現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

文/任靜怡，中交一公局土木工程建筑研究院有限公司

人事檔案的管理工作在人事管理活動(dòng)實(shí)施的過(guò)程中至關(guān)重要。在人事檔案中，不但記錄了工作人員的職業(yè)生涯和成就，而且還包含著工作人員的基礎(chǔ)信息，是協(xié)助企業(yè)評(píng)判一名員工的重要憑據(jù)。現(xiàn)如今，早我國(guó)職業(yè)發(fā)展過(guò)程中，具有較強(qiáng)的求職流動(dòng)性，這極大地增強(qiáng)了人事檔案管理工作的強(qiáng)度幾難度。為此，文章主要對(duì)現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行了詳細(xì)的探討及研究。

1 現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 人事檔案信息化管理水平比較低

目前，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理信息化成為現(xiàn)如今我國(guó)企業(yè)管理人才的主要趨勢(shì)。但是在現(xiàn)實(shí)工作中，人事檔案管理信息化的水平比較低，產(chǎn)生這一現(xiàn)象的主要原因是：其一，管理人員的計(jì)算機(jī)水平較低，對(duì)新型的管理系統(tǒng)了解不足，阻礙了人事檔案管理工作的有序開(kāi)展；其二，沒(méi)有對(duì)現(xiàn)代化的技術(shù)手段進(jìn)行全面利用，也無(wú)法充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的功能。根據(jù)相關(guān)人事檔案利用記錄的分析和研究發(fā)現(xiàn)，檔案的形式已逐漸由單一的材料鑒定、提供政審轉(zhuǎn)化為出具身份與辦理公證，學(xué)歷證明等多種形式，人事檔案的對(duì)象也從以往的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、人事部門等延伸到多個(gè)部分。另外，通過(guò)研究調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)用人單位始終都是利用手工操作的形式，來(lái)實(shí)施人事檔案管理工作，這樣極大地加劇了工作量，雖然部分單位已經(jīng)安裝了相關(guān)的電子管理系統(tǒng)，但是也僅僅只是記錄員工個(gè)人的基礎(chǔ)信息，對(duì)員工在工作中形成的各種原件無(wú)法收錄。如此一來(lái)，管理系統(tǒng)的實(shí)用性在人事檔案的跨單位利用中就不能充分體現(xiàn)出來(lái)，無(wú)論怎樣都需要提供相關(guān)的紙質(zhì)檔案，這不僅嚴(yán)重影響著各項(xiàng)工作的效率，還不利于檔案的保管工作。

1.2 人事檔案管理工作中不規(guī)范情況較多

在現(xiàn)如今的企業(yè)發(fā)展中，人事檔案管理工作中不規(guī)范的現(xiàn)象始終存在。其一，現(xiàn)階段諸多人事檔案管理部門，并沒(méi)有對(duì)相應(yīng)的信息設(shè)備進(jìn)行設(shè)立，工作人員只能夠通過(guò)自己一份份的查找檔案和檢查檔案，這不但浪費(fèi)了大量的時(shí)間，還嚴(yán)重缺乏高效性；其二，硬件設(shè)施不完善，很多企業(yè)的檔案管理室沒(méi)有安全設(shè)備，也具備防火設(shè)備，就只有一間很普通的辦公室。此外，許多檔案都是紙質(zhì)文件，一旦出現(xiàn)火災(zāi)，不但會(huì)影響檔案的安全，還會(huì)影響內(nèi)部工作人員的安全。其三，一些工作人員綜合素質(zhì)較低，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一管理檔案，更沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行分類編號(hào)，這使得信息嚴(yán)重混亂，給后期的查閱工作和審核工作帶來(lái)不利影響。

