新常態(tài)下油田小區(qū)加強(qiáng)物業(yè)管理信息化建設(shè)的思考

文/胡蘊(yùn)慧，中國石化集團(tuán)勝利油田勝北管理中心信息站

1 前言

油田的物業(yè)管理脫胎于油田的機(jī)構(gòu)改革,經(jīng)過數(shù)十年的發(fā)展,油田社區(qū)的物業(yè)服務(wù)逐步走向多元化、社會(huì)化，管理體制逐步實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)公司制，但是由于油田物業(yè)源于多年的國企辦社會(huì)形態(tài)，當(dāng)前物業(yè)管理工作很多方面與社會(huì)上已經(jīng)完全市場(chǎng)化的物業(yè)公司存在較大的差距，在信息化迅速發(fā)展的時(shí)代,已經(jīng)不能滿足工作的需要，尤其是物業(yè)涉及面廣、日常管理工作量大，如在采用信息化管理方面存在不少問題和短板。面對(duì)當(dāng)前社區(qū)居民需求的多樣化和效率化，如何做到“精準(zhǔn)高效服務(wù)”？怎樣能又快又好地解決居民的需求？新形勢(shì)下利用信息手段進(jìn)一步提升物業(yè)資源的共享利用率,提高物業(yè)服務(wù)和管理效率，已成為物業(yè)單位尋求新發(fā)展、迫切需要解決的首要問題。

2 加強(qiáng)物業(yè)管理信息化建設(shè)的重要性和意義

物業(yè)管理的高效、便捷是衡量物業(yè)管理水平的重要依據(jù)，這其中除了工作人員的素質(zhì)和精神風(fēng)貌決定著工作質(zhì)量外，信息化管理也是提高物業(yè)水平的一個(gè)重要方面。例如門禁系統(tǒng)的安裝、巡邏系統(tǒng)的定位、視頻監(jiān)控系統(tǒng)的全方位和無死角、繳費(fèi)系統(tǒng)的便利程度等等，都是運(yùn)用信息化手段為小區(qū)居民提供了安全、便利、高效、健全生活環(huán)境的重要體現(xiàn)。

近些年油田改革的深入，物業(yè)管理中不斷加快其規(guī)模化、市場(chǎng)化的進(jìn)程，物業(yè)公司管理的機(jī)構(gòu)也在不斷龐大。與此同時(shí)，油田小區(qū)在物業(yè)管理中由于涉及到眾多的方面和內(nèi)容，如保潔、綠化、維修、保安等等，這時(shí)候也需要合理運(yùn)用信息化的手段和技術(shù)，以提高工作的質(zhì)量和效率。而在物業(yè)公司內(nèi)部，需要加強(qiáng)工作人員的有效溝通，合理的控制成本，運(yùn)用信息化的網(wǎng)絡(luò)資源傳輸數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高資源利用率。在工作沖推動(dòng)無人管理、無紙化辦公和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)。這些都要求物業(yè)管理需要進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)，充分利用信息化的手段，建立物業(yè)管理的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工作過程的有序性、合理性、程序化，用科學(xué)的手段體現(xiàn)物業(yè)公司的服務(wù)意識(shí)和水平。

3 優(yōu)化加強(qiáng)物業(yè)管理信息化建設(shè)的措施

3.1 了解油田小區(qū)物業(yè)管理信息化建設(shè)的需求

油田小區(qū)物業(yè)管理信息化建設(shè)的需求就是通過物業(yè)服務(wù)信息化管理平臺(tái)的投用，可使企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)行管理、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督、處理用戶報(bào)修投訴更加方便、快捷、直觀。工作人員坐在辦公室輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就可以一覽各方面運(yùn)行情況，全面了解所屬單位員工服務(wù)執(zhí)行情況。因此，油田小區(qū)物業(yè)管理公司根據(jù)工作的需要、工作的業(yè)務(wù)范圍、資金的使用率，利用物業(yè)管理信息系統(tǒng)有效開展工作。這其中要考慮到軟硬件的兼容性、適應(yīng)性，要注重工作的具體流程和彼此相關(guān)性；為日后的正常使用和系統(tǒng)維護(hù)奠定基礎(chǔ)。

3.2 明確油田小區(qū)物業(yè)管理信息化建設(shè)的目標(biāo)

