北京地鐵資源管理事業總部推行 財務共享模式下的全面預算管理探析

張迪

（北京市地鐵運營有限公司資源經營管理中心，北京 100039）

一、北京地鐵資源管理事業總部全面預算管控的難點

對于大型國企來說全面預算管理是非常重要的實施戰略目標管理、優化資源配置、加強內控的管理手段。是企業在戰略規劃和預測、決策的基礎上，以數量和金額的形式反映的企業在特定期間的資源配置狀況和經營活動的詳細安排。它需要企業內部的各個部門、各單位、各崗位全面參與預算編制與實施；要求業務范圍的全面覆蓋，即企業的人、財、物各個方面，各個環節，都必須納入預算管理；還要求管理流程的全程跟蹤，其涵蓋預算的編制、審批、執行、調控、監督、考評等一系列的活動，以求最終實現預算管理目標達成企業的發展戰略。

北京地鐵資源管理事業總部近年來因其受到北京城市軌道交通新線開通速度較快的影響，運營管理資產規模在急劇膨脹。而在管理組織架構設置、管控模式、信息化系統建設等方面未能與其發展速度相匹配。于是其在開展全面預算管理過程中出現了各層級單位、部門之間信息不對稱、數據來自多個管理信息系統無法實現共享等問題。由于預算編制工具不聯網仍需excel匯總大量數據，再加上不同業務單位預算口徑與方法不統一、預算控制調整缺乏軟件系統支持、企業整體人員結構素質參差不齊、對財務政策執行理解不一致等原因，最終導致企業的全面預算管控失去其應有的指導作用。

（一）預算編制依據的數據信息來源可靠性差、獲取時效性低

北京地鐵資源管理與經營事業總部其在運營中會產生大量基礎數據，而這些數據經常以雜亂無序、口徑不一的狀態隱沒在數據墳墓中。由于數據質量參差不齊，預算編制時采集起來費時費力且時效性不強，其數據價值難以被挖掘和釋放。而恰恰這些精細化的數據來源與質量直接關系到后續一系列預算管控制與分析環節的科學性和意義。目前我司盡管成員企業都已統一了財務軟件與OA辦公系統的使用，但在資產管理模塊、合同管理模塊、業務數據輔助管理信息系統這些子系統當中由于歷史原因仍由不同分子公司獨立開發應用，其又歸屬不同的業務職能部室支配，再加上跨區域經營、組織結構松散、業態多元化等客觀原因，導致了信息數據采集相對滯后且質量低下。大部分成員企業的基礎數據處理嚴重依賴excel表單傳遞，通常2～3級的管理模式，僅靠手工篩選整理數據后層層上報，頂層匯總。不僅數據處理量巨大，而且由于各自管理信息系統之間形成的“信息孤島”，在加工處理與傳遞數據過程中缺少系統規劃和嚴格的信息處理規范制度，使得企業在一定程度上喪失了對于財務數據的有效監控，嚴重影響了預算基礎信息數據質量，無法滿足企業決策時效性的要求。

其次，通常公司都是在當年下旬對來年全面預算進行編制，預算雖屬計劃范疇，但并不等于財務部門的計劃，也并不是相關部門所理解的僅是財務部門對資金控制支出的計劃安排。而是其是在業務預算、專項預算基礎之上最后形成的財務預算。而這些內容并非財務部門所能確定左右。現實中在反復多次的預算表格派發和自上而下或自下而上的數據匯總傳遞中耗費了大把時間，而在此期間企業內外部環境已經發生較大變化。滯后的財務預測數據勢必會導致來年預算目標的嚴重失衡。

（二）作業流程標準化程度低，整體人員結構素質參差不齊

首先，成功的全面預算管理分析評價需要依賴高精度與多維度作業數據信息體系以及往年的歷史財務數據體系作為支撐，但現實中我司大多數基層單位的管理水平趨于粗放，基礎作業信息不夠完整或精細。業財人員本身素質參差不齊，一部分人為減輕自身的工作量或者出于部門自身利益等原因而提供一些不真實的數據，這就會嚴重影響到企業的預算編制。其次，由于管理機構層級多，分布在不同經營地點，且經營業態多樣化，信息層層傳遞導致對政策、會計制度執行上容易產生誤差，財務核算人員根據統一的會計準則對相似業務賬務處理的職業判斷也有所不同，進而影響了后期財務數據的對比分析，不利于企業之間的對標工作與效益評價工作。最后，傳統的財務會計模式下對財務人員的核算處理專業判斷的倚重較高，但對于財務人員自身的分析能力、宏觀形勢掌控能力以及數據深度挖掘的能力要求較少。隨著管理模式的轉變，未來大量同質化的核算由系統所替代，就要求相應人員不僅要掌握基本的做賬知識，更要了解法律、金融、統計、甚至項目工程造價等方面的知識。否則不了解企業運營情況，缺少和業務人員的溝通將使預算管理會計的優勢無法真正發揮，就當前趨勢來看，部分傳統財務人員的知識結構及能力水平恐怕難以適應未來發展的需要。

