信息時代的檔案管理研究

文/周玉祥，遂平人才交流服務中心

1 信息時代的檔案管理面臨的機遇

從以往檔案管理工作的運行模式來看，其依賴于人力和物力的較大投入，因為檔案資源數量逐年增加，因此，檔案工作人員亦需要承擔著較大的工作強度和工作壓力，由此也可以說，以往的檔案管理工作對于人工操作方式的過度倚重，難以確保檔案管理工作提升效率。當檔案管理機構將信息技術手段引入到自身的工作范疇之中后，對于前述問題能夠很好地解決，也就是說，在信息技術手段的幫助和支持之下，將讓檔案管理工作無需如同先前那般對于人工操作模式過度倚重，而是可以將檔案工作人員從繁重的建檔、歸檔以及檔案資源查找、保存工作之中解放出來，同時，在信息技術的幫助和支持之下，將改變檔案管理工作的傳統運作模式，使得檔案管理工作變得系統化和集成化。對于檔案資源的保管工作而言，檔案工作人員在信息技術手段的幫助下，可以實現對傳統檔案資源的數字化處理，這樣一來，避免了以往紙質檔案會在日常保管過程之中出現的損毀、散佚等問題的出現，而且通過對紙質檔案資源的數字化處理，使其更易于保管，如若公眾有檔案資源的利用訴求，則檔案工作人員亦能夠利用信息技術實現快速查找。不過應當看到的是，在信息化技術在檔案管理工作領域得到應用和推廣的背景之下，為了能夠真正達到提升工作效率的目的，則要求檔案管理人員應當掌握與信息技術相匹配的操作技能。對于當下的檔案資源而言、在對其進行保管時，已經無需借助人工操作的方式，而是借助計算機便可以實現對檔案資源的存儲，并且這種存儲方式具有更高的安全性，同時亦能夠避免因為檔案工作人員疏忽而出現的錄入錯誤的現象發生。檔案主管部門應當加強對檔案工作的指導和監督，以免出現偽造檔案、篡改檔案的問題的出現。現階段，國內立法機關也加大了對檔案工作的立法重視程度，由此為我國的檔案管理工作提供了明確的指引。

2 信息化時代檔案管理工作所面臨的問題

2.1 管理信息的體制及規劃的落后

首先，我國檔案管理在體制方面較為落后。在空間分布方面檔案資源是互相分離的。他被權限和資金所限制，從而不能在全國范圍內進行統一規劃和設計。其次，檔案信息化存在相當程度的不確定性，我國的檔案數字化正處于不斷變化和發展的建設當中，如此也就導致，在對檔案數字化管理系統進行設計時存在諸多問題，進而導致我國信息化檔案不夠全面和真實。

2.2 檔案管理工作人員素質偏低

從表面上看，檔案管理工作較為簡單，然而需要工作人員具有很強的責任心才行，畢竟檔案管理工作較為乏味和枯燥，如此繁重的工作往往需要責任心來支撐才得以完成，然而現實是，工作人員的責任意識往往較為淡薄，從而導致檔案管理工作質量不高。此外，檔案管理還要求工作人員具備一定的專業性知識，而這也是工作人員所缺乏的。兩方面決定檔案管理信息化在創新發展過程中，必然會受到一定掣肘。

2.3 硬件設施不足

基層各個科技管理部門在科技檔案管理的硬件上大力投入，受到管理思維的約束，加上領導不夠重視 ,只是配置了比如電腦傳真機等較為基礎的硬件設施，無法構成系統性?？萍紮n案信息系統較為復雜，發展的級別與層次完全不同，總體規范性不足，無法真正的開放，在服務與共享方面存在一定的距離。缺乏完善的系統實現機讀檔案，為建立完善的信息檢索體系，造成檔案管理不規范，限制了科技檔案管理信息化的發展進程。

3 信息時代的檔案管理對策

3.1 對信息化檔案管理的理念進行創新

對信息化檔案理念進行創新，可以給檔案管理工作人員提供良好的指導思想，使其養成健康理念，促使我國檔案管理往更為現代化、數字化以及質量化等方向去發展。這就要求在日常的檔案管理工作當中，工作人員要以發展觀作為其主要指導思想，要高度重視檔案信息化管理工作，要深刻領會信息化時代所帶給檔案管理工作的重要機遇。與此同時，還要求工作人員具有勇于拼搏的精神和敢于創新的意識。

3.2 重視科技檔案管理人才培養

人才是核心競爭力，人員素質的高低對科技檔案信息化的發展十分重要，因此提升人才的引進與培養可以促進科技檔案管理工作的健康發展。人才的培養主要分為三個方面，第一，不論科技管理部門還是企業引進高素質、高能力的檔案管理人員。第二，對現有檔案管理員工定期進行培訓，加強從業人員之間的相互交流，分析解決在工作中遇到的難點問題，來提高檔案管理人員在實際工作中的應變能力。第三，檔案管理人員提升自身的學習意識，主動學習先進的管理方法和專業知識，提升自身的專業素質，發揮信息化檔案管理的現代技術，提升工作效率和檔案價值。

3.3 完善硬件設備，加快軟件開發

檔案室中要將各種設施配備齊全。最為基本的設備包括計算機、掃描儀、打印機等等，各個機種內存型號要盡可能的要求高配置。配備相對應的應用軟件，與外界溝通要利用通用的軟件，內部聯系要針對電子文件的形成、歸檔以及對電子檔案信息資源的存儲、查詢等需求的特殊定制或者自主開發軟件。現今未有統一的檔案信息化建設軟件的標準，需要綜合實際情況與上級主管單位和檔案管理部門進行溝通，制定好內部管理標準，保證計算機管理檔案信息以及網絡的正常運行。

4 結束語

目前，信息技術已經在社會各個領域得到了廣泛的應用，由此使得傳統檔案工作模式遇到了全新的挑戰，如若檔案管理人員還是習慣于采取以往的工作模式，則必然導致檔案工作的低效，無法同現今時代發展的節奏相適應。為此，檔案管理機構要積極探索如何能夠運用信息技術手段提升檔案工作的效率，并以此作為下一個階段的工作重心。綜上所述，以上內容就是對信息時代的檔案管理的論述。