行政事業(yè)單位推行財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心思路探討

李佳琳 邱衛(wèi)林

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代已然來(lái)臨。在經(jīng)濟(jì)全球化的大背景下，“財(cái)務(wù)共享服務(wù)”概念為人們所熟知并加以運(yùn)用，使得信息共享化成為現(xiàn)實(shí)。相較于企業(yè)集團(tuán)而言，建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心已不是新鮮話題。因此，從行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)現(xiàn)狀入手，分析其推行財(cái)務(wù)共享服務(wù)的意義及可行性，并對(duì)行政事業(yè)單位如何實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心提出相關(guān)建議，以降低行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)成本，提升其業(yè)務(wù)能力以及工作效率。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享服務(wù);行政事業(yè)單位;內(nèi)部控制

中圖分類號(hào)：F83 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? ?文章編號(hào)：1673-291X（2019）32-0151-03

近年來(lái)，隨著“大智移云”時(shí)代的來(lái)到、信息技術(shù)的飛速發(fā)展，不但推進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的步伐，也使會(huì)計(jì)信息化實(shí)現(xiàn)了又一次飛躍，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型為管理會(huì)計(jì)的趨勢(shì)亦愈發(fā)明顯。目前，我國(guó)的行政事業(yè)單位大多內(nèi)部設(shè)置會(huì)計(jì)部門，作為一個(gè)獨(dú)立的會(huì)計(jì)主體進(jìn)行核算。但由于行政事業(yè)單位自身性質(zhì)、會(huì)計(jì)核算制度等多方面原因，帶來(lái)了許多負(fù)面影響。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)是一種新興管理模式，其實(shí)質(zhì)就是利用信息化手段，根據(jù)各單位的財(cái)務(wù)狀況建立相對(duì)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、財(cái)務(wù)流程和處理系統(tǒng)，將大量繁雜而重復(fù)性強(qiáng)的工作歸集至選定的中心進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。將行政事業(yè)單位與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施相結(jié)合，可以有效解決問(wèn)題，促進(jìn)內(nèi)部資源整合，提高管理效率，利于政府公共管理績(jī)效目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

一、推行財(cái)務(wù)共享服務(wù)的必要性

（一）提升工作處理效率，大規(guī)模縮減財(cái)務(wù)成本

傳統(tǒng)模式下，每個(gè)行政事業(yè)單位都會(huì)設(shè)置專屬的財(cái)務(wù)部門，包括綜合管理科、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)科、會(huì)計(jì)核算科、收費(fèi)結(jié)算科等等，根據(jù)業(yè)務(wù)量的多少對(duì)每個(gè)科室進(jìn)行人員安排。按照不相容職務(wù)分離的要求，財(cái)務(wù)部門的人數(shù)也有最低標(biāo)準(zhǔn)，而每個(gè)員工都需要配備電腦、工作臺(tái)、會(huì)計(jì)軟件等基礎(chǔ)設(shè)備。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是通過(guò)會(huì)計(jì)集中模式將大量零散的、機(jī)械重復(fù)的、操作簡(jiǎn)單的、易標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)歸集至一處完成，將所有財(cái)務(wù)信息上傳到財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，重新分工由專門的組織、人員完成任務(wù)。這樣就避免了耗費(fèi)大量的人力于簡(jiǎn)單的記賬、報(bào)賬、核算等，通過(guò)削減財(cái)務(wù)管理層級(jí)、減少低素質(zhì)的財(cái)務(wù)人員數(shù)量，從而達(dá)到降低財(cái)務(wù)運(yùn)作成本的目的，有效提升了財(cái)務(wù)部門的工作效率。

（二）改善單位內(nèi)部管控建設(shè)

行政事業(yè)單位普遍由國(guó)家扶持，經(jīng)營(yíng)狀態(tài)并不會(huì)影響到其后續(xù)發(fā)展、員工福利等，導(dǎo)致員工缺乏工作積極性，財(cái)務(wù)內(nèi)控制度也起不到應(yīng)有的作用。建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，將單位全部分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程及財(cái)務(wù)制度統(tǒng)一規(guī)范化，精簡(jiǎn)財(cái)務(wù)流程后崗位壓縮，重新進(jìn)行崗位設(shè)置，提高了核心崗位和監(jiān)管崗位的作用。改變了傳統(tǒng)的獨(dú)立會(huì)計(jì)核算模式，使核算部門、內(nèi)控部門、行政部門相互獨(dú)立。為了避免滋生腐敗事件，新模式會(huì)將風(fēng)險(xiǎn)控制融入在內(nèi)，在財(cái)務(wù)制度和崗位設(shè)置方面會(huì)重點(diǎn)考慮內(nèi)部管控的問(wèn)題，以提高財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理的透明度，并且每個(gè)崗位有其明確的權(quán)利、責(zé)任界定，各司其職。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的重點(diǎn)是預(yù)算控制與收支控制，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)單位的財(cái)政預(yù)算進(jìn)行管理監(jiān)督，加強(qiáng)對(duì)資金使用的合理性控制，從而強(qiáng)化財(cái)務(wù)部門的內(nèi)控建設(shè)。

