精細化管理理念在高校后勤管理中的有效運用分析

文/周敏，中國石油大學勝利學院

后勤管理是每個學校都必須要有的一種管理,其管理所用的方式可以有很多種,按照學校的管理模式不同也會有不同的管理方式,這次我們主要介紹一下方法之一,那就是精細化管理,那么什么是精細化管理呢?它包括兩個方面的話題：精細化管理的概念;如何在高校后勤管理中有效的運用精細化管理;精細化管理如今已經成為了高校后勤管理的一種普及方式,它的管理效率是很高的,只有有效運用精細化管理理念,才能更好地推動學校的制度發展。

1 高校后勤管理的相關概述

1.1 高校后勤集團的含義

高校后勤集團主要指的是為了更好的保障高校內部的有效運作與發展,建立了一定的后勤隊伍,比如校辦工廠,商店,醫院,幼兒園等,使得高校成為一個門類齊全的小社會。而從我國目前的發展狀況來看,后勤隊伍在迅速的發展,后勤人員與教學人員的比例也越來越大,再這樣的情況之下,財政負擔也就越來越重,如果不能更好的利用后勤集團的發展隊伍,不斷使其進行有效的改革,將會對高校的有效發展造成非常不良的影響。

1.2 高校后勤管理的重要意義

近幾年來,高校后勤集團不斷進步與發展,也在很大程度上促進了其自身的長效健康與發展。但是,從我國目前的發展狀況來看,很多情況之下,由于其計劃將近傳統計劃經濟體制的影響,相關的經費來源主要是,由國家財政撥款,這在很大程度上就大大加重了其財政的負擔,而從我國目前的發展狀況來看,國家雖然每年對高等教育的投入不斷增加,但是仍然不能更好的滿足當前的時代發展需求,教育經費短缺和后勤隊伍,龐大的矛盾越來越突出,在這樣的情況之下,積極對高校后勤集團進行有效的改革與發展就顯得尤為重要。

2 新時期高校后勤項目管理的特點分析

2.1 高校后勤項目管理內容方式多樣化

隨著高校建設規模的不斷擴大，高校后勤項目管理工作也從單一的“修修補補”模式逐步發展為多領域、多方式的管理模式。以建設綠色校園和節約型校園為導向，用前瞻眼光和新時期標準，在項目管理內容上實施高校生態文明示范項目建設，采用先進技術的節能產品逐步替換淘汰傳統高能的設備設施，對校園高能耗的設備設施進行節能技術改造等；在項目管理方式方面采用多種形式，直購、BOT、PPP、校企合作、分時租賃等。

2.2 搭建信息平臺用智能化管理提升服務質量

隨著科技與社會的不斷發展,高校已進入日益便捷的信息化網絡時代,高校后勤也將發展建設與先進的信息網絡技術應用結合,為廣大學生教職員工提供更加高效優質的后勤服務。搭建“用能監控平臺”“網上報修平臺”等,通過建設信息化服務管理平臺進行全面的信息化管理,做到信息整合、數據共享,有效提升后勤的管理水平和服務效率,為高校的可持續發展提供可靠的后勤保障。

2.3 項目計劃講究科學性、實用性

高校后勤項目管理為廣大師生和高?？蒲腥藛T提供物質保障基礎,“師生為中心”“服務至上”始終是高校后勤管理工作的首要,高校后勤項目管理在制定項目計劃科學性的前提下,同時依據高校建設發展的實際和學生教職員工的需求,注重項目計劃的實用性。

3 精細化管理的概念

前面提到了精細化管理,它的普及程度是很大的,從上世紀50年代開始就已經被科學家提及了,泰勒就是首次提出精細化管理理念的科學家,可見精細化管理理念已經延續了一個世紀。那么精細化管理的具體概念是什么呢?它分為在工作的時候分工的精細和在工作質量上的精細。

在學校的后勤部里,所有人都有自己需要負責的工作,老師有老師專門的工作,學生有學生專門的工作,這些工作必須要進行一個很好的劃分,如果不進行劃分的話,后勤的工作就會變得十分的混亂,這樣不僅僅降低工作效率,還會降低工作質量,所以劃分工作就是精細化管理的一種體現。

4 如何在高校后勤管理中有效的運用精細化管理

4.1 精細化管理在高校后勤管理中的意義

通過對高校后勤部的了解,后勤部的工作是非常多的,它往往是學校工作的重要部分之一,包括學生的日常管理,發布各種各樣的通知等等,后勤部不僅僅工作繁多,而每個工作的部分都是環環相扣的,所以只有一部分沒有做的足夠好的話,就會給學校的整體管理帶來很大的不便。由此可見,后勤部的工作對于學校來說是何等的重要,所以這時候更需要實施精細化管理,只有有效運用精細化管理,才能幫助后勤部工作有條不紊。經過許多科學家的研究表明,精細化管理是可以滲透到每一個工作中去的,前面我們提到,學校的后勤部的工作環環相扣,這種時候精細化管理盡可以全面的發揮它的作用,它的作用表現在分工的精細,每個人都會在后勤部劃分到自己的工作,這樣不容易混亂,又能提高工作效率,在所有的工作劃分好以后,每個人很清楚自己工作應該完成的任務和所應負起的責任,這樣一來就能又快又好的完成工作,工作質量大大的提高了。