（三）全面預算控制過程缺乏動態預警且難以有效執行

重編制，輕執行。目前北京地鐵資源管理與經營事業總部的全面預算系統只實現了預算編制功能，預算執行中控制情況欠佳。在企業信息系統中，預算數據在很大程度上只是孤立的存在于預算系統和核算系統當中。在多數情況下，財務人員只有在核算過賬之后才知道預算執行進度信息。直接導致了預算相關部門執行控制意識較差。即使一些單位使用了費控系統并將其與預算系統和核算系統進行了對接，但也只能對費用類科目的預算執行情況進行控制，無法涵蓋企業的全面預算。預算在執行過程中，缺少動態有效的預警跟蹤與干預控制的手段。這些問題的存在都直接導致了預算的控制作用沒能很好地發揮。

（四）企業全面預算調整缺乏靈活性、調整更新效率低下

全面預算管理是一種對未來發生事件的一種規劃，但由于管理者其自身的預測能力有限，再加上各種復雜因素的影響，都會使得預算編制基礎出現較大的偏差，使全面預算指標在很大程度上與公司實際的發展目標不符。這就需要在預算執行中進行相應調整。否則預算指標與公司實際發展情況不匹配可能會對預算管理起到相反作用。

目前，我司預算執行中的調整過程如同重編預算一樣手工匯總大量數據方式進行，沒有與現有財務系統有效整合實現動態更新。預算調整周期不僅長，也很難確保預算結果的正確。加上企業對調整權限、調整幅度、調整程序、缺少相應的配套協同機制與嚴格規范。在出現難以預料的新情況時，無法實現預算的快速調整和滾動預測，預算調整的靈活性與權威性也難以兼顧，嚴重削弱了預算控制力度。

（五）企業內控環境欠佳，導致全面預算管控水平不高

全面預算的有效性受內控環境的制約，其需要借助于內控中的職責分工和批準授權等控制程序，才可防范面臨的各種風險。可見，預算與內控是相輔相成的。就目前來看，北京地鐵資源管理與經營事業總部下面的個別單位還未完成公司化改制，未能建立現代企業管理制度和完善的法人治理結構。全面預算管理的組織機構仍不健全或地位不高。一些企業在決策、執行、監督等方面的部門與崗位職責權限還不非常明確，各類經濟業務的運營流程還不夠清晰，存在諸多的“懶漢部門”和“懶人”。以實物資產管理部門為例，由于近年來北京地鐵建設速度較快，新開通的線路較多，地鐵運營公司非票務經營類資產數量呈現爆炸性增長且規格形式多樣，分布在地下軌道線上的區域較廣，實物管理人員數量有限且變動較大，加之由于2005年6月起北京軌道交通行業投資、建設、運營的“三分開”體制改革后我司承接了京投公司數量龐大的老舊受托資產與自營投建的經營資產，且當時未能及時啟用完備的信息化網絡資產管理系統及配套的一系列管理制度與協調機制，各類分布在多條線路上的經營性資產在建安轉固、實物托管流轉、安置保管、利用與報廢報批環節的管理分工職責還很難落實到人。資產管理難度與風險較大，若不及時解決便會對企業預算管理工作造成不良影響。

二、財務共享模式的內涵及優勢

（一）財務共享模式的內涵

1、依托信息技術、以流程處理為核心

2、以優化組織結構、加強內部控制，降低運營成本為目的

（二）財務共享服務模式的優勢

1、業財融合一體化的高效管理模式

在傳統企業組織架構當中，由于業務與財務人員職能工作的分工，不同人員被限制在不同部門之間。導致在實際的部門協作中，未能形成良好的互動信息交流。基于此，企業通過建立和應用財務共享平臺，可打破財務與前端業務管理人員在組織機構管理上的屏障，共享信息的不僅僅是財務，提供的服務也并非單一的，它還可以為人力資源管理、物資管理、客戶服務等諸多方面提供服務。

