淺議企業采購活動過程中的內部審計

文/康婭娟，寧夏回族自治區煙草公司銀川市公司

1 采購過程的內部審核

1.1 采購需求階段的招標工作

企業的物資采購應采用集中采購的方式，避免物資過于分散采購或者長時間不進行采購，這樣能夠促使企業招標采購成本降低，并提升其招標采購的效率，并合理有效的進行資源的整合，大大增強了工作效率。重大、高技術工程項目和物資采購項目，組織相關專家論證，實行集體決策和審批。項目決策失敗，實行責任追究制度。

1.2 投標、評標和中標階段

首先，通過采用公開招標或其他采購方式，對招標代理機構實施合理化選擇。如：確定招標代理機構的設立，在招標項目開展時隨機選擇代理機構，每年對合作的代理機構實行審查，不符合標準的代理機構在下一年將取消招標代理機構合作資格;合理防范代理勾結。

第二，制定采購計劃，負責業務實施的審核部門，在項目實施前，對項目的技術、商業需求及潛在供貨商進行研究，并按要求編制采購計劃。向負責采購的管理部門進行匯報，組織財務、審計、法律、法規等部門及有關部門進行評審，并經采購管理部門組織會議審核批準。采購計劃包括兩部分：商業計劃和技術計劃。具體實施標準要求和格式由公司采購管理部門另行公布。

評標工作由招標人委托招標代理機構依法設立的評標委員會進行。評標人員由招標方代表和不少于全體成員三分之二的技術經濟專家組成，五名以上單數成員。所有有關評標、授標的材料應以書面形式向采購單位報告招標情況、招標過程情況，并歸檔，“逐項”進行內部審計和監督。

1.3 合同簽訂、驗收、項目評估階段

中標通知書給出后，企業應當在規定的時間內，根據中標通知書、招標文件和中標人的投標文件，簽訂書面合同。

財務管理部門和內審部門對合同的簽訂、履行、分工進行檢查，對項目或材料采集購買的驗收過程進行監督和審計。項目評估時段，財務管理及內部審計，參與項目立項、招投標執行、合同執行、驗收結算、項目效益等方面的項目符合性及實際效果評估。

2 企業采購貨物的現狀

2.1 缺乏系統性。企業的生產經營少不了物資采購，其對企業的日常運作來說非常重要，但是由于部門的不同，對物資的需求也有所不同，進行物資采購的時間和數量也都會不同，這種不同化隨著企業經營及業務范圍的不斷擴大，還有業務部門的不斷增加，也在迅速發生改變。這導致企業缺乏系統的、有計劃的采購物資，有時會有大量的物資采購計劃，中期需要在沒有采購的情況下減少，有時沒有計劃，需要緊急采購。

2.2 大部分傳統的材料采購,采購人員和供應商之間通過個人接觸,防止采購受到更多的監督和紀律約束,很可能給隱藏的采購人員與供應商之間創造相關的業務機會,這不僅在采購過程中影響公平公正,會使公司遭受經濟損失，還有可能是采購的材料不符合生產和使用標準，影響公司生產經營活動的安全，影響公司的社會聲譽和形象。

3 企業對于完善集中采購工作相關建議

3.1 完善制度，確保集中采購的規范化運作

首先，實施集中采購機制的企業,有必要梳理現有采購體系,與企業的實際狀況進行有效結合，并針對國家的相關法律、法規，改善現有的管理機制,修改有關的采購管理標準和工作流程,提高采購的可行性和標準化機制。修訂和改進后的采購標準將作為采購人員的約束和指導方針，可有效避免各種采購風險和非常規行為。其次，要建立完善的組織結構，采購人員必須堅持相互合作、相互監督的原則，從而實現分流和切斷賄賂來源的權利。第三，對集中采購項目的范圍、限制標準等方面進行更詳細的劃分，對采購文件進行規范、明確采購內容，完善集中采購管理，規范采購做法。

3.2 組織內部審核機構進行物資的集中采購

一是完善物資采購內部審計機構。從設計的角度來看企業的內部審計組織模式,最權威的、獨立的和科學的內部審計組織應該是：企業的內部審計委員會應當直接由董事會，監事會有效地監督內部審計工作,設立內部審計機構內部審計委員會辦公室，具體負責內部審計工作。

二是科學設置內部審計程序。國有企業設立內部審計機構后，應當按期對物資集中采購進行審計。在進行內部審計的過程中，應科學完善內部審計程序，實現內部審計的職能。只有內部審計過程科學完善，才能發現當前集中采購存在的不足，提出改進建議，提高集中采購的水平。

3.3 規范集中采購程序

科學合理地制定采購程序。第一，應實現相對集中，在原則上應對相同的采購項目實行統一的規劃與安排，盡量避免重復采購等問題，優化采購成本，提高企業的經濟效益。其次，認真規劃招標內容，制定嚴格的標準，規范招標順序、內容及相關合同。第三，對不合格供應商進行嚴格控制，可以有效提高供應商的競爭力，提高集中采購的質量。最后，根據企業規定的相關法律，建立相應的標準與方法。

3.4 強化監管，堵塞商業賄賂渠道

集中采購是一項涉及資金和物資的重要工作。對于此工作要做到規范化，就要設立集中采購的長期監督管理體制，形成一套科學合理有效的監督管理體制。監督要把人與崗位、崗位與事務、事物與責任、責任與利益緊密結合起來，使每個環節既相互聯系，又相互制約。監督制約體制包括兩方面：企業的內部監督與社會的外部監督，內部監督首先是設立和健全采購評價體系。年初，采購工作的檢查結果將與年度目標考核相結合。集中采購活動中發生的違規問題必須進行嚴肅處理，責任必須落實。二是加強監督檢查。內部審計部門應當在集中采購工作結束后實行專項審計，紀檢部門要對集中采購的全部過程進行全程監管，對采購過程中出現的投訴事項進行有效監控和關注。外部監督主要是向社會公開集中采購信息相關內容。

4 結束語

企業的物資采購工作對企業來說意義非常，對企業的生產經營有著很大的作用，是企業發展的基礎，要通過對物資采購活動中出現的問題或存在的隱患提出建議和解決方案，加強監督和督促整改，將監督檢查轉化成有形的審計結果，體現內部審計的價值。