（三）推動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，提升服務(wù)水平

在經(jīng)濟(jì)全球化愈加顯著的今天，不論是國(guó)家宏觀要求，還是經(jīng)濟(jì)形勢(shì)所致，都彰顯了一個(gè)趨勢(shì)：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型。由核算轉(zhuǎn)變到財(cái)務(wù)管理，才是如今社會(huì)需求的。

不同于傳統(tǒng)模式，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的推行將會(huì)計(jì)人員從大量低附加值的業(yè)務(wù)中解脫出來(lái)，實(shí)現(xiàn)信息共享化、流程標(biāo)準(zhǔn)化、財(cái)務(wù)智能化。云平臺(tái)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，為財(cái)務(wù)人員收集、挖掘、保存各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息，節(jié)省了大量時(shí)間，確保業(yè)財(cái)融合，人事、科研、資產(chǎn)、后勤等財(cái)務(wù)信息做到實(shí)時(shí)交互共享。會(huì)計(jì)人員科學(xué)合理規(guī)劃資金的使用，降低運(yùn)作成本，為管理層決策提供支持依據(jù)，從“核算型”轉(zhuǎn)為“管理型”。此外，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式重在“服務(wù)”，需要與行政事業(yè)單位溝通并了解其需求，單位可以提出自己的會(huì)計(jì)信息需求，最后可以對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)反饋，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)的服務(wù)能力。

二、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作中存在的問(wèn)題

（一）會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作有待改進(jìn)

有些單位內(nèi)部管理混亂，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作薄弱，相關(guān)財(cái)務(wù)制度執(zhí)行不到位，財(cái)務(wù)審批及報(bào)銷的流程、制度不健全，預(yù)算管理不規(guī)范。

在憑證審核方面，報(bào)銷審核把關(guān)不嚴(yán)。報(bào)銷差旅費(fèi)后附有一些不相關(guān)的原始單據(jù)被拿來(lái)充數(shù)，如加油票據(jù)不符合規(guī)定對(duì)原始憑證的審核不嚴(yán)格，或者費(fèi)用審批單上的日期晚于銀行回單的轉(zhuǎn)賬日，這些情況說(shuō)明審批過(guò)程流于形式屬于事后補(bǔ)上去的。有些費(fèi)用報(bào)銷依據(jù)也不充足，參加會(huì)議、外出培訓(xùn)缺少會(huì)議通知、會(huì)議簽到或培訓(xùn)說(shuō)明，存在超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷差旅費(fèi)，虛列差旅費(fèi)用于會(huì)議接待的情況。資金管理方面，存在資金清理不及時(shí)，大量應(yīng)收賬款及備用金未及時(shí)收回的情況，大額資金長(zhǎng)期被占用，往來(lái)賬款清理緩慢，部分應(yīng)收款項(xiàng)金額大時(shí)間久，壞賬損失風(fēng)險(xiǎn)極高容易給單位帶來(lái)?yè)p失。

（二）內(nèi)部控制建設(shè)不完善，監(jiān)管力度不足

與企業(yè)集團(tuán)不同，行政事業(yè)單位不以盈利為直接目的，是履行執(zhí)法監(jiān)督和一些社會(huì)管理職能的單位，其工作成果一般都不以貨幣來(lái)衡量，人員工資由國(guó)家財(cái)政部門撥款分發(fā)。

