學(xué)校檔案管理工作中存在的問題及對策

文/樸紅梅，延邊體育運動學(xué)校

在教育教學(xué)改革不斷深化的新形勢下,學(xué)校的檔案管理應(yīng)該適應(yīng)新形勢的要求,學(xué)校管理者必須認(rèn)識到檔案工作的重要性,讓檔案管理服務(wù)于教育教學(xué)改革、促進(jìn)學(xué)校的教育教學(xué)改革。目前，很多學(xué)校的檔案管理還存在一定的問題，無法適應(yīng)新形勢，且阻礙了學(xué)校的發(fā)展。

1 目前學(xué)校檔案管理存在的具體問題如下

1.1 學(xué)校不夠重視檔案管理工作

這是一個老問題，長期以來，部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)觀念陳舊，一些學(xué)校的教職工更是如此，他們對檔案管理存在著嚴(yán)重的認(rèn)識誤區(qū)，有些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工覺得學(xué)校檔案管理無非是抄抄寫寫、然后裝訂保管、提供借閱，是非常簡單的事務(wù)性工作，可有可無，檔案工作決不是學(xué)校的主要工作，談檔案工作促進(jìn)學(xué)校發(fā)展更以為是笑談，有這些偏見的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工認(rèn)為一些檔案留著不動，不丟了，不外傳，外調(diào)、查詢檔案時能夠找到就行……如此種種，輕視學(xué)校檔案管理的思想比比皆是，更有些教職工對學(xué)校檔案管理缺乏了解，不重視學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，從而忽視學(xué)校檔案管理工作，不能夠有效實現(xiàn)學(xué)校檔案管理功效，發(fā)揮檔案管理的經(jīng)濟效益和社會效益。

1.2 學(xué)校檔案管理人員薄弱，管理水平和管理手段有待于提高

在學(xué)校管理中，大多數(shù)檔案管理人員不是科班出身，他（她）們?nèi)鄙賹I(yè)的檔案知識，本身對檔案管理工作意義的認(rèn)識不夠，因此，不理解學(xué)校檔案管理的重要性，不明確檔案管理的要求，在收集、整理、歸檔、裝訂學(xué)校檔案時業(yè)務(wù)太差，檔案不規(guī)范，檔案管理員管理檔案的意識非常薄弱；還有一些學(xué)校檔案人員奇缺，為了應(yīng)付此項工作，找一些后勤教輔人員兼職，造成檔案管理人員管理檔案的精力不足，這些人對檔案工作敷衍了事，常常是把材料放入檔案袋而已，不能及時整理檔案，還有的學(xué)校根本沒有檔案管理意識，該建立的檔案不建，檔案流失家常便飯，直接影響學(xué)校檔案的管理質(zhì)量。還有一些學(xué)校檔案材料缺乏真實和準(zhǔn)確，影響了檔案的權(quán)威性、真實性。

1.3 檔案室硬件和環(huán)境設(shè)施較差

有的學(xué)校檔案管理必備的設(shè)施不到位，檔案柜不足、裝訂設(shè)備老化，還有的學(xué)校因為校舍緊張，沒有設(shè)立專用的檔案室，或檔案室面積不足，或把檔案室設(shè)在角角落落；有的學(xué)校檔案繁多、但檔案室狹小、潮濕、設(shè)備落后，這樣造成的后果是導(dǎo)致檔案材料霉變、蟲蛀，造成了檔案管理的瑕疵，影響了檔案的整潔及完整。還有些學(xué)校必須的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，舍不得購買，檔案不標(biāo)準(zhǔn)、不歸整，還有很多學(xué)校檔案整理不規(guī)范，亂糟糟的，到處散放，檔案隨意，在查檔和調(diào)檔根本找不到，如此這般，建檔與不建檔一樣。

