談基層事業(yè)單位檔案管理信息化的實(shí)踐

文/王桂蓮，吉林省四平市結(jié)核病醫(yī)院

1 基層事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

1.1 提升基層事業(yè)單位管理效率

基層事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作，以檔案管理人員進(jìn)行手動(dòng)管理為主，檔案主要是紙質(zhì)檔案，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)需要浪費(fèi)大量的精力。在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，對(duì)于檔案管理信息化進(jìn)行不斷的探索，逐漸使用電子以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)完成檔案管理工作，檔案資源可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)或者網(wǎng)絡(luò)硬盤進(jìn)行整合，使檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)單方便，同時(shí)使檔案管理工作的工作效率得到提升。另外，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，有利于各部門之間實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，使基層事業(yè)單位管理效率得到提升。

1.2 推動(dòng)基層事業(yè)單位信息化建設(shè)

檔案管理工作在基層事業(yè)單位綜合管理工作中具有非常重要的地位，全面加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，不僅能使基層事業(yè)單位管理效果得到增強(qiáng)，還能改善基層事業(yè)單位信息化系統(tǒng)的建設(shè)，推動(dòng)基層事業(yè)單位信息化建設(shè)，使基層事業(yè)單位綜合管理工作的信息系統(tǒng)得到不斷地優(yōu)化，使基層事業(yè)單位得到更好發(fā)展。

1.3 實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用

基層事業(yè)單位檔案管理信息化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源充分利用，充分利用檔案資源能夠使基層事業(yè)單位的管理以及決策更加科學(xué)合理。利用信息技術(shù)完成檔案管理工作，能夠在檔案管理系統(tǒng)中，設(shè)定相關(guān)的檔案借閱以及檔案查詢權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案資源充分利用，使基層事業(yè)單位綜合管理工作得到優(yōu)化。所以現(xiàn)階段必須重視基層事業(yè)單位檔案管理信息化實(shí)踐，并積極尋求提高檔案管理信息化的措施，實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用。

2 基層事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)化措施

2.1 將檔案管理信息化作為基層事業(yè)單位日常管理工作

因?yàn)闄n案管理信息化建設(shè)能夠使檔案管理效率得到提高，實(shí)現(xiàn)檔案資源充分利用，所以基層事業(yè)單位應(yīng)該更加重視檔案管理工作，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)用性有一個(gè)正確認(rèn)識(shí)，并且將檔案管理信息化建設(shè)作為日常管理工作內(nèi)容，將基層事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展規(guī)劃與檔案管理信息化建設(shè)結(jié)合在一起，使規(guī)劃與規(guī)范的制定更加合理，為檔案管理工作更加有效的開展提供保障，提升基層事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率。另外，為了使檔案管理信息化建設(shè)的效果得到提升，基層事業(yè)單位還需要積極組織檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，加強(qiáng)各部門對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)知，能夠積極配合檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)工作，使檔案管理信息化建設(shè)的工作效率以及效果在多部門共同努力下得到提升，實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。

2.2 推動(dòng)檔案管理信息化網(wǎng)站建設(shè)

推動(dòng)基層事業(yè)單位檔案管理信息化網(wǎng)站建設(shè)，能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行檔案記錄，使用網(wǎng)絡(luò)手段來(lái)提供檔案管理相關(guān)服務(wù)，改進(jìn)檔案管理方式，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提供更加便捷的檔案管理相關(guān)服務(wù)，可以隨時(shí)隨地對(duì)檔案管理信息化網(wǎng)站中的檔案資源進(jìn)行在線查找，使基層事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率得到大幅度提升。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，首先需要在整體系統(tǒng)中編制檔案管理的相關(guān)體系，從而使檔案管理信息化得到真正實(shí)現(xiàn)。然后整合各個(gè)部門的檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，需要基層事業(yè)單位不斷完善自身檔案管理體系，使檔案管理信息化網(wǎng)站的優(yōu)勢(shì)得到充分展現(xiàn)。

2.3 擴(kuò)充檔案資源，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基層事業(yè)單位擁有相對(duì)豐富的檔案資源，但是在當(dāng)今社會(huì)檔案資源發(fā)揮的作用越來(lái)越大，使對(duì)檔案資源進(jìn)行擴(kuò)充變得十分重要。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理人員要對(duì)自身網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分利用，對(duì)網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)進(jìn)行精準(zhǔn)把握，合理利用搜索引擎完成檔案資源的搜集與整合，并對(duì)整合后的檔案資源進(jìn)行不斷補(bǔ)充，努力做到相關(guān)部門的檔案資源共享。同時(shí)也要不斷更新檔案資源管理設(shè)備，使檔案管理設(shè)備能夠更好的滿足檔案管理信息化建設(shè)的要求，計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提條件，因此基層事業(yè)單位要對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的性能提出嚴(yán)格要求，只有計(jì)算機(jī)設(shè)備儲(chǔ)存空間大、運(yùn)行效率高才能更好的完成檔案管理信息化建設(shè)。另外，為了保證檔案信息安全，需要加強(qiáng)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)防火墻的應(yīng)用。

2.4 加強(qiáng)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)

在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員經(jīng)常被動(dòng)的進(jìn)行檔案管理工作，雖然也能對(duì)檔案管理效果提供一定保障，卻很難做到充分利用檔案資源，使檔案資源的利用率保持在較低水平，降低基層事業(yè)單位管理效率。因此，基層事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，使檔案管理人員能夠主動(dòng)推送檔案資源，并且主動(dòng)進(jìn)行資源的收集與整理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源的擴(kuò)充，能夠更好的支持基層事業(yè)單位管理工作。另外，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)有效提高，可以對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，使檔案管理人員的責(zé)任心以及服務(wù)意識(shí)得到提升，使檔案管理信息化建設(shè)取得更好效果。

2.5 實(shí)行有效監(jiān)督

在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員作為檔案管理的行為載體，需要完成檔案內(nèi)容的收集、整理等工作。需要對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行有效監(jiān)督，避免因檔案管理人員工作失誤對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。雖然加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)能夠有效減少工作失誤、檔案丟失等問(wèn)題，但是檔案管理人員仍然是檔案管理工作的主體，所以基層事業(yè)單位應(yīng)該不斷完善內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，使檔案管理工作效率進(jìn)一步提升。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)基層事業(yè)單位的日常管理具有非常重要的作用，相關(guān)單位以及工作人員應(yīng)該緊跟科學(xué)技術(shù)發(fā)展步伐，提升自身服務(wù)意識(shí)，將檔案管理信息化建設(shè)作為日常工作內(nèi)容，積極推動(dòng)檔案管理信息化網(wǎng)站建設(shè)，進(jìn)行檔案資源擴(kuò)充，加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使基層事業(yè)單位檔案管理工作取得更好效果。