這種特有的體制帶來(lái)的后果往往是單位內(nèi)部管理制度不健全、內(nèi)控執(zhí)行不到位、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和監(jiān)督過(guò)于形式化。內(nèi)部控制應(yīng)該落實(shí)到每一天的日常工作中，但由于本該起到監(jiān)管作用的內(nèi)部審計(jì)部門人員普遍素質(zhì)不高，審計(jì)工作只是為了應(yīng)付檢查而流于形式。甚至部分審計(jì)人員是從原先的財(cái)務(wù)部門調(diào)任過(guò)來(lái)的，而且有些單位審計(jì)部門和財(cái)務(wù)部門隸屬于同個(gè)領(lǐng)導(dǎo)分管，所以內(nèi)審機(jī)構(gòu)獨(dú)立性不足，缺乏外部監(jiān)督力量。監(jiān)管不力還表現(xiàn)在：科研項(xiàng)目管控不到位，已有成果重復(fù)立項(xiàng)，項(xiàng)目費(fèi)用缺乏控制，過(guò)程管理環(huán)節(jié)缺失。單位的資產(chǎn)沒(méi)有定期進(jìn)行盤點(diǎn)，物資管理缺少臺(tái)賬、庫(kù)房以及專管人員，資產(chǎn)管理賬卡物不一致，尤其是廢舊固定資產(chǎn)處置不規(guī)范。工程項(xiàng)目招標(biāo)管理不合規(guī)的情況時(shí)有出現(xiàn)，應(yīng)招未招、未中標(biāo)先開工、合同不齊全等問(wèn)題依然突出，更有甚者職工違反規(guī)定承攬本單位業(yè)務(wù)謀取利益。

（三）財(cái)務(wù)管理人員素養(yǎng)差異性強(qiáng)

相對(duì)來(lái)說(shuō)，行政事業(yè)單位處理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容基礎(chǔ)單一，對(duì)于財(cái)務(wù)人員的招聘條件設(shè)置得也比較寬松，大多財(cái)務(wù)人員專業(yè)勝任能力不強(qiáng)。由于行政事業(yè)單位特有的體制屬性，財(cái)務(wù)人員大多專業(yè)素養(yǎng)不高、學(xué)歷較低，僅能夠掌握基本的財(cái)務(wù)知識(shí)理論，日常工作就是一些簡(jiǎn)單的賬務(wù)處理，高職稱、專業(yè)性人才比較稀缺。

而且行政事業(yè)單位普遍待遇較好、工作性質(zhì)較穩(wěn)定，不利于提升員工的學(xué)習(xí)積極性，缺乏主動(dòng)吸取新知識(shí)的動(dòng)力，不從日常工作中汲取經(jīng)驗(yàn)總結(jié)如何改善問(wèn)題的處理辦法，對(duì)于學(xué)習(xí)、考證提升自己也不那么熱衷。會(huì)計(jì)本是需要不斷更新需要不斷學(xué)習(xí)的學(xué)科，而財(cái)務(wù)人員不主動(dòng)了解相關(guān)新規(guī)章制度，進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時(shí)難免犯錯(cuò)從而出現(xiàn)財(cái)務(wù)問(wèn)題，不利于單位的穩(wěn)定發(fā)展。

三、有效建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的對(duì)策

（一）建立規(guī)范統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)

構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)，要注重財(cái)務(wù)管理的統(tǒng)一規(guī)范性。行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理應(yīng)以全面預(yù)算管理為基礎(chǔ)，主要涉及有預(yù)算管理、采購(gòu)管理、資產(chǎn)管理、資金的收入與支出管理、往來(lái)款項(xiàng)管理、財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)及監(jiān)督等多項(xiàng)管理。首先，應(yīng)制定一套健全的、統(tǒng)一的、合法合規(guī)的財(cái)務(wù)管理制度，這是所有財(cái)務(wù)工作后續(xù)進(jìn)行的依據(jù)以及保證，所屬單位及下屬單位都采用同一規(guī)章制度，保證財(cái)務(wù)共享的一致性及穩(wěn)定性。一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按規(guī)定辦事，不得徇私舞弊。其次，要結(jié)合單位自身的業(yè)務(wù)對(duì)原有的流程全部梳理一遍，優(yōu)化重復(fù)累贅或者不符業(yè)務(wù)需求的流程，省去不必要的環(huán)節(jié)，減少前臺(tái)人員反復(fù)錄入信息的工作量，依據(jù)單位的職能要求重新設(shè)置財(cái)務(wù)部門的組織結(jié)構(gòu)，業(yè)務(wù)流程重組，在遵守規(guī)章制度的前提下制定出一套標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)流程。最后，對(duì)單位員工進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以便所有人能夠熟練運(yùn)用新流程，加強(qiáng)單位的內(nèi)控管理以及工作效率。

（二）建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)信息系統(tǒng)

1.前期評(píng)估

行政事業(yè)單位要導(dǎo)入財(cái)務(wù)共享中心。該中心相對(duì)于之前的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)模式有很大的轉(zhuǎn)變，內(nèi)容比較復(fù)雜，工作量和難度系數(shù)都比較大。為了保障平臺(tái)后續(xù)能夠正常運(yùn)行，前期的評(píng)估工作是必不可少的。單位內(nèi)部可以成立一個(gè)專項(xiàng)小組，主要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的評(píng)估計(jì)劃，人員配備應(yīng)有技術(shù)方面人員、基層財(cái)務(wù)人員以及管理層。考慮到單位關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)有針對(duì)性的制定出計(jì)劃，可以從該平臺(tái)的質(zhì)量、安全、成本等多方面進(jìn)行評(píng)估，通過(guò)需求調(diào)研，收集大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，全面的、多角度評(píng)判后完成一份評(píng)估報(bào)告。