2 為了適應(yīng)教育教學(xué)改革要求，學(xué)校應(yīng)該努力提升檔案管理水平，具體建議如下

2.1 配備專業(yè)的檔案管理員

檔案工作是一項專業(yè)很強的工作，管理人員必須具備扎實的檔案專業(yè)知識，才能滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需要。這就需要學(xué)校配備專業(yè)的檔案管理人員。而檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)的基本原理，又要掌握檔案管理過程中的各種實際操作方法。要運用科學(xué)的管理原則和方法，對檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全過程進(jìn)行管理。通過這種管理，建立合理的館（室）藏結(jié)構(gòu)，同時還要大力開發(fā)檔案信息資源，編輯各種資料匯編，為學(xué)校的各項工作提供服務(wù)。

2.2 檔案管理應(yīng)增強創(chuàng)新意識

信息時代,學(xué)校檔案工作和整個社會發(fā)生著千絲萬縷的聯(lián)系，新問題、新情況不斷出現(xiàn)。因此，學(xué)校應(yīng)該提升檔案科學(xué)化和規(guī)范化的管理水平。力爭實現(xiàn)學(xué)校檔案管理信息化、電子化，同時，學(xué)校檔案管理員要善于學(xué)習(xí)新知識，不斷提高自己的科學(xué)文化和專業(yè)理論水平；不管學(xué)歷高低、資歷長短,都應(yīng)不斷地“充電”，努力增長新知識、新技能，不斷提高檔案管理水平。同時，學(xué)校檔案員要主動地爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，獲得多途徑、多形式的培訓(xùn)教育,在干中學(xué)，在學(xué)中干，不斷更新自己的知識結(jié)構(gòu)。另外，新時期學(xué)校檔案工作所呈現(xiàn)的新特點，需要檔案工作者掌握新的思維模式和管理模式。檔案人員既要尊重和借鑒前人的經(jīng)驗和成果，又要敢于創(chuàng)新思維模式和管理模式,以新思維對待新事物，以新對策對待新問題，才能不斷推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的不斷向前發(fā)展。

2.3 穩(wěn)定檔案管理人才隊伍

檔案管理工作是知識性、專業(yè)性、連續(xù)性很強的一項工作，檔案管理人員的不穩(wěn)定，直接影響到檔案工作的連續(xù)性。為穩(wěn)定學(xué)校檔案管理隊伍，學(xué)校應(yīng)力爭做到：一是學(xué)校檔案管理部門要注意做好檔案人員的相對穩(wěn)定工作，要從維護(hù)檔案工作的長遠(yuǎn)利益出發(fā)，切實解決他們工作中、生活中的實際問題，使他們安心本職工作，熱愛本職工作，創(chuàng)新本職工作，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。二是要考慮到檔案工作的特點和實際，要遵守檔案工作的法律法規(guī)和相關(guān)制度要求，建立健全學(xué)校檔案管理體系，配備好檔案專、兼職人員，力爭使學(xué)校的檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化的軌道。三是要將檔案管理工作任務(wù)納入到專、兼職檔案人員的年度考核之中，調(diào)動他們做好學(xué)校檔案管理工作的積極性和主動性。四是要建立獎懲激勵機制,做到精神獎勵與物質(zhì)獎勵相結(jié)合,只有這樣，才能更好的激發(fā)學(xué)校檔案管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性,才能保證學(xué)校檔案管理工作的有效開展，才能更好地發(fā)揮出學(xué)校檔案管理工作在促進(jìn)學(xué)校整體工作中的作用。

總之，從深層次看，學(xué)校檔案還是一筆寶貴的文化財富。所謂“百年名校”，大多具有比較豐富的檔案資源，完整齊全的學(xué)校檔案，可以在教書育人、展示學(xué)校特色，弘揚校園文化，培育人文精神方面發(fā)揮獨特的作用。因此，解決學(xué)校檔案管理存在的問題也是提升學(xué)校管理工作的重要途徑，并對學(xué)校發(fā)展有著重大的意義。