信息化時代下檔案管理的創新與發展

文/田錦菲，貴陽市應急救援指揮中心

伴隨著計算機科技的發展，信息化技術的應用越來越廣泛，逐漸的滲透到我們生活的方方面面，這給我們帶來了極大的便利，同時也給我們帶來新的挑戰和機遇。若檔案管理部門依舊采用傳統的方式管理信息，必將給人們造成麻煩進而影響自身的前景。因此，緊跟科技的發展，實現檔案的信息化管理迫在眉睫。為實現檔案管理的創新發展，首先應當認識到檔案管理的重要性，了解目前出現的問題，并且結合時代的需要，做好檔案管理方式的創新，不斷提高檔案管理的水平，為檔案信息的真實可靠作出保障。

1 信息化時代下檔案管理創新的必要性

伴隨著互聯網以及信息技術的發展，人與人之間的交流越來越密切，面對的信息日益增多。在這樣的背景下，檔案的管理工作就顯得極其重要。檔案是如今信息化社會快速發展過程中傳承下來的一筆財富，它記錄了每個人，每個單位的發展歷程，對其發展有著不可估量的作用。同時，檔案的管理工作不僅僅關系到單位的發展，還與每位員工的利益息息相關。傳統的管理模式已經完全不能滿足現代社會發展的需求，我們需要跟緊這個時代發展的步伐，充分挖掘互聯網信息時代的先進性，積極學習先進的管理模式，要重視檔案管理工作，進而實現檔案管理未來更好的發展，以順應時代的需要。所以我們應在單位的檔案管理工作中，加大人工和資金的投入，結合現代先進技術和檔案管理的工作，不斷探索檔案管理工作的方式，盡可能的發揮信息化在檔案管理中的作用，提高工作效率，使單位更好更穩定的發展。

2 信息化時代下檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理觀念落后

目前來看，許多單位甚至是檔案管理相關人員都對檔案管理工作缺少重視，認為檔案管理工作不能對單位本身造成直接的經濟利益，不必在這個工作上花費時間和精力，這種錯誤的觀念是檔案管理工作不能實現信息化的最主要的原因，若不能從根本上改變一些人的觀念，只是一味強制性的追求和創新也是治標不治本。

2.2 專業的人才匱乏

檔案管理信息化能夠穩定高效的進行，需要專業技術人員的支撐。根據我調查的相關數據，一個檔案管理部門中的工作人員，80%都只是會用傳統的方式來管理檔案。只有少部分人注重信息化管理。傳統的檔案管理模式是手工檢索，工作人員不需要專業技術就可管理檔案。導致檔案管理工作效率低、不易多人員多部門協同管理，另外傳統檔案管理模式下的檔案不易保管、不具備一定標準的安全性等，現如今，若想將信息化管理融入檔案管理工作中他們不但要熟知基本的檔案管理工作更要了解現代信息化管理知識，將網絡科技與檔案管理結合起來。

2.3 檔案管理制度不完善

沒有規矩不成方圓，沒有良好的制度是沒有辦法去管理的，制度是行為的準則。只有建立良好的制度，才能保證更高的工作效率。很多檔案管理部門意識不到這一點，導致在檔案管理工作中出現了很多問題，例如，檔案信息的丟失，損壞或信息泄露......若要改善這些問題，我們必須建立一套全面的管理制度，規范對檔案管理工作人員的獎懲措施，從制度上約束他們做好管理工作。

3 信息化時代下檔案管理的創新

3.1 管理方法的創新

在當前的時代背景下，傳統的檔案管理方法效率低，不宜多人員多部門協同管理，而且檔案保管的安全性低，已不能滿足信息化社會的需要。我們要加大對檔案管理方法的創新。例如，我們可以通過建立檔案網站來管理檔案，檔案網站建設是檔案部門網絡信息化建設的一項基礎性工作，是檔案管理部門面向網絡世界的窗口。建立網站之后我們可以結合檔案管理實際工作開展，我們可以在錄入信息之后，運用計算機信息技術依據檔案性質的差別對檔案進行分類整理，規避傳統檔案管理工作中查找檔案的繁雜，更有利于日后對檔案信息進行查找，此外，由于網絡信息的共享性，我們可以保證多個部門協同整理以及保管檔案。在保管紙質檔案時，要注意溫度濕度的適宜，確保檔案的安全性和完整性。

3.2 管理思維觀念的創新

檔案管理工作者作為檔案管理工作的開展、執行者，他們具備創新思維，才得以實現檔案管理工作的創新發展。注重檔案管理人員的創新思維培養就顯得格外重要。此外培養他們的信息管理的專業技能，將現代化信息技術融入到檔案管理工作中，使工作達到事半功倍的效果。管理能力提高的同時，更要轉變他們的管理思維模式，以認真負責的工作態度對待檔案管理工作，站在更高的角度，以實現檔案現有資源的最大化利用，做好檔案管理的任何一個環節的工作。在檔案管理工作方面有一個重要但常常被忽略的問題-----檔案的保密性，信息外漏會給個人和企業帶來極大的損失，此時就凸顯管理工作人員信用的重要性。

3.3 管理制度的創新

當今信息化急劇發展的背景下，良好的管理制度是檔案管理工作要想實現穩步的發展的必要條件。而若要做好檔案管理工作，就必須要建立良好的監督制度，加強對檔案管理人員的監督，確保整個檔案管理工作的真實性。面對信息化時代數字化、信息化的快速發展，管理模式制度創新發展，才得以適應新形勢。對待傳統管理模式，應取其精華，棄其糟粕，保留手工管理，在此基礎上需加強檔案管理的計算機管理。通過兩種管理模式的結合，來實現管理制度的創新發展，確保檔案管理工作的質量。同時，各部門都應該加強交流互通，例如可定期召開交流會交流工作經驗等，來確保管理工作更加有效的施行連通，從而提高檔案管理的效率。

4 結語

綜上來看，信息化時代下，相關的檔案管理部門要做好新時代下的創新工作，以實現新形勢下檔案管理的更好發展。具體表現在轉變信息化時代下的管理觀念、加強對檔案管理工作的信息化建設、建立新形勢下健全良好的檔案管理制度、保證檔案管理工作的真實性和安全性等方面。