首先，油田小區(qū)物業(yè)公司在工作中要明確物業(yè)管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，逐步完善系統(tǒng)的功能和可操作性，避免因貪大求全而盲目建設(shè)；其次，系統(tǒng)在建設(shè)中要運(yùn)用現(xiàn)代管理思想，內(nèi)容充分涵蓋物業(yè)公司的各項(xiàng)工作內(nèi)容，要根據(jù)實(shí)際工作需要定制個(gè)性化的系統(tǒng)。在領(lǐng)導(dǎo)層面引起高度重視，繼而投入足夠的人力、物力、財(cái)力資源，以保證系統(tǒng)的開發(fā)確有實(shí)效而又具有應(yīng)用性；第三，物業(yè)管理系統(tǒng)經(jīng)專業(yè)人員和部門職工開發(fā)后要多次調(diào)整，對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使物業(yè)工作者能力合理利用信息化的手段充分提高工作效率，而不僅僅是高價(jià)購買后無人問津，有效掌握系統(tǒng)的規(guī)程，充分發(fā)揮系統(tǒng)的價(jià)值。

3.3 優(yōu)化物業(yè)管理信息化建設(shè)模塊

油田小區(qū)物業(yè)管理中要利用信息化的手段建立新型系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人、財(cái)、物的日常管理和資源配置。物業(yè)公司信息化的管理包括內(nèi)部模塊和外部模塊。

3.3.1 油田小區(qū)物業(yè)管理信息化建設(shè)的內(nèi)部模塊

這是在辦公環(huán)境和場(chǎng)所中實(shí)現(xiàn)無紙化辦公和自動(dòng)化辦公的模塊，有利于降低時(shí)間成本、提供工作效率、建設(shè)綠色環(huán)保的工作環(huán)境。以油田小區(qū)物業(yè)公司的收費(fèi)環(huán)節(jié)為例，利用信息化的系統(tǒng)可以按照類別設(shè)定內(nèi)容，通過網(wǎng)絡(luò)購買水、電、煤氣等，每個(gè)項(xiàng)目之間可以建立起彼此聯(lián)系，可以利用網(wǎng)絡(luò)查詢某一居民的日常生活支出、繳費(fèi)信息，這就大大節(jié)省了時(shí)間和人力成本。油田小區(qū)通過這一系統(tǒng)可以了解本區(qū)域內(nèi)居民的各項(xiàng)生活狀況，實(shí)現(xiàn)信息化的系統(tǒng)管理模式。

3.3.2 油田小區(qū)物業(yè)管理信息化建設(shè)的外部模塊

外部模塊是要建立一個(gè)豐富和立體資源庫，每個(gè)社區(qū)居民都有自己的用戶名和密碼，通過登陸窗口查詢自己個(gè)人信息，例如水、電、煤氣的度數(shù)和使用情況。當(dāng)居民對(duì)自己家庭生活支出存在質(zhì)疑時(shí)，可以登錄網(wǎng)站要求物業(yè)公司給與解答，實(shí)現(xiàn)信息資源的互聯(lián)互通，也便于油田小區(qū)物業(yè)公司掌握真實(shí)的數(shù)據(jù)。

4 結(jié)束語

物業(yè)管理服務(wù)的根本是要使居民和使用人受益,為居民和使用人帶來方便、快捷、增值的“便利服務(wù)”,所以物業(yè)管理服務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)就是信息化。新常態(tài)下的油田小區(qū)的物業(yè)管理要打造自身的品牌特色，要得到居民的肯定，就要利用信息化手段高效、準(zhǔn)確、快速的為居民服務(wù)，要強(qiáng)化物業(yè)意識(shí)，提高物業(yè)的服務(wù)能力，建設(shè)資源節(jié)約型和環(huán)境友好型的管理體系，需要將現(xiàn)代企業(yè)管理思想融入到信息化建設(shè)中，從而推動(dòng)油田小區(qū)物業(yè)管理的信息化程度，發(fā)揮信息化系統(tǒng)的最大效益。因此，在物業(yè)管理信息化建設(shè)進(jìn)程中要正視存在的困難和短板，通過對(duì)現(xiàn)有物業(yè)管理系統(tǒng)進(jìn)行全面分析、深入研究，進(jìn)而制定出科學(xué)合理的信息化技術(shù)路徑，逐步推進(jìn)工作的順利實(shí)施。