4.2 讓后勤團隊的每一個人提高自身的工作能力

后勤團隊是一個大家庭,正因為工作繁多所以需要的人手也要相應的多起來,這種時候應該著重培養員工的工作能力,不同工作能力的員工對精細化管理的認識也不同,相應的他們對于精細化管理的接受程度也是不同的,而精細化管理對于員工的要求是比較高的,它要求員工在工作中要做到仔細,還有很高的工作效率,這樣才能達到精細的效果,如果在此過程中員工的工作能力不足,就會導致工作中出現很多問題,這樣就不能很好地運用精細化管理的優點,反而會拖慢工作的進度,事倍功半,這些都是因為員工自身工作能力不足所引發的問題,在后勤管理的過程中,只有提高了員工的工作能力,才能達到精細化管理的目的。

4.3 明確后勤部門的崗位職責,規范后勤工作流程

作為管理者,需要明確后勤部門每個崗位的職責與分工,做到因崗定人、職責明確。每個部門、每個員工的任務、職責都要有明確的分工,這樣才能達到權責分明。合理與科學的部門機構設置是實現精細化管理的基礎。同時,后勤部門也需要規范工作流程,進行精細化操作,以保證后勤工作能夠順利有序地進行。后勤部門是保障高校正常運行的服務性部門,規范工作流程也是其發展的必然要求,如高校的學生宿舍管理,擔負著為全校學生提供住宿的責任,同時還肩負著學生居住安全的責任,由此在操作中就特別需要注意流程的規范化,從新生的宿安排到公寓樓水電正常運轉、公共區域清潔等方面都需要進行精細化管理,按照科學的標準與規定進行操作,保證每個環節都能有條不紊地進行,從而使后勤部門能更有效地運轉與發展。

4.4 提高員工理念,營造精細化管理的文化氛圍

在傳統的高校后勤管理體制下,后勤部門員工大多文化素養較低,流動性也比較強,員工對后勤工作歸屬感與責任感都不強,同時員工也缺乏強職業規劃。員工是后勤部門能正常運行的關鍵所在,要提高高校后勤的科學化與精細化管理,就需要提高員工的精細化管理思想與理念,讓該理念得到員工的認可與理解,在整個后勤部門營造出一種精細化管理的文化氛圍,才能更好地踐行精細化管理。為此,高校后勤部門的管理者,需要積極開展各類培訓,讓員工逐步接受新的思想與理念,提高員工的綜合素養,使其逐步認識到精細化管理的重要性,也愿意將精細化管理貫穿自己工作的始終。同時,后勤部門也要鼓勵員工提高服務意識與服務質量,高校后勤部門是為高校服務的,精細化管理能給師生提供更優質的服務,為此,后勤部門對員工進行服務意識與服務態度方面的培養也是非常重要的。

4.5 提高后勤部門的資源利用率,提高運轉效率

傳統的高校后勤部門由于多為學校撥款,所以資源利用率低、資源浪費等問題一直以來比較嚴重,很多物資、設備處于閑置狀態,這也制約了高校后勤部門的高效發展。精細化管理的主要目標即減少資源浪費,提高資源利用率。由此,高校后勤部門需要對人、財、物進行合理地配置與規劃,建立完善的資源管理體制,在設備與物資的采購、保養、使用等環節都要進行嚴格的審查與核算。后勤部門還可以嘗試采用數字化的管理系統,以對后勤部門的各種資源進行更快捷方便的查詢與記錄。同時,后勤部門也要加強培養員工的節約意識,讓員工在平時的工作中做到節約資源,具有節約資源的意識與行動,這樣才能讓后勤部門的運轉更有效率,提高資源的利用率。

4.6 加強后勤安全工作宣傳,強化后勤工作人員的安全觀念

除了加強重視、加強管理、落實后勤安全責任制之外,后勤安全工作的宣傳和安全防范知識普及也是后勤安全管理工作的重要的有效方法。因為只有提高了后勤工作人員的主動防范意識和安全觀念,才能夠保證后勤安全工作的順利開展和有效提高后勤安全保障度,避免因意識不夠和工作疏忽造成的后勤安全事故。因此,在高校后勤安全管理工作過程中,應加大對后勤工作人員的安全觀念培訓,組織相關工作人員進行后勤安全相關的展覽和視頻,也可以定期組織后勤安全管理工作專項講座,讓員工能夠充分并深入認識后勤安全管理工作的重要性,進而能在工作中遵守后勤安全工作管理制度,保證后勤安全。

