財務共享模式下會計檔案的集中管理研究
——以大型企業M為例

(福建農林大學 福建 福州 350002)

一、研究背景

財政部、檔案局于2015年12月聯合發布《會計檔案管理辦法》并規定該辦法自2016年1月1日起施行。2016年之前會計檔案中的憑證類的保管期限是15年，該辦法的修訂將憑證檔案的最低保管期限由原來的15年延長到30年。至此，傳統的紙質憑證對檔案存儲空間提出巨大挑戰。此外，互聯網大數據時代的進一步推動，加劇了企業的紙質化檔案管理向大數據下的數字化管理轉變的步伐。

二、財務轉型與財務共享

20世紀70年代末，中國經濟高速健康發展，國內企業迅速發展壯大，而企業發展壯大的同時對企業內部的財務工作的安全高效提出了越來越高的要求。如：我國于1993年7月停止多種記賬方法并行的做法，從此企業開始采用復式借貸記賬法記賬，緊接著企業會計準則正式頒布。此外，企業財務組織開始轉向為股東創造價值，逐漸重新構造出更加高效精簡的企業財務組織。

20世紀80年代初，財務共享服務理念率先在福特、通用等大型制造企業集團內部推出，此后經過幾十年的發展成熟，共享服務理念逐漸得到了世界各國企業的廣泛認同，也受到了我國國內大型企業對其的追捧和借鑒，這些大型企業鑒于海內外企業對財務共享服務的成功應用也紛紛躍躍欲試，希望在國內市場迅速開展共享財務模型，這在一定程度上加快了我國財務信息的處理，使經營分析效率得到有效提升，M企業是這些大型企業之一，在大數據環境下，于21世紀初逐步致力于財務共享服務模型的創設與完善，借助平臺進行統一的會計核算，保證了分支機構核算流程的透明與規范化，將不同區域下各分支機構的紙質化會計檔案采用影像數據化和在線傳遞的方式集中保存于財務共享服務中心平臺。

三、企業M電子會計檔案管理系統的構建流程

隨著企業M的規模日益擴大，企業的組織架構及下屬部門十分復雜，企業M原先單一的財務信息系統無法使集團與下屬子公司、各部門之間信息進行直接對接，造成會計核算不統一和信息反饋延時。財務共享服務中心將各種類型的大小文檔(記賬憑證、總賬明細賬、報表以及銀行回單等來自企業內外的憑證)通過應用接口將它們與報銷系統、ERP系統及影像系統之間通過二維碼建立起關聯關系，并對不同地區、不同下屬的財務數據進行集中處理。通過采集處理歸納數據進一步建立出適合企業自身的、規則與流程統一的企業內部檔案管理信息系統。為應對企業內部出現的一系列問題，企業M構建了一個從數據采集出發對大數據文件進行收集存儲，然后對收集的數據進行分析，最后對分析后的數據電子文件進行有利于企業發展的會計檔案管理框架模型。

(一)數據采集與加工

企業基于財務共享服務的對報賬系統、資金管理系統、影像管理系統、ERP系統等各類系統產生的各種內外部電子文件的真實與完整進行一一檢測，防止存檔的電子文件存在誤差。經企業相關會計人員審核批復后,系統可以自動生成銀行存款余額調節表、往來單位收支明細表、會計賬簿、電子報表。電子會計檔案上傳至財務共享服務平臺，對后期電子文件歸檔與管理提供信息支撐。

(二)電子會計檔案歸集管理

建立符合單位要求與管理需要相適應的檔案管理系統。根據電子文件管理系統的相關要求，企業設立的檔案管理系統應具備以下幾項功能：包含分類管理、檔案號管理、相關檔案保管年限等的系統配置管理功能；包括電子檔案及其元數據的登記分類、命名、統計鑒定、銷毀移交、借閱歸還、備份等電子檔案管理功能；包括基于相關職務不相容的全責分離原則對操作人員的身份權限認證管理的會計檔案進行的安全管理功能；包括對系統的相關功能配置及參數設置、系統用戶權限設置的系統安全管理功能。

