為企業(yè)各項(xiàng)工作的搭建橋梁，綜合辦公文秘的工作是有效的溝通企業(yè)各部門(mén)和各人員之間的關(guān)鍵，是企業(yè)行政信息發(fā)布的關(guān)鍵。辦公文秘的崗位職責(zé)中協(xié)調(diào)職能發(fā)揮了重要作用，它有效的可以促使企業(yè)的各項(xiàng)工作的落實(shí)，同時(shí)對(duì)于企業(yè)工作的管理流程建設(shè)也離不開(kāi)協(xié)調(diào)職能的運(yùn)用。辦公工作中辦公文秘的協(xié)調(diào)職能可以有效的促進(jìn)企業(yè)工作開(kāi)展中員工積極性的提高，促進(jìn)企業(yè)良好的管理流程的建設(shè)，解決企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)之間存在的矛盾問(wèn)題。并針對(duì)企業(yè)中所存在的工作中的問(wèn)題及時(shí)回復(fù)，幫助企業(yè)化解工作中的矛盾，促進(jìn)員工工作積極性的提高，保證各項(xiàng)工作的開(kāi)展和落實(shí)。

2.2 辦公文秘協(xié)調(diào)職能對(duì)于企業(yè)外部形象的影響

辦公文秘是企業(yè)對(duì)外相互連接的窗口，同時(shí)也要招待企業(yè)來(lái)訪的賓客．所以辦公文秘的綜合素質(zhì)決定著來(lái)訪賓客對(duì)于企業(yè)的第一印象，在來(lái)訪賓客接待中不免可以遇到有關(guān)檢查部門(mén)業(yè)務(wù)往來(lái)人員所提出來(lái)的各項(xiàng)問(wèn)題。增強(qiáng)辦公文秘的協(xié)調(diào)職能，加強(qiáng)對(duì)于企業(yè)有關(guān)部門(mén)的相互協(xié)調(diào)工作的落實(shí)，需要辦公文秘具有較好的綜合素質(zhì)，快速的可以反映出來(lái)來(lái)訪賓客對(duì)于企業(yè)所提出來(lái)的問(wèn)題和要求。辦公文秘通常情況下對(duì)外溝通時(shí)多使用電話電子設(shè)備的媒介，非常注重商務(wù)禮儀，尤其是對(duì)于企業(yè)產(chǎn)品的具體反饋工作，因?yàn)檫@關(guān)系到企業(yè)對(duì)于企業(yè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)的信賴(lài)。因此辦公文秘在有關(guān)企業(yè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)問(wèn)題解答時(shí)，要及時(shí)做好電話轉(zhuǎn)接和文件交接工作，及時(shí)的進(jìn)行反饋，提高企業(yè)的對(duì)外交流能力，提升企業(yè)自身的外部形象來(lái)促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

2.3 辦公文秘協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性

現(xiàn)代企業(yè)辦公文秘的工作涉及到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)方面，是企業(yè)綜合行政管理工作中不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)。現(xiàn)代企業(yè)文明協(xié)調(diào)工作范圍較廣，所涉及的內(nèi)容也較為繁雜，具體的協(xié)調(diào)工作可以分為工作上的協(xié)調(diào)和關(guān)系上的協(xié)調(diào)，影響到企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)和管理工作的開(kāi)展，同時(shí)也影響到企業(yè)自身的發(fā)展。現(xiàn)代企業(yè)需要認(rèn)識(shí)到辦公文秘協(xié)調(diào)職能的重要性，要加強(qiáng)對(duì)于工文秘工作的培訓(xùn)和培養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)工作中專(zhuān)業(yè)知識(shí)的協(xié)調(diào)工作的開(kāi)展。企業(yè)應(yīng)該建立辦公文秘與各個(gè)部門(mén)之間的相互協(xié)調(diào)和銜接工作，加強(qiáng)對(duì)于辦公文秘的協(xié)調(diào)能力的培養(yǎng)，同時(shí)也要建立起辦公文秘的專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能的培養(yǎng)，來(lái)促進(jìn)企業(yè)協(xié)調(diào)工作的開(kāi)展。

辦公文秘的協(xié)調(diào)職能還反映在對(duì)外的溝通環(huán)節(jié)，辦公文秘決定著企業(yè)的形象，辦公文秘的商務(wù)禮儀、溝通能力決定的企業(yè)對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中所產(chǎn)生的影響。因此現(xiàn)代企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)于辦公文秘綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，要加強(qiáng)對(duì)于企業(yè)內(nèi)部綜合行政管理工作協(xié)調(diào)時(shí)的形象建設(shè)，來(lái)提升企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)力[2]。

3 提升企業(yè)辦公文秘工作效率的方法和技巧

協(xié)調(diào)是一門(mén)學(xué)問(wèn)，同時(shí)也是藝術(shù)。作為現(xiàn)代化的企業(yè)，辦公文秘的協(xié)調(diào)職能關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部工作的開(kāi)展，同時(shí)也關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部工作的建設(shè)和企業(yè)對(duì)外的形象。如何開(kāi)展對(duì)外的協(xié)調(diào)工作，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。所以企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)于辦公文秘的工作技巧和方式的培養(yǎng)，辦公文秘工作中應(yīng)該多注重疏導(dǎo)和說(shuō)服與行政手段相結(jié)合，在具體工作中要隨機(jī)靈活，以計(jì)劃協(xié)調(diào)、信息協(xié)調(diào)和會(huì)議協(xié)調(diào)為主要的基礎(chǔ)。在內(nèi)部協(xié)調(diào)工作中，要掌握好談話的技巧和談話的度，抓好協(xié)調(diào)實(shí)際的運(yùn)用，反映出良好的協(xié)調(diào)效果來(lái)促進(jìn)協(xié)調(diào)職能發(fā)揮，同時(shí)有效的為各個(gè)部門(mén)項(xiàng)目的開(kāi)展打好基礎(chǔ)。因?yàn)檗k公室是企業(yè)綜合職能部門(mén)，對(duì)于企業(yè)的上下層的相互溝通和內(nèi)部的關(guān)系具有協(xié)調(diào)的功能，所需要處理的矛盾，解決的事件相對(duì)來(lái)說(shuō)較多，也較為復(fù)雜。所以在協(xié)調(diào)工作開(kāi)展過(guò)程中，辦公文秘要緊抓協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)，講究具體的工作方法，充分發(fā)揮工作的能動(dòng)性，提高工作效率，提升管理的職能，推動(dòng)企業(yè)自身的發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，充分發(fā)揮企業(yè)的辦公文秘協(xié)調(diào)職能，有效的促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理。同時(shí)企業(yè)綜合行政工作開(kāi)展，也離不開(kāi)辦公文秘的工作落實(shí)。現(xiàn)代企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到辦公文秘協(xié)調(diào)職能的重要性，要以企業(yè)辦公文秘綜合素質(zhì)培養(yǎng)為基礎(chǔ)，不斷提升企業(yè)辦公文秘的協(xié)調(diào)能力，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作流程的落實(shí)和優(yōu)化，為企業(yè)的管理水平提高而奠定基礎(chǔ)。