基于“單套制”的建設工程電子檔案接收管理實踐

張雅玲

(漳州高新技術產業開發區建設工程質量安全監督站 福建漳州 363000)

0 引言

建設工程電子檔案是工程項目從開始到竣工驗收階段形成的具有保存意義的檔案資料，包括工程項目各個階段產生的電子文件及其元數據[1]，建設工程電子文件以電子媒介的方式進行傳輸和保存[2]。2017年福建省開展全省性的建設工程電子文件試點工作[3]，福建省住房和城鄉建設廳在文件中指出，在線形成的電子檔案，檔案管理部門可只收電子檔案，不再要求將其制成紙質檔案或縮微品進行保管。這也為工程電子檔案“單套制”歸檔提供了先行經驗。湖南省于2018年也逐漸開始進行電子文件的試點[4]，隨著政府對于工程電子檔案推廣力度的進一步加深，電子檔案將成為未來檔案歸檔的主流方式。因此根據現行電子檔案的接收實踐，積極總結經驗，為未來全過程電子化以及推動行業發展具有重要的現實意義。

目前對于電子檔案接收方面的研究較少。羅國經[5]從組織管理、統一思想等方面加強社會公眾對建設工程電子檔案的認可程度，以規范檔案后期的接收流程。林艷玲[6]等人在珠海市數字城建檔案館建設過程中，要求建設單位向城建檔案館移交建設工程竣工檔案時，須一并移交與工程紙質檔案內容相同的建設工程電子文件，即“雙套制”歸檔，取得了一定的成果。但是電子文件的簽章主體為項目經理和總監理工程師，其他個人沒有涉及簽章。高影[7]等人從城建電子檔案接收管理系統的建設出發，通過標準化的系統加強電子檔案的規范化接收。鄭紅麗[8]對紙質檔案進行預驗收，同時提請對工程電子檔案進行預驗收，并對電子檔案的載體、安全性、格式等方面進行數據檢測。從這些研究成果來說，較多的研究是基于對“雙套制”檔案的接收管理，對“單套制”建設工程電子檔案接收的研究較少。

因此，本文在漳州高新區建設工程電子檔案接收管理實踐的基礎上，研究和總結了基于“單套制”歸檔的相關技術要求和內容，為建設工程實現全過程電子化提供應用實施和接收管理經驗。

1 建設工程電子檔案接收管理模式

本文根據漳州高新區房屋建筑的檔案接收實踐，對檔案工作流程等進行梳理，形成的工程電子檔案接收模式如圖1所示。在建設工程項目電子檔案推廣應用過程中，有些檔案是在政府其他職能部門中形成，并且在進行試點項目申報之前，已經產生了紙質資料。針對這類檔案采用紙質檔案歸檔，不用再形成原生電子文件。該類紙質檔案在進行數字化加工后，數字化加工成果與其他階段形成的原生電子檔案共同組卷，數字化成果和原生電子文件形成一套完整的工程檔案資料。而紙質檔案只包括前期已經形成的紙質文件以及在施工過程中因為一些主客觀的原因無法形成原生電子檔案的文件，因此在內容和范圍上，電子檔案數據包更加完整。

在本文的接收管理模式中，紙質檔案仍然沿用傳統紙質檔案的保管和接收方式，需要經過整理、編頁、打碼、組卷以及審查等工序，而電子檔案主要包括數字化電子文件和原生電子文件。為保證紙質檔案編頁和編碼的連續性和與掃描件在內容上的一致性，如果同一卷內，同時包含紙質掃描件和原生電子文件，掃描件在前，原生電子檔案集中居后。如果一個工程檔案，原生電子檔案獨立成卷的，集中放在紙質案卷后面。

圖1 建設工程電子文件接收管理模式架構圖

2 電子與紙質檔案接收管理的差異

由于建設工程電子檔案與紙質檔案在信息存儲媒介上的不一致，以及信息閱讀與材料的整理都存在差異，因此紙質檔案與電子檔案在接收環節的要求和內容也不盡相同，電子與紙質檔案的接收方式主要存在以下幾點不同：

(1)移交內容不同

紙質檔案與原生電子檔案在移交時移交內容不同，紙質檔案移交主要包含對紙質文件以及對應的數字化文件進行移交。而原生電子檔案除了包含所有責任者可讀電子簽章的主體文件外，還包括主體文件對應的元數據信息，元數據與電子文件一一對應。由于原生電子檔案采用具有身份認證的電子簽章對文件的內容進行固化，從而保證電子檔案的不可篡改，提高電子檔案的真實性。然而，目前市面上具有多家的簽章服務商，不同服務商的軟件不同，因此在進行電子檔案移交時，還需要提供對應的可讀電子簽章文件的軟件。

