新醫改下醫院檔案管理的改進與完善思路解讀

文/湯家惠，中山市古鎮人民醫院

1 醫院檔案管理工作的主要問題

1.1 人員素質能力不足

醫院檔案管理工作質量不足，不能服務于新醫改的順利實施，主要是因為檔案管理人員專業技術水平有限，檔案管理人員不掌握信息環境下的檔案管理工作方式，傳統的檔案管理手段制約了檔案管理工作的效率，沒能在海量的醫院數據信息中實現智能化的管理，一些檔案管理人員的專業素養不足，檔案管理工作的程序混亂，檔案分類能力不足，相關辦事程序較為復雜。一些檔案管理人員的安全責任意識較低，有時導致檔案數據信息的泄露，因此影響了醫院檔案管理工作的整體質量。不少醫院不注重對檔案管理人員的培養，不能引進高級別的專業技術人才，因此制約了檔案管理工作的快速發展，降低了檔案管理效率。

1.2 管理制度不夠健全

目前醫院檔案管理處在深度改革階段，醫院的檔案管理工作制度還有待完善。不少醫院沒能重視醫院檔案管理工作，不注重從根本上改善醫院檔案管理工作的方法，沒有優化檔案管理工作的制度，導致檔案管理工作存在一定的盲目性。檔案管理人員沒能設置科學化的管理體系，不能合理的進行人員分工，沒能在信息化的環境下制定基層檔案管理工作的標準，因此導致醫院檔案管理的體系不流暢，工作標準較低，檔案管理工作的秩序較為混亂，不利于體現醫院檔案有服務價值與科研作用。

2 完善醫院檔案管理工作的思路

2.1 更新檔案管理理念

新醫改背景下應當更新檔案管理理念，豐富檔案管理方法，主動提高檔案管理工作意識。首先，明確檔案管理工作的建設思路，按照信息化、智能化、大數據與共享化的思路明確醫院檔案管理工作的建設方針，著力對檔案管理技術進行全方位的整改。其次，優化檔案管理工作的專業技術手段，成立專門的檔案管理工作機構，加強縱橫聯系的檔案管理制度建設，明確檔案管理工作標準，建立失責追究的工作機制。第三，還要做好檔案管理的宣傳工作，強化基層檔案管理工作的主動意識，促進院領導明確檔案管理的意義，形成全員參與的檔案管理工作氛圍，為醫院檔案事業建設形成良好的輿論空間，達到廣泛支持目標。

2.2 健全檔案管理制度

提高醫院檔案管理的整體有效性，還要健全檔案管理工作的責任制度，提高醫院檔案管理的規范性、科學化和系統性，注重強化醫院檔案管理工作的標準。首先，應當梳理醫院檔案管理的流程，圍繞著新醫改的工作需要優化醫院檔案管理的信息傳遞機制，保證檔案管理制度符合檔案管理需要。其次，梳理檔案管理運行中的漏洞，廣泛的征求各部門的意見建議，合理的劃分崗位職責，重點減輕一線檔案管理人員與醫務工作人員的檔案負擔。第三，加大檔案管理制度的建設工作，著力由紙制檔案管理向信息化檔案管理制度快速發展，只有建立完善的檔案應用制度，科室管理制度，優化檔案管理流程，形成全院上下有效的檔案交流機制，才能構建協調一致管理體系，促進檔案工作順利發展。通終依靠有效管理制度普及新型檔案管理方法，提高檔案工作的整體效率。

3 改進醫院檔案管理質量的策略

3.1 提升檔案管理人員水平

醫院檔案管理人員的專業素養直接決定檔案工作質量，只有從醫學檔案管理的需要出發加強檔案管理人員水平，才能在新醫改背景下提升檔案工作效率。首先，應當引進專業檔案管理人才，建立有效的檔案管理人才機制，對檔案管理人才的工作經歷、專業背景、科研能力等進行綜合考評。其次，還要加強人才激勵，建立完善的檔案人才流動機制，注重建立有效的獎懲機制，鼓勵和提高檔案人才的工作的積極性，促進檔案管理人才有良好的晉升空間，調動檔案人才安心于本職工作，給檔案管理人員提升良好的職業前景。第三，還要在有效績效考核的基礎上安排豐富的職業培訓，針對性的對檔案人才進行專業培訓，促進檔案管理人才個性化的發展，在一系列課題研究中提升檔案人才技術能力。

3.2 強化檔案信息技術建設

為了促進醫院檔案管理符合時代需要，有效滿足醫務人員和患者使用醫院檔案的現實需要，還要加強快信息技術的建設步伐，著力促進醫院檔案向著信息化方向發展。首先，應當引進專業的檔案管理工作設備，豐富檔案管理技術手段，優化檔案信息化建設的方案，不斷更新檔案管理硬件設備，推動醫院檔案數字化。其次，建立開放性的檔案管理系統，加強檔案數據資源的共享，在樹立檔案服務理念的基礎上開發大數據環境下的檔案管理平臺，為全面提高檔案服務質量打下堅實基礎。第三，還要加強檔案信息化管理，提高檔案在信息化環境下傳遞的安全性，建立檔案運行的實時監控機制，保證檔案資源在安全環境下運行，有效的防止檔案被惡意篡改，檔案數據資料丟失等問題發生。

3.3 建立全員參與管理體系

做好醫院檔案管理工作應當建立全員參與體系，注重構建檔案管理體系的整體，在進下促進檔案管理規范化的基礎上實現醫院基層員工與領導的雙向約束。首先，建立檔案管理約束機制，明確各級檔案管理人員與基層工作人員的檔案責任，保證日常辦公數據與存儲檔案的精準性，在責任落實到人的基礎上確保檔案資料準確性。其次，強化建立層層監督機制，建立有效的檔案審核與督導機制，加強上級人員對基層檔案的審核力度，從而有效糾正和完善檔案管理，解決檔案管理過程中的漏洞。第三，還要建立互動型和雙向約束機制，注重定期對檔案工作情況進行匯總，及時廣泛的征求檔案管理工作意見，圍繞著檔案管理工作的現實需要，檔案使用過程中的問題，對檔案管理制度進行有效修改，建立優化互動的檔案管理體系，可以日臻完善檔案管理工質量。

4 結論

提高檔案管理工作的整體質量，在新醫改下滿足患者和醫學研究的檔案應用需要，還要構建科學的檔案管理體系，加強檔案管理人才的配置工作，根據檔案應用的現實需要提高檔案管理工作的信息化工作水平。