提升事業(yè)單位檔案管理效益的方法

文/孫彬，白城市財政局

事業(yè)單位作為我國重要的行政服務(wù)體系，在其發(fā)展與運(yùn)作中必然會產(chǎn)生很多重要的文件檔案，這些檔案不僅對事業(yè)單位的發(fā)展有重要的指導(dǎo)作用，更是社會發(fā)展進(jìn)步的重要見證，事業(yè)單位的檔案管理工作的重要性不言而喻，本文結(jié)合現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，探討了提升事業(yè)單位檔案管理效益的具體方法。

1 提升事業(yè)單位檔案管理效益的原因

在事業(yè)單位的改革與發(fā)展中，進(jìn)行檔案管理記錄單位的工作進(jìn)度與建設(shè)成果，能夠幫助單位管理者及時掌握單位的整體情況，并以此為基礎(chǔ)完善、改變單位的工作方針與運(yùn)行方向，提升單位的運(yùn)行效率。提升檔案管理效率，能夠充分發(fā)揮檔案信息的作用，明確事業(yè)單位的工作重心，結(jié)合工作地區(qū)的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展?fàn)顩r作出相應(yīng)的調(diào)整，使其運(yùn)營更符合社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)與社會發(fā)展想?yún)f(xié)調(diào)的目的。

2 影響事業(yè)單位檔案管理效益提升的主要原因

2.1 重視程度不足，管理制度不夠完善

事業(yè)單位的檔案管理工作是事業(yè)單位公共管理的重要組成部分，事業(yè)單位中的檔案資料對單位日后的改革發(fā)展有重要的借鑒意義，但是由于這項(xiàng)工作本身不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致很多事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，檔案管理部門被邊緣化，單位內(nèi)部缺乏科學(xué)完善的管理制度，管理流程不能規(guī)范化，常常出現(xiàn)檔案接收時審核力度不足，檔案存在虛假內(nèi)容；紙質(zhì)檔案保存、取用不夠嚴(yán)謹(jǐn)，檔案損壞、丟失現(xiàn)象頻發(fā)等等現(xiàn)象，不利于檔案管理工作有效的發(fā)揮其作用。

2.2 相關(guān)技術(shù)落后，缺乏信息技術(shù)支撐

隨著我國經(jīng)濟(jì)科技的發(fā)展與進(jìn)步，借助于互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的管理體系已經(jīng)普及到很多企業(yè)與單位，信息化的建設(shè)不僅極大程度上提高了管理效率，更降低了管理成本與失誤率，但是現(xiàn)階段事業(yè)單位因管理性質(zhì)等原因，其檔案管理的信息化程度普遍較低，大部分事業(yè)單位仍舊采用傳統(tǒng)的人工管理模式，單位內(nèi)部對信息管理理念的理解不夠透徹，不給予足夠的資金支持，并且在信息數(shù)據(jù)庫的建立初期，信息過于冗雜繁多，很難做好檔案管理系統(tǒng)的兼容工作，進(jìn)一步增加了信息化建設(shè)的難度。

2.3 管理意識較低，管理人員素質(zhì)不高

檔案管理工作人員問題主要有：檔案管理工作是一項(xiàng)較為枯燥的工作，且這項(xiàng)工作本身薪資待遇與相比其他崗位相比相對來說是較差的，這就導(dǎo)致了很多年輕、有潛力的人才不愿意選擇這個崗位，導(dǎo)致工作崗位缺乏新鮮的活力；檔案管理缺乏專業(yè)的人才，很多管理人員是從其他崗位調(diào)職過來的，或者是兼職，這樣的人員不僅不具備專業(yè)的管理知識與足夠的管理經(jīng)驗(yàn)，而且對本單位的檔案情況了解不足，很容易在工作中出現(xiàn)失誤；企業(yè)對管理人員的培訓(xùn)力度不足，管理人員的思想與專業(yè)程度沒有得到較好的培訓(xùn)與建設(shè)，呈現(xiàn)出整體素質(zhì)較低的情況。

3 提升檔案管理效益的方法

3.1 提高重視程度，完善檔案管理制度

事業(yè)單位要充分了解檔案管理在單位發(fā)展中起到的作用，針對單位的實(shí)際情況建立科學(xué)、完善的管理制度，明確管理中的具體操作準(zhǔn)則，提高工作人員的意識與責(zé)任感，將檔案管理引入制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道中。首先要明確檔案管理的目標(biāo)，確認(rèn)責(zé)任制度，做好分工協(xié)調(diào)，將管理工作落實(shí)到個人，其次要注意數(shù)據(jù)的備份，做好取用登記工作，防止重要檔案的丟失，最后，還要注意做好監(jiān)督管理工作，保證制度在實(shí)際操作中得到有效落實(shí)，保證檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

3.2 引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，建設(shè)數(shù)字信息檔案

要想提高檔案管理的效益，必須要改變傳統(tǒng)的管理模式，引入先進(jìn)技術(shù)，建立數(shù)字信息檔案，首先要做好軟硬件設(shè)施建設(shè)工作與新興科技的研發(fā)引進(jìn)，做到與時俱進(jìn)，不斷推進(jìn)信息化程度，提高檔案系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性。在信息系統(tǒng)的建設(shè)上，要以長遠(yuǎn)利用為目標(biāo)，確立統(tǒng)一的信息收錄、檢索標(biāo)準(zhǔn)，做到信息存儲集中化，檢索目錄要準(zhǔn)確、全面，提高系統(tǒng)的人性化服務(wù)，便于公眾查詢使用，同時要緊跟時代科技的發(fā)展潮流，不斷開發(fā)高新技術(shù)，完善自身系統(tǒng)，強(qiáng)化安全系統(tǒng)，防止數(shù)據(jù)庫收到木馬病毒的威脅，避免數(shù)據(jù)的外泄與丟失。

3.3 加強(qiáng)員工培訓(xùn)，打造專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)

提升管理人員的綜合素質(zhì)是保障事業(yè)單位檔案管理效益提升的重要措施。企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對管理人員現(xiàn)階段呈現(xiàn)出的水平，開展針對性的培訓(xùn)教育工作，從意識態(tài)度與知識技能兩方面提高管理人員的素質(zhì)，意識方面，要讓管理人員明確檔案管理的重要性與自身職責(zé)，提高工作熱情與責(zé)任心，保證工作效率；知識技能方面，要不斷學(xué)習(xí)相應(yīng)的知識技術(shù)，熟悉數(shù)據(jù)庫管理維護(hù)流程，夯實(shí)自身工作能力。此外，企業(yè)也許注重高素質(zhì)人才的引進(jìn)工作，拓展人才引進(jìn)渠道，優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，打造一支高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)，使檔案管理信息化建設(shè)工作開展的更加順利。

綜上所述，提升事業(yè)單位檔案管理效益是促進(jìn)事業(yè)單位改革發(fā)展與社會現(xiàn)代化建設(shè)的重要舉措，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)階段暴露出來的問題，完善管理制度，引進(jìn)先進(jìn)理念，加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，全面提高單位檔案管理效率，促進(jìn)事業(yè)單位在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會中的進(jìn)一步發(fā)展。