企業檔案安全價值觀的思考

文/楊國典，中國石油慶陽石化公司

在傳統環境下，紙質、膠片等實體檔案直接由檔案管理員保管，安全保障相對可靠。隨著檔案信息化的快速發展, 電子檔案大量涌現,在方便檔案查詢利用、提高檔案工作效率的同時,也給企業檔案部門長期安全管理這些海量檔案數據帶來了前所未有的挑戰。通過檔案安全價值觀等“軟”性因素約束企業員工的安全行為，配合技術、規章制度等“硬”性因素的約束與管理，對提升檔案安全保障會起到更強大、持久與深刻的作用。

1 企業檔案安全價值觀的引入

企業檔案安全問題一直以來是企業管理者和檔案工作人員討論的話題，針對檔案安全，在完善管理體系、制訂管理標準和制度、強化技術防范等方面做了不少工作，但還不能滿足新時代檔案安全保障的要求。存在這個問題不可忽視的一個原因是人的意識和思想的先進性表現不一致，人的價值認知和價值選擇不正確，人的能動性沒有充分發揮，也是企業文化和檔案工作人員的安全價值觀沒有融合在一起。企業檔案安全價值觀盡管無法看到，卻可以由其他層面外在表現為企業公認的安全價值標準，內化為企業檔案人員的內心深處，指導其的安全行為，從而形成安全道德倫理和企業檔案安全管理風俗習慣為主的安全行為規范。檔案安全價值規范決定著企業內檔案安全文化方向，但不是一朝一夕能形成的，這也是企業當前檔案安全保障的主要問題所在，需要把安全價值觀念內化為自覺地重視與遵守，與企業文化很好地融合。

企業檔案安全價值觀是企業在檔案管理活動中圍繞檔案安全而產生的文化，是在檔案安全保護實踐中積累形成的，是經驗的總結，是檔案管理過程中對檔案安全保護行為、方法、環境、原則等的基本態度，是保護檔案安全、抵抗外來一切風險的重要手段，是在企業員工中形成的較為穩定的包括安全意識、安全理念、安全價值標準等保護檔案安全的價值觀、行為規范、制度規范等的總和。

2 企業檔案安全價值觀實現途徑

企業檔案安全保護是一個系統工程，安全價值觀作為手段之一來提升檔案安全保障，應由企業創造良好的實現環境和氛圍。

2.1 企業領導人的重視

數字化環境下，企業的信息化工作被看作是“一把手”工程，而檔案安全工作是企業信息化工作的重要組成部分，因而企業檔案安全價值觀文化的形成在一定程度上是“一把手”工程。企業領導人更關注的是經濟效益的增長，雖然也認識到檔案安全的重要性，但對檔案安全價值觀的培育是需要花費時間和精力的，這些無形的成本投入不能給企業帶來直接的經濟效益。企業領導人是否有長遠眼光，是否對檔案安全給予充分重視，在沒有看到直接經濟效益的情況下是否能堅持企業檔案安全文化的倡導，就顯得非常重要。因此，作為企業管理者、當家人，應了解企業的檔案安全需求，繪制檔案安全藍圖，制定檔案安全政策與制度，并且堅定的支持和倡導企業檔案安全價值觀文化的傳播，為企業員工做出示范，從而帶動企業員工的檔案安全行為。

2.2 構建檔案安全保護軟環境

檔案安全的保護不僅靠技術和成文的保護標準、規范、制度，更需要企業把安全保護的職責內化為自覺的習慣，在遵守標準、制度基礎上，結合自身工作，自覺的、創造性的、持續的采取安全保護行為，實現檔案安全的動態的保護，這樣，才能很好的應對復雜的內外環境所帶來的檔案安全威脅。達到此目的，就需要借助企業檔案安全價值觀文化，把檔案安全思想在企業中慢慢滲透，把檔案安全目標內化為企業員工的潛意識或者心理，在企業員工中形成保護檔案安全的文化自覺，進而指導員工在企業管理和工作中的檔案安全保護行為，構建企業檔案安全保護的“軟”環境，提升檔案安全保護的軟實力，從而達到檔案安全保障的目的。

2.3 普及檔案安全保護知識

檔案安全價值觀文化要以檔案安全知識為基礎和支持，這也是實現檔案安全的先決條件。實體檔案安全知識主要包括“八防”（防盜、防火、防潮、防紫外線、防高溫、防有害氣體、防塵、防蟲霉），檔案利用、數字化、移交和接收等檔案流轉過程中的安全要求，檔案庫房突發事件應急處置相關知識。電子檔案安全知識包括數字環境下電子文件保護相關的元數據(描述文件內容、結構、背景及其整個管理過程)、數據備份、遷移，以及網絡環境、云環境下的數據安全等知識。隨著科學技術的發展，企業檔案工作人員也要不斷學習“互聯網+”、云計算和大數據等知識 ，不斷推進檔案安全防范技術手段升級和創新。

2.4 發揮企業員工主觀能動性

對于檔案安全價值觀文化的形成，企業管理者固然重要，但畢竟企業工作的執行要靠員工，企業員工對檔案安全價值觀的認同與遵守也是檔案安全價值觀文化形成的重要組成。企業檔案安全價值觀文化的形成，就是企業中員工認同企業文化，轉化為自覺的行為和心理的過程，就是不斷向員工灌輸檔案安全的價值觀念，使企業員工逐漸接受這些安全價值和行為準則，進而發揮員工的檔案安全管理主觀能動性，增強保護檔案安全意識。在大數據、云計算興起的大背景下，如果企業員工經過安全價值觀文化的熏陶，真正把安全理念內化，能動性調動起來，重新發現自身價值的意愿被激發，就會在日常工作中自覺約束、抵制不安全行為，避免信息泄露安全事件發生。

總之，企業通過自上而下與自下而上兩種途徑相結合形成企業檔案安全價值觀文化，再把檔案安全價值觀文化的影響作為一種檔案安全管理的手段為檔案安全服務，把檔案安全保護工作真正融入到企業發展過程中，以人為本，持之以恒，最終達到實現企業檔案安全管理的目的。