(2)組卷方式不同

紙質檔案組卷采用檔案盒對紙質檔案進行存放，文件在裝盒之前需要經過分類裝盒等處理。電子檔案由于采用電子媒介，檔案的組卷可以利用計算機分析技術進行電子資料的自動和智能組卷，并進行元數據的智能采集。因此采用電子組卷方式，可以在很大程度上提高檔案整理效率。

(3)移交方式不同

紙質檔案采用檔案裝盒移交，是一種實物移交的方式，城建檔案管理部門接收移交檔案后，檔案的保存地從立檔單位移交到城建檔案保管部門。原生電子檔案的移交主要分為離線移交和在線移交。離線移交主要是采用不可擦寫的存儲設備進行移交，城建檔案部門接收電子檔案后可以保管在城建檔案管理系統和移交設備上，電子檔案的備份快速便捷。在線移交是隨著計算機技術的不斷以及數據在線傳輸安全性的提高，原生電子檔案在向城建檔案管理部門移交時可以通過互聯網直接進行電子檔案傳輸。

(4)審核和鑒定方式不同

紙質檔案的鑒定周期長，要經過資格審核、確定生存期和價值復審三個階段，在進行檔案價值鑒定時需要逐頁逐份的進行。電子檔案的鑒定則可以通過計算機技術進行相關算法的開發，自動對檔案信息的完整性、真實性、可用性以及安全性進行檢測，電子檔案鑒定時間相對較短。但在電子檔案審核和鑒定時，還需要對檔案形成過程中的認證信息、身份驗證信息、數字簽名以及加密特征等方面進行檢測，以確保電子檔案的“四性”不受影響，保證電子檔案的法律憑證效力。

3 歸檔準備工作

3.1 明確歸檔范圍和保管期限

建設工程檔案的歸檔范圍和保管期限是進行建設工程檔案整理的前提條件，目前不同地市的城建檔案管理部門的接收范圍和保管期限由于當地政府和檔案管理機構的要求不同，存在不一致的地方，因此不同立檔單位在進行檔案整理之前需要與當地檔案管理部門確定工程檔案的移交范圍和期限。并且針對目前工程電子文件和電子檔案的試點推廣階段，同時包含紙質和電子檔案兩種不同的媒介，城建檔案管理機構需與立檔單位和檔案服務公司明確紙質檔案和電子檔案的移交范圍和對應的保管期限。

3.2 明確密級

建設工程電子檔案由于采用電子格式，可以方便檔案資料在互聯網上進行傳輸和利用，因此工程電子檔案在檔案后期利用上具有很高的價值。檔案管理部門在管理系統上進行資料檢索也十分方便，因此立檔單位在進行檔案整理之前需同檔案管理部門明確電子檔案的保管密級，方便在后期檔案利用過程中，針對不同的密級保管要求，有針對性的進行權限控制，從而方便借閱者的檔案利用。

4 電子文件及其元數據的收集

4.1 收集要求

原生電子文件在進行檔案收集時，電子檔案應符合檔案“四性”的要求，按照各地市檔案管理機構和部門的檔案移交范圍進行收集。收集的電子檔案及其元數據需要建立內在聯系，保證電子檔案與對應的元數據之間可以相互索引，從而方便檔案后期的檢索利用。原生電子文件在進行移交時，需包含所有檔案相關責任者的可讀電子簽章信息。涉及電子簽名的電子文件應符合《中華人民共和國電子簽名法》的相關要求。

4.2 電子文件保存格式

電子文件的保存格式應采用符合《建設電子文件與電子檔案管理規范》 (CJJ/T117-2017)中通用格式的要求。為避免電子文件由于形成電子簽名的服務公司不同，從而導致需要兼容不同軟件之間工作量和軟件開發量增大，不是通用格式的電子文件需要在進行移交之前轉成通用格式并和源文件一同歸檔。

4.3 元數據保存格式

建設工程電子文件的元數據主要是采用XML格式進行存儲，元數據信息的采集應符合《建設電子檔案元數據標準》(CJJ/T187-2012)的相關要求。立檔單位在形成XML文件時，應盡量減少人工錄入工作量，充分利用計算機技術的自動采集功能，對元數據信息進行智能著錄，提高檔案整理的工作效率。

4.4 電子竣工圖

竣工圖是建設工程電子檔案資料中占比非常大的一個部分，并且城建檔案竣工圖也是傳統紙質檔案利用率最高的一種類型檔案，因此對竣工圖進行電子化后將充分降低紙質檔案的投入量，電子化的竣工圖在后期檔案利用方面也更加方便。需要紙質竣工圖時可以通過直接將電子竣工圖進行曬圖，需要電子版竣工圖時，可以給予添加水印并處理過的電子竣工圖。在進行電子竣工圖制作過程中，應采用矢量的竣工圖作為簽字蓋章的源文件，采用矢量圖可以保證后期檔案利用的質量。由于竣工圖是原生電子文件單獨成卷，因此在進行檔案整理時可歸集到所有檔案案卷的最后面。