2 分析解決企業(yè)人事檔案管理工作中問(wèn)題的有效對(duì)策

2.1 對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行大力開(kāi)展

時(shí)代在進(jìn)步，社會(huì)在發(fā)展，隨之對(duì)檔案信息的需求也是越來(lái)越高。現(xiàn)如今，人事檔案信息的數(shù)量在不斷的升高，對(duì)以電子檔案為主的信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行建立勢(shì)在必行。簡(jiǎn)而言之，企業(yè)單位應(yīng)對(duì)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理進(jìn)行全面執(zhí)行，并利用現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備，將整理好的人事檔案資料輸入到計(jì)算機(jī)中，并采用相關(guān)的技術(shù)將視頻和圖片等轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)形式的資料，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案與紙質(zhì)檔案并存的目的。此外，管理人員為了創(chuàng)新發(fā)展人事檔案管理，還應(yīng)全面利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，對(duì)不在保密范疇內(nèi)的檔案信息進(jìn)行共享，進(jìn)而提供更為優(yōu)質(zhì)的人才檔案信息給社會(huì)。這樣不但有利于人事檔案管理工作，而且還能有效提升人事檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 實(shí)行完善的責(zé)任管理體系

在對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行開(kāi)展的過(guò)程中，相關(guān)人員要想對(duì)整體工作的規(guī)范性及合理性進(jìn)行提升，就務(wù)必要建立健全管理制度。在此過(guò)程中，相應(yīng)的管理人員應(yīng)實(shí)地考察企業(yè)的人事管理部門，對(duì)其中的工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確；然后，相應(yīng)的管理人員可以根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容進(jìn)行任務(wù)分配人事檔案的工作人員，例如對(duì)于信息的錄入，應(yīng)派遣專門的人員進(jìn)行，同事針對(duì)信息的核對(duì)，也要安排專門的人員等等。在這樣的形勢(shì)下，如果工作期間發(fā)生問(wèn)題，相關(guān)管理者能夠立刻找到相關(guān)的負(fù)責(zé)人，減少不必要的損失。除此之外，在對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行開(kāi)展的過(guò)程中，企業(yè)的內(nèi)部管理人員還應(yīng)設(shè)計(jì)和策劃?rùn)n案管理室的安全性和結(jié)構(gòu)，例如設(shè)定一個(gè)專門存放檔案的區(qū)域，將全部收集好的檔案都統(tǒng)一存放在一個(gè)位置，確保檔案的安全性。

2.3 加強(qiáng)建設(shè)人事檔案管理隊(duì)伍

各級(jí)人事部門應(yīng)加強(qiáng)建設(shè)檔案管理隊(duì)伍、選取具備較強(qiáng)責(zé)任心且作風(fēng)優(yōu)良的黨員，來(lái)?yè)?dān)任檔案干部的工作，早在干部檔案工作條例中就有了明確的規(guī)定。為了能夠使上述人員工作的積極性全面發(fā)揮出來(lái)，應(yīng)進(jìn)一步提升上述人員的綜合素質(zhì)，為此，企業(yè)單位就應(yīng)全面關(guān)注員工的工作和生活，加強(qiáng)培養(yǎng)員工的力度。其一，每隔大約兩年，組織部門開(kāi)展一次業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，使員工更深刻的意識(shí)到現(xiàn)代人事檔案管理工作的重要意義，并充分了解鑒別、歸檔及整理檔案材料等相關(guān)技術(shù)。其二，將兼職與專職檔案管理人員的配置工作做好，并有效落實(shí)其工資待遇。應(yīng)對(duì)一支熟練各項(xiàng)人事檔案業(yè)務(wù)，以及具備較強(qiáng)責(zé)任心的管理隊(duì)伍進(jìn)行有效建立，一遍在對(duì)干部檔案管理的外在形式進(jìn)行統(tǒng)一的同時(shí)，保證檔案內(nèi)容的實(shí)用性、完善性以及真實(shí)性。為此人事檔案管理人員工資和待遇的落實(shí)及制定，需要根據(jù)檔案局制定的待遇標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行，以此來(lái)調(diào)動(dòng)管理人員工作的積極性。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理工作中仍然存在諸多的問(wèn)題，這將會(huì)企業(yè)自身的發(fā)展造成極大地?fù)p失和影響。所以，相關(guān)管理人員在現(xiàn)實(shí)的工作中，需要高度重視檔案管理的整體工作，對(duì)管理工作制度進(jìn)行不斷完善，有效解決檔案管理工作中潛在的問(wèn)題，有效提升自身的工作素養(yǎng)及工作水平，確保檔案管理工作的質(zhì)量，為企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。