學校檔案管理工作中存在的問題及對策

文/樸紅梅，延邊體育運動學校

在教育教學改革不斷深化的新形勢下,學校的檔案管理應該適應新形勢的要求,學校管理者必須認識到檔案工作的重要性,讓檔案管理服務于教育教學改革、促進學校的教育教學改革。目前，很多學校的檔案管理還存在一定的問題，無法適應新形勢，且阻礙了學校的發展。

1 目前學校檔案管理存在的具體問題如下

1.1 學校不夠重視檔案管理工作

這是一個老問題，長期以來，部分學校領導觀念陳舊，一些學校的教職工更是如此，他們對檔案管理存在著嚴重的認識誤區，有些學校領導和教職工覺得學校檔案管理無非是抄抄寫寫、然后裝訂保管、提供借閱，是非常簡單的事務性工作，可有可無，檔案工作決不是學校的主要工作，談檔案工作促進學校發展更以為是笑談，有這些偏見的學校領導和教職工認為一些檔案留著不動，不丟了，不外傳，外調、查詢檔案時能夠找到就行……如此種種，輕視學校檔案管理的思想比比皆是，更有些教職工對學校檔案管理缺乏了解，不重視學校檔案管理是學校管理的重要組成部分，從而忽視學校檔案管理工作，不能夠有效實現學校檔案管理功效，發揮檔案管理的經濟效益和社會效益。

1.2 學校檔案管理人員薄弱，管理水平和管理手段有待于提高

在學校管理中，大多數檔案管理人員不是科班出身，他（她）們缺少專業的檔案知識，本身對檔案管理工作意義的認識不夠，因此，不理解學校檔案管理的重要性，不明確檔案管理的要求，在收集、整理、歸檔、裝訂學校檔案時業務太差，檔案不規范，檔案管理員管理檔案的意識非常薄弱；還有一些學校檔案人員奇缺，為了應付此項工作，找一些后勤教輔人員兼職，造成檔案管理人員管理檔案的精力不足，這些人對檔案工作敷衍了事，常常是把材料放入檔案袋而已，不能及時整理檔案，還有的學校根本沒有檔案管理意識，該建立的檔案不建，檔案流失家常便飯，直接影響學校檔案的管理質量。還有一些學校檔案材料缺乏真實和準確，影響了檔案的權威性、真實性。

1.3 檔案室硬件和環境設施較差

有的學校檔案管理必備的設施不到位，檔案柜不足、裝訂設備老化，還有的學校因為校舍緊張，沒有設立專用的檔案室，或檔案室面積不足，或把檔案室設在角角落落；有的學校檔案繁多、但檔案室狹小、潮濕、設備落后，這樣造成的后果是導致檔案材料霉變、蟲蛀，造成了檔案管理的瑕疵，影響了檔案的整潔及完整。還有些學校必須的切刀、統一的檔案夾，舍不得購買，檔案不標準、不歸整，還有很多學校檔案整理不規范，亂糟糟的，到處散放，檔案隨意，在查檔和調檔根本找不到，如此這般，建檔與不建檔一樣。

2 為了適應教育教學改革要求，學校應該努力提升檔案管理水平，具體建議如下

2.1 配備專業的檔案管理員

檔案工作是一項專業很強的工作，管理人員必須具備扎實的檔案專業知識，才能滿足現代檔案管理工作的需要。這就需要學校配備專業的檔案管理人員。而檔案管理人員既要掌握檔案學的基本原理，又要掌握檔案管理過程中的各種實際操作方法。要運用科學的管理原則和方法，對檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統計等業務環節全過程進行管理。通過這種管理，建立合理的館（室）藏結構，同時還要大力開發檔案信息資源，編輯各種資料匯編，為學校的各項工作提供服務。

2.2 檔案管理應增強創新意識

信息時代,學校檔案工作和整個社會發生著千絲萬縷的聯系，新問題、新情況不斷出現。因此，學校應該提升檔案科學化和規范化的管理水平。力爭實現學校檔案管理信息化、電子化，同時，學校檔案管理員要善于學習新知識，不斷提高自己的科學文化和專業理論水平；不管學歷高低、資歷長短,都應不斷地“充電”，努力增長新知識、新技能，不斷提高檔案管理水平。同時，學校檔案員要主動地爭取學校領導的重視和支持，獲得多途徑、多形式的培訓教育,在干中學，在學中干，不斷更新自己的知識結構。另外，新時期學校檔案工作所呈現的新特點，需要檔案工作者掌握新的思維模式和管理模式。檔案人員既要尊重和借鑒前人的經驗和成果，又要敢于創新思維模式和管理模式,以新思維對待新事物，以新對策對待新問題，才能不斷推進學校檔案管理工作的不斷向前發展。

2.3 穩定檔案管理人才隊伍

檔案管理工作是知識性、專業性、連續性很強的一項工作，檔案管理人員的不穩定，直接影響到檔案工作的連續性。為穩定學校檔案管理隊伍，學校應力爭做到：一是學校檔案管理部門要注意做好檔案人員的相對穩定工作，要從維護檔案工作的長遠利益出發，切實解決他們工作中、生活中的實際問題，使他們安心本職工作，熱愛本職工作，創新本職工作，促進學校檔案管理工作的持續、穩定發展。二是要考慮到檔案工作的特點和實際，要遵守檔案工作的法律法規和相關制度要求，建立健全學校檔案管理體系，配備好檔案專、兼職人員，力爭使學校的檔案管理工作走上規范化、制度化的軌道。三是要將檔案管理工作任務納入到專、兼職檔案人員的年度考核之中，調動他們做好學校檔案管理工作的積極性和主動性。四是要建立獎懲激勵機制,做到精神獎勵與物質獎勵相結合,只有這樣，才能更好的激發學校檔案管理人員的積極性、主動性和創造性,才能保證學校檔案管理工作的有效開展，才能更好地發揮出學校檔案管理工作在促進學校整體工作中的作用。

總之，從深層次看，學校檔案還是一筆寶貴的文化財富。所謂“百年名校”，大多具有比較豐富的檔案資源，完整齊全的學校檔案，可以在教書育人、展示學校特色，弘揚校園文化，培育人文精神方面發揮獨特的作用。因此，解決學校檔案管理存在的問題也是提升學校管理工作的重要途徑，并對學校發展有著重大的意義。