電子竣工圖的相關版面如圖2～圖3所示，電子竣工圖在制作過程中應提高制作的效率，檔案審查人員應逐漸從紙質審查方式向電子審查方式轉變。電子竣工圖章的大小應滿足電子文件打印紙質文件中章的大小應符合規范要求。

圖2 電子竣工圖版面

圖3 電子竣工圖竣工底圖圖章

5 歸檔信息包

歸檔信息包是進行電子檔案信息移交的數據封裝包，歸檔信息包中包含電子檔案元數據和內容數據，按照一定的結構組織，可用于不同環節之間信息傳遞的信息集合對象。

5.1 組織結構

在進行歸檔信息包生成過程中，應按照一定的文件存儲規則進行元數據與內容數據的存儲。由于目前向城建檔案移交的歸檔資料中，含有一部分的紙質檔案，這些紙質檔案是根據傳統建設檔案的項目-案卷-文件的三級檔案管理方式。為了保證紙質檔案與數字化掃描件在內容和存儲層次上的一致性，并且根據文獻[1]的相關要求，采用項目級-案卷級-文件級的三級管理方式，并根據三級管理要求對元數據進行管理。具體的歸檔信息包的組織結構如圖4所示。

5.2 封裝

為了防止歸檔信息包在移交過程中被人惡意修改或者被刪除相關內容，建設單位向城建檔案管理部門進行移交時，應對歸檔信息包進行封裝。由于建設工程檔案資料較復雜，不同建設規模產生的電子檔案是不一致的。建設工程檔案信息包在進行封裝過程中應能夠支持對檔案信息包的智能分包，大文件在進行檔案拷貝，上傳管理系統等易出現意外情況。建設主管部門應提供建設單位對應的封裝軟件工具。

6 移交與檢測

6.1 移交要求

建設單位在進行檔案移交時，應明確所提交的建設工程電子檔案符合真實性、完整性、可用性和安全性的原則，并且對其所提交的檔案信息包的真實性、完整性、可用性和安全性以及紙質檔案的真實性等提交承諾保證書。對于分階段驗收的檔案資料，要求建設單位對不同階段的檔案資料進行移交質量的保證。

6.2 “四性”檢測

電子檔案由于采用電子簽章技術進行責任者的責任定位，由于單份電子文件夾所包含的電子簽章個數較多，不同類型包含要求的簽章蓋章的人也不固定。因此，在檔案審查過程中如果通過人工方式驗證電子簽章的有效性，耗時耗力，增加工作量。并且元數據相關內容是否符合歸檔要求無法直接通過人工方式認證。因此，為了方便城建檔案管理部門進行檔案合規性審查，應建立電子檔案的“四性”檢測軟件，本文采用的電子檔案“四性”檢測工具界面如圖5所示。包含建設工程電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性四個方面的信息檢測。通過引入信息軟件，充分降低了檔案檢測的難度和工作量。

圖5 城建電子檔案“四性”檢測工具

7 展望

7.1 電子檔案在線移交

傳統的檔案數據包是采用離線移交的方式，由于建設工程檔案在移交完城建檔案管理機構進行審查后，對于檔案整理不規范的地方，建設單位需要重新領回紙質檔案進行整理后重新報送到城建檔案管理機構進行審查。檔案報送的過程較為繁瑣，并且針對存在問題采用傳統的方式容易漏改和問題的針對性不強。隨著計算機技術的不斷發展，建設工程電子檔案可以進行在線傳輸和在線審核，對于不規范的檔案有針對性的建立問題索引信息，建設單位根據問題索引修改完成后，直接向城建檔案移交審核通過的檔案，符合“盡量跑一趟”的原則，可以在很大程度上降低建設單位和城建檔案管理部門的工作量。

7.2 全過程電子化

目前部分前期資料以及在施工過程中因為一些主客觀的原因無法形成原生電子檔案的文件仍然采用紙質檔案進行報送。希望政府主管部門和參建主體共同努力，采用電子化審批方式，逐步替代這類的紙質資料，從而實現建設工程全過程的資料電子化。對于推進綠色施工以及環境保護等具有非常重要的意義。

8 結論

(1)在進行建設工程電子檔案收集之前，需要與建設單位以及其他參建單位規范檔案接收范圍，明確接收紙質檔案與電子檔案的界限，方便參建單位在工程施工過程中同步進行檔案整理。

(2)電子文件以及元數據的接收標準應能夠滿足規范要求，建設單位以及其他參建單位應對形成的電子文件是否符合要求進行審查，在前段進行控制，避免問題后期出現，無法彌補。