2、解放財務人員的生產力

財務共享模式下使得傳統財務人員從會計基礎核算等低附加值的作業勞動中解放出來，從而將更多的精力聚焦于到高層次的核心業務中，實現從機械繁復的財務數據加工處理轉向更高管理價值的領域中。

3、成本因素-發揮規模效應、節約成本

可將不同區域、板塊之間的分散業務進行集中化的財務處理。把傳統財務處理方式下的非核心的、重復的中間環節進行簡化，流水線式的標準批量作業可使新手在短時間內成為“機械熟練工”，規模經濟效應導致財務人員需求數量銳減由此降低人力和管理成本。

4、有利于加強提高風險管控能力

首先，財務共享中心實現了資金集中管理，有效降低了資金風險，提高了資金周轉效率，通過財務共享中心下的資金管理中心集中對外支付款項，很大程度上可以解決分散經營下的資金管控難題。其次，通過計算機系統固化內控管理流程，從而最大限度地減少人為因素等方面帶來的影響。財務業務事項的發起、流轉、審批、處理全程在信息處理平臺上操作，使工作處理進程節點更具透明性。其次，通過系統分配權限可以責任到人，能夠有效落實企業內控管理制度，提高企業風險管控能力。

三、財務共享模式下北京地鐵資源管理事業總部全面預算管理的優化策略

針對北京地鐵資源管理與經營事業總部在組織全面預算管理過程中出現預算編制數據質量與組織效率低下、預算控制難度大等現實情況。可通過建立財務共享模式把內控標準化業務流程嵌入預算系統的編審、執行、控制過程，最終使財務人員得以高效的獲得完整統一的預算執行數據，據以開展高質量的經營分析并實時提供反饋，可有力的強化各層級人員的預算管理意識，推動全面預算管理的水平的大幅提升。

（一）財務共享平臺可有效解決組織松散與多重子數據系統并存造成的信息孤島難題，有效提高預算編制數據的質量與獲取效率

解決企業組織結構松散，多重數據系統并存造成的信息孤島難題對于防范預算數據失真、實現預算控制目標起著決定性的作用。因此，對于預算管理系統與各業務信息數據子系統的整合在企業全面預算管理工作中勢在必行。在目前的發展態勢下，財務共享中心無疑成為北京地鐵集團事業總部推行預算管理過程中無法繞開的一道關卡。它可將集團各分子公司的交易端數據匯集在一起，實現所有系統一套資料，便于統計、對賬、信息傳遞，提高數據準確性；減少重復性錄入工作，輔以嚴密的安全措施，方便快捷；打破依賴手工操作、人工美化的傳統習慣。屆時事業總部的收入預算可由合同管理模塊結合招商部門的計劃數據動態生成；經營性資產專項預算由建安資產管理系統提供的數據分析后得出，減少了人為操縱，顯著增強數據的可信度和可靠性。

（二）促進作業流程標準化、統一會計核算規則，力促財務人員轉型，全面提升預算管理水平

首先，針對現階段北京地鐵事業總部業務處理流程標準化程度低，多業態的分子公司各自建賬、科目理解使用及賬務處理規則不統一的現狀，在財務共享服務中心建立之初，應先對業務流程與核算規則進行全面優化和梳理，盤點現有所有業財表單，整理財務相關制度辦法及細則，制定統一的會計核算規則和數據存儲標準。對同質化的業務和事項組織專人研究并分類規范來確保業財數據的緊密對接，使得能夠為預算編制提供結構清晰、邏輯科學、準確高效的基礎作業信息。

其次，在統一的集成化的共享信息平臺上操作，可以使全面預算流程節點上的所有參與成員對整個預算流程形成完整清晰的認識，由于業務的財務處理與控制已細化至作業維度，業財系統與外部輔助信息系統的數據也已高度關聯，財務知識水平初級的業務或財務人員經簡單培訓后，按教程通過可視化界面填寫操作即可完成標準財務數據生成與處理。同時使部分中高端預算或管理會計人員抽身解放出來，更好的聚焦財務價值創造。