4.7 創建并完善的后勤安全管理工作管理系統

高校后勤安全管理工作包含很多工作內容,并且與學校合作的后勤安全保障社會公司一般都具有較大的規模,其部門繁雜,因此在合作中會發生不可預料的配合問題,導致后勤安全工作開展有重重阻礙。因此高校后勤安全管理工作就必須完善管理系統,保證高校后勤安全管理工作的順利開展和實施。

對于高校當中較為重點的地方和部門,工作人員要做到每日定時進行檢查和詳細記錄檢查情況,然后領導進行簽字確認,即使是非重點部門和地方,也要保證至少每周進行一次例行檢查,同時也要做好相應的記錄,再經過領導簽字和復查以便確認。

4.8 加強安全演習及預防方案,構建理論和實踐綜合的應急系統

在高校后勤安全管理工作中,不能只停留在理論階段,高校后勤安全負責相關人員,應定期根據安全預防方案進行實際演習,從而降低突發事件的損失。在具體工作中,后勤安全管理人員,應完善并不斷更新相關應急方案,編制應急預案手本,發放至所有工作人員手中,并對其內容進行具體的講解和訓練。另外,可根據實際工作情況,指定不同的消防安全工作預防方案。高校后勤安全主管人員應對全校師生進行安全預案進行培訓,以保證所有人員對預案內容有熟悉的了解和掌握,了解消防疏散流程和逃生線路。

4.9 科學制定項目計劃適應新時期高校后勤項目管理新需求

第一,科學制定項目計劃,保障項目計劃的整體性。高校后勤項目管理制定項目計劃注重學校統一規劃發展的同時,還要考慮后勤工作的特點,做到統籌兼顧;保障項目計劃的受眾覆蓋、功用性、壽命及成本,以及高校作為引領社會風尚之先角色所應承擔的社會責任等。第二,充分利用高校后勤“一站式”平臺,制定科學有效的項目計劃。利用后勤數據化、信息化、智能化綜合平臺,逐步建立后勤項目管理體系,做到信息互通、數據共享,為科學制定后勤項目管理計劃打下堅實基礎。第三,項目計劃的制定,應根據項目的特點有所側重。在對項目進行可行性的分析論證后,對審核通過的項目依據重要性和緊迫性進行分類,按照先急后緩,以學?？傮w規劃為重的原則,制訂和實施項目計劃。第四,嚴格按照項目計劃,確保項目資金使用。依據項目合同要求的付款時間和付款額度撥付項目款,嚴格付款程序,將預付款保持在可控范圍內;嚴格控制項目的施工成本和材料的采購成本;科學配置設定年度預算,預留適當資金空間,預防突發事件。

4.10 提高人員綜合素質適應新時期高校后勤項目管理新需求

提升高校后勤項目管理人員綜合素質,用先進的管理理念武裝頭腦指導工作實際,是新時期高校后勤項目管理工作發展的需要。提升項目管理人員綜合素質從以下幾個方面著手：第一,熟悉項目建設各個環節才能運用自身掌握的專業知識來指導工作實際,需要不斷提升項目綜合管理能力、組織管理能力、施工成本控制能力、進度控制能力、質量控制能力、合同管理能力和信息管理能力等。第二,熟練應用項目施工相關技術能力。如看圖識圖用圖能力,運用相關規范規程指導項目施工操作的能力,在項目建設中發現問題解決問題的能力等。第三,掌握法規并熟練應用的能力。主要是項目所涉法律法規制度掌握能力、合同在項目實施中運用的能力、糾紛處理能力、規避風險保障合法權益的能力。

4.11 建立科學合理的監督考核和要素調整機制

質量監管的機制創新應力求把握以下兩方面。一是科學規范、系統完善的服務監督考核機制在點線面的融合,即建立考核對象全覆蓋、考核監管全過程、考核內容全方位的監督考核機制。具體而言,在“點”上對外包(委托管理)服務項目進行統一考核,破解以前各外包服務檢查標準不統一、檢查程序不規范的問題;在“線”上,對外包服務企業從工作計劃、階段性的重點工作到日常檢查;從季度、半年度、年度考核到下達反饋單整套流程都做出具體規定;在“面”上,建立以質量評估和滿意度評估定性定量相結合的綜合考核辦法,并運用激勵機制、指標化考核倒逼外包服務企業提高服務質效。二是建立與質量監管相關的要素調整機制,即針對具體項目的問題,提出科學、有效、可靠的調整方案,實現后勤服務質量監管的PDCA循環。

5 結論

總之,高校后勤部門要想高效發展,就需要踐行精細化管理,從實踐中探究高效的科學化、精細化高校后勤管理策略,從各個方面拓展、深入管理理念,規范管理流程,提高各方資源的利用率,促進各個崗位員工的高效協調工作,從而更好地提升后勤管理的效率,促進管理質量的提升。