2.系統(tǒng)設(shè)計(jì)

評(píng)估工作結(jié)束后，最關(guān)鍵的工作就是進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，根據(jù)單位的實(shí)際需求建立一套可以和業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合使用的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，將原有系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)融合一起，這里面包括了會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)以及信息處理平臺(tái)，通過(guò)現(xiàn)代信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的高效管控。

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)采用了網(wǎng)絡(luò)管理，以全面預(yù)算管理為主線，著重控制了單位的費(fèi)用支出，嚴(yán)格按照預(yù)算編制進(jìn)行開支。單位內(nèi)部人員都可以憑借專屬賬號(hào)密碼登錄，但是不同職位的權(quán)限、數(shù)據(jù)開放口都不同，保障數(shù)據(jù)資料的安全性。

系統(tǒng)完整的一套流程應(yīng)是，單位財(cái)務(wù)人員將憑證填寫完成，審批無(wú)誤后由指定人員通過(guò)影像系統(tǒng)掃描上傳至信息處理平臺(tái)，盡可能多使用線上傳輸，然后財(cái)務(wù)共享中心的服務(wù)人員根據(jù)上傳資料繼續(xù)完成后續(xù)賬務(wù)處理，最后會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)會(huì)定期生成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，財(cái)務(wù)人員確認(rèn)完畢后可以公布。這種形式能從根源上制止“先付后批”的情況出現(xiàn)，可以加強(qiáng)單位對(duì)費(fèi)用的監(jiān)管，降低人工誤差提高效率。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)完后，為了保證其順利實(shí)施，還需要結(jié)合單位的具體業(yè)務(wù)進(jìn)行后續(xù)調(diào)整。

3.試運(yùn)行

前期評(píng)估、系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段完成結(jié)束后，把成本、單位發(fā)展等因素考慮在內(nèi)選擇適合的地點(diǎn)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，然后就可以開始試運(yùn)行了。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是依靠現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建的財(cái)務(wù)平臺(tái)，由客戶端和云端組成。試運(yùn)行過(guò)程中，由于財(cái)務(wù)人員新接觸一個(gè)操作系統(tǒng)還不適應(yīng)，需按照基本的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行一遍，在使用過(guò)程中所出現(xiàn)的問(wèn)題需要及時(shí)記錄和反饋。根據(jù)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題做出調(diào)整，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心主要考慮客戶的需求，做到客戶端和云端能夠有效對(duì)接，對(duì)客戶的反饋及時(shí)進(jìn)行完善，做好跟蹤服務(wù)工作，加強(qiáng)與單位的溝通，確保財(cái)務(wù)工作的便捷性、高效性以及安全性。

（三）加強(qiáng)人力資源管理

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)的搭建完成，能夠大幅提升行政事業(yè)單位的自動(dòng)化處理能力。但是人員的優(yōu)化管理也不可或缺。應(yīng)加強(qiáng)人力資源的管理，同時(shí)完善員工績(jī)效管理機(jī)制。推行財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該更多地參與管理決策，對(duì)財(cái)務(wù)工作進(jìn)行綜合性分析，因而需要對(duì)所有財(cái)務(wù)人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，提高員工信息技術(shù)應(yīng)用能力以及業(yè)務(wù)處理技能。

此外，應(yīng)該將人力資源管理與科學(xué)合理的績(jī)效機(jī)制結(jié)合實(shí)施。根據(jù)行政事業(yè)單位的發(fā)展要求，設(shè)置績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)多項(xiàng)指標(biāo)綜合考核，將考評(píng)結(jié)果與薪資待遇掛鉤，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，將個(gè)人利益與單位利益緊密聯(lián)合。

結(jié)語(yǔ)

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的加深，依托信息技術(shù)推行財(cái)務(wù)共享服務(wù)已成為了必然趨勢(shì)。越來(lái)越多的大型企業(yè)集團(tuán)已在運(yùn)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)，行政事業(yè)單位可以從中汲取經(jīng)驗(yàn)。建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是當(dāng)前趨勢(shì)推動(dòng)下的選擇，有利于規(guī)模化行政事業(yè)單位整合內(nèi)部資源，節(jié)約成本以及提高內(nèi)部管理水平，有一個(gè)穩(wěn)定的發(fā)展空間。

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