（三）通過共享平臺可實時監控并反饋各分子公司或部門預算執行情況，確保預算控制目標的有力實現

預算執行過程中的監控是成功的全面預算管理工作的關鍵環節，目前我司的現狀是各管理部門只能根據每月末財務關賬后提供的相關報表中了解企業實際的經營狀況，并不能做到有效的事前預算控制，通過構建財務共享信息平臺，業務流程可以與預算流程進行多方位協同融合，在應收、應付、費用報銷等流程中嵌入預算的審批、執行和控制，從而起到實時把控預算執行以確保預算目標達成。

以事業總部物資采購部門為例，其可在簽訂合同的過程中就可通過平臺系統融入預算控制方式，通過系統設置可將預算執行的控制流程全面移至事前，可以進一步簡化預算控制的流程和提高運營管控效率。在事前申請流程中，可借助平臺動支系統從使用（一次和多次）、填單（機構、活動、項目限制、科目）和金額（申請時就進行預算控制，對超過預算數的申請不予通過）三個方面進行預算控制，有效避免合同簽訂過程中預算控制失靈現象的出現。

此外，搭建共享平臺后的費用報賬將全部通過資金管理中心監控下的銀企互聯系統統一結算。對規定需先申請后報銷的業務需先在系統中提出申請，系統會自動連接預算系統中相應的預算標準進行預算檢查，并設置紅綠燈預警對部門費用是否超標進行事前控制，對于審批通過的業務，相關費用實時反饋回預算系統計入預算執行數.對于有借款的業務，報銷時需要關聯沖銷借款。報銷執行時，對于已經過事前申請程序在不超過申請金額的額度內予以自動通過，對于未經過事前申請程序的業務，自動進入預算控制程序。與此同時，系統能夠提供實時的預算執行信息，從而方便有權限的人員查看。

（四）優化預算執行中的全面調整和局部調整過程，提高預算管控效率

企業因戰略或政策調整等不可抗力因素需要進行全面預算的重新編制調整時，系統中能夠保留較長時間內的歷史預算數據，存儲所有預算版本以方便進行各預算版本間得比較分析。其從上往下和自下而上的預算調整審批功能，不需要借助其他工具，同時還可以保留審批調整后的痕跡，大大提高預算工作的透明度與效率。

進行內部費用預算的局部調整時，在兼顧預算控制風險的基礎上，系統也可以分配給分子公司或各部門一定的自主權，在網報模塊平臺上通過設置預算調整單，在滿足一定的前提條件下，進行預算調劑。對于網報單中的預算超支部分區分超額比例，要求增加預算增額審批流。通過系統操作權限授予各級主管相應的審批額度。這樣在強調預算審批調整權集中的同時，也考慮了權力的適當下放，最后，在取得發票入賬的環節，系統會區分預算內及預算外項目分別處理，具有相當的靈活性。

（五）利用共享平臺中把內控程序嵌入預算管理流程中，以此提升企業全面預算管理水平

基于財務共享平臺的財務管理體系是對風險管理、內部控制以及現有的財務檢查等各項管理手段進行的有機整合。通過對財務共享信息平臺植入可視化的授權審批流和統一的大數據信息管理等方法，使內控制度與全面預算管理流程多方位協同融合，可有效對預算追加調整、財務審批等風險較高的關鍵控制點進行控制。

大數據的整合應用，使得借助網絡手段將資產管理內控責任落實到具體崗位人員成為可能。以事業總部為例，建成后的共享平臺可通過移動互聯網將分布在北京地鐵線路中數量龐大的多種媒體形態的經營性資產基礎數據傳送到共享服務中心，使經營管理部門即時掌握當下資產的存增數量、位置分布、分類造價、更新使用狀態、管理維護責任人等精細化信息。輔以建立相應的責任績效機制，不僅可以解決編制全面預算所需的精細化信息數據共享問題，還可進一步提高我司的資產管理與風險防范水平，切實落實明晰的權責利關系，優化有利于預算管理的內部控制環境，有力促進預算管理水平的提升。

四、結語

總之，在財務共享模式下，北京地鐵資源管理事業總部能夠徹底顛覆傳統全面預算管理中的組織協同與內外部資源信息的獲取效率，確保財務數據來源質量，滿足業務流程優化、內部風險管控、經營分析及考核等多項要求。共享平臺建設已成為全面預算管理的突破瓶頸，其逐步的應用與完善定能有效促進財務人員職能轉型，更能適應未來大型國企集團管控的發展需要。