(三)電子會計檔案查詢與利用

電子檔案系統查詢權限功能主要是在提供瀏覽檢索、專題檢索、綜合檢索、檔案年報服務中，為企業內部人員或外部人員提供查閱搜索服務。大型企業以網絡平臺、查詢口令模式。通過平臺服務，使電子會計檔案管理信息在企業內部形成有效傳遞。

四、財務共享模式下M企業會計電子檔案潛在的風險

(一)會計電子檔案管理制度不完善

在企業內部尤其是大型企業，經營過程中可能會存在著截然不同的兩種管理理念，有的企業高層管理人員思想相對比較保守，對于檔案管理仍然十分偏愛于傳統的紙質檔案保管，他們看不到現代會計電子檔案管理優勢，害怕創新的過程中遇到難以預測的變化打破企業已有的穩定發展局面，因此，在日常的管理經營中沒有制定并完善會計電子檔案管理制度，導致后續出現人力、物力、財力緊缺的現象。

(二)會計信息系統安全性風險

在企業競爭的過程中，難免會出現一些競爭者為了自身利益采取不正當手段竊取或破壞與之有競爭關系企業的財務數據。除了蓄意破壞之外，不可避免的如雷電、暴雨、地震、海嘯等自然災害也可能導致企業會計信息丟失，其一旦發生便會帶來不可預測的后果。

五、企業M電子會計檔案潛在風險的應對措施

(一)大型企業電子會計檔案安全設置

企業要想按照頒布的辦法長期保存電子會計檔案，就要注重電子會計檔案管理信息系統的建設與維護。如建立專業技術部門，用防讀寫技術從源頭上防止電子會計檔案被篡改；加強人員審核流程的完善，注意職責分離，用信息加密技術對會計檔案進行多層次審核、審批、簽字等程序來降低數據被篡改的風險；加強采用大型金融機構業務系統的電子簽名和數字認證機制等信息確認技術，對有重大風險的領域的電子文檔信息進行有力保障；擴大對掌握信息技術與財務知識的綜合性會計檔案人才的招錄、培訓，在電子會計檔案管理中遇到問題時，有能力進行及時的分析和處理，降低企業在會計檔案管理過程中的風險。

(二)大型企業電子會計檔案審計與內部控制

電子會計檔案與傳統企業檔案的內部控制相比顯然具有很多方面的優勢，但我們不能忽略的是共享模式仍然只有短暫的發展過程，當下，其發展過程也存在著一些未能解決的問題，國內外為應對其發展頒布的相關政策法規尚不健全，網絡安全存在漏洞，檔案管理意識薄弱，一系列風險使企業內部控制面對更高的風險。因此，大型企業M應結合電子會計檔案管理的特點優化電子會計檔案管理系統的內部控制制度，建立穩定安全性能高的風險控制措施。

六、關于會計檔案集中管理模式的思考與總結

中國已進入全球經濟一體化進程，近些年來國際化的競爭加劇且管理要求更加嚴格，倒逼著我國大型企業逐步開始朝著集約化和標準化的方向發展。財務共享服務的建立和發展消除了地域的界限，使各應用中心和檔案管理系統緊密連接，實現信息資源的共享。但我們也要看到新的電子會計檔案管理辦法實施時間不長，存在著網絡安全性問題、企業內部控制制度不健全等問題，機器畢竟是機械化物件，不可能盡善盡美，因此，工作人員仍然需要進行不定期突查及定期的檢查，來應對系統運行過程中某些故障對工作造成的困擾。

在財務共享模式之下，企業M加強對會計檔案管理工作的重視力度是很有必要的，不僅有助于電子會計檔案管理工作的質量提高，而且對于企業宏觀方面的久遠發展也頗有益處。在日后的檔案管理工作中，企業M內部的會計檔案管理人員要在本職工作做好的同時積極協助管理者、治理層對新的會計檔案管理工作模式進行探索研究，為企業會計檔案管理工作的提升、為企業高質量發展創造有利的條件。