事業單位檔案管理創新與改革新思路探究

陳佳

摘 要：隨著經濟社會的發展，事業單位檔案管理工作在企業中起著不可或缺的作用，與此同時，公共機構的檔案管理工作也出現了一些問題，需要加以糾正和調整。要怎樣與時代保持一致的步調，企業應該積極思考檔案管理工作的每一項業務，探究其創新與改革。本文主要分析了現有事業單位檔案管理工作存在的不足之處，并從檔案管理工作的創新和改革的角度出發，提出對應措施的新思路。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 創新 改革

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）12-00-01

一、檔案管理創新與改革的重要性

檔案管理是指對檔案的收集、整理、儲存、評估、統計和提供利用的活動工作。檔案管理工作對公共機構的發展有一定的促進作用，能夠記錄企業的點滴過程、活躍企業文化、防止泄露企業機密、評估企業的績效考核等。因此，公共機構的檔案管理工作逐漸受到企業的青睞和重視，對檔案管理工作的創新與改革也迫在眉睫。

二、事業單位檔案管理出現的不足之處

1.檔案管理工具和方法陳舊

隨著時代進步和科技發展，事業單位的檔案管理工作更加瑣碎和復雜，但是檔案管理工作中使用工具和方法跟不上時代的發展，導致管理效率低下以及管理質量落后。另外，檔案管理工作的實際需求與管理工作應用工具存在著不平衡不充分的匹配，因為事業單位的檔案資源面臨著開發和利用，傳統的檔案管理工具已經不能適應檔案資源的開發，缺乏引用和運用現代化設備管理工具，造成了信息更新遲緩和信息管理力度不夠，以至于大量檔案信息資源的丟失。

2.檔案管理的意識薄弱

事業單位對于檔案管理工作認識不夠、意識不足，導致檔案管理部門不受企業的重視，部門也處于邊緣狀態，管理工作也比較被動，實際工作沒有切實地落實到實處。國家和政府對于檔案管理相關方面的政策不夠詳細，宣傳力度也不夠，大眾不能對其有充分了解。除此之外，機構的領導或相關工作人員對其缺乏了解，尚未真正意識到檔案管理的實用性，也忽視了檔案管理工作中應該注意的方式方法。

3.檔案管理人員專業素養不夠

對于任何企業單位，檔案管理工作質量跟檔案管理人員的專業程度是成正比關系，由此可見，專業人才對其起著重要的作用。從目前的狀況來看，事業單位檔案管理部門的相關工作人員大多數是由其他的辦公室部門人員借調過去任職，或者是其他人員兼職此項管理工作，而他們并沒有任何的管理相關工作經驗。不僅如此，事業單位難以招聘到合適的專業管理人才。因此，事業單位檔案管理部門長期以來呈現出這樣不專業的工作狀態，工作質量難以保障，極其不利于單位的檔案管理。

三、事業單位檔案管理改革與創新的路徑

1.發揮互聯網優勢，促進信息管理

為了結合自己的發展需要，事業單位要發揮互聯網的優勢，引入使用一些新潮的管理工具和方式方法，可以進一步地推進事業單位檔案管理的新進程。

第一，從宏觀角度上，設計一套信息化檔案管理方案，按照實際需要，圍繞著企業自身的工作性質，優化設計檔案信息化管理方案，然后分為具體的操作步驟;第二，從微觀的角度上，要建設事業單位自己的信息管理網站或者軟件。一方面，建設內部信息網絡，相關工作人員可利用信息化管理技術實現遠程操作檔案管理信息，方便內部工作人員查詢、調取和利用。另一方面，可針對性建設外部信息網絡，面向社會大眾，方便大眾了解自身的企業文化和精神，并建立相關論壇渠道與同行之間相互交流溝通，探討對外交流溝通的信息，相互學習進步，實現信息的共享和溝通;第三，在實際操作上引入適用的檔案管理工具，例如，可以使用一些簡便的工具，紙質版的信息材料不再是單純的人工錄入，這樣的工具輔助不僅操作簡單，容易上手，又減輕了工作人員的負擔。

2.明確系統流程，完善檔案管理體系

科技進步給企業單位的檔案管理工作造成了沖擊，使得檔案管理工作出現凌亂的情況。為了避免這些現象繼續惡化下去，大眾應該集思廣益，完善檔案管理制度，事業單位根據自身需要進行細節調整，使檔案管理工作有序進行。

明確責任機制，對于檔案管理工作的信息收集、整理、保密等工作流程進行細化，對工作人員的自身職責進行分配管理，明確每個人的職責范圍;第二，完善考核制度，要讓檔案管理部門有條不紊地開展工作，完善考核制度是一個明智的選擇，考核制度的建立完善能夠讓工作人員的工作效果和質量與其工資和升遷等掛鉤，可以起到員工對待工作的敬重心理，不會馬虎對待工作，提高員工工作積極性，可以良好地帶動管理部門的氛圍;第三，建立監督機制，對于事業單位的上下級形成監督小組，對檔案管理的工作進行監督，這樣不但可以讓員工可以時刻保持警惕，加強工作的效率，又可以在監督過程中發現存在的不足，及時解決問題。

3.創新培養人才方式，提高管理人員素質

檔案管理工作的質量是由相關管理人員的專業能力成正比關系的，換句話來說，專業的工作人員是檔案管理改革和創新的頂梁柱，它支撐著管理部門的運作。因此，培養專業人才，提高管理人員的專業素養是公共機構刻不容緩的重要工作。

一方面，事業單位要注重人才引進，專門到高校進行校園招聘，引入具有專業能力的高校人才，也可以從社會上招聘有著豐富經驗的人才。另一方面，單位內部也要充分重視對內部人員的培訓，但是由于一些客觀因素，培訓效果不太理想。因此，創新檔案管理培訓方式是必要的。例如，培訓導師采用游戲培訓法，可以讓工作人員在游戲的輕松環境中獲取知識技能，學習效果也會事半功倍。也可以采用成功案例的教學方式，讓學員更加直觀感受檔案管理的方式與作用，提高自身的管理技能，促進檔案管理工作。

四、結語

總而言之，檔案管理工作對于事業單位來說是十分重要的，能夠對其有極大的促進作用，但其存在的問題也會對企業的發展造成阻礙。因此，需要根據企業自身的情況進行改革和創新。

參考文獻

[1]黃躍曼.新形勢下事業單位檔案管理創新及服務模式探討[J].辦公室業務，2017 （24）：123.

[2]王建春.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].人力資源管理，2017（9）：316-317.

[3]王玲玲.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務，2015（12）：74-75.