學校檔案管理工作探研

摘要：學校檔案工作是辦好學校的重要基礎之一，是衡量學校教育質量和管理水平的重要標志，是維護學校歷史真實面貌的重要途徑。文章結合實際，分析學校檔案管理工作的重要性，探討學校檔案管理工作的現狀，并提出了加強學校檔案管理工作的策略。

關鍵詞：學校檔案;管理工作;效率;策略

中圖分類號：G472.4文獻標志碼：A文章編號：1008-3561（2019）06-0033-01

學校檔案是學校各項工作活動的歷史記錄，是學校教學教研、教師業績、基建、設備、會計等所有在學校各項工作、活動中形成的可供之后查證和參考的資料的整合，對于當前和今后工作查考具有重要的作用，是學校寶貴的文化財富。而在眾多類型的檔案中，學校檔案對于學校自身發展、師生發展、社會發展都是非常重要的。

一、學校檔案管理工作的重要性

（1）檔案管理是否高效恰當會影響到學校工作的方方面面。學校的管理與發展離不開科學的決策，科學的決策更加需要真實可靠的第一手材料。學校檔案除了會記錄校園精神文明建設情況、師生生活與學習情況、教學實踐、教學研究等資料之外，也記載了學校的優秀歷史、豐功偉績、優良傳統和寶貴經驗。學校的管理者可以以此為基礎，汲取其中的精華，綜合分析，科學決策，從而形成正確的發展思路。因此，做好學校檔案的管理工作對于一個學校的發展是非常重要的，甚至學校檔案管理的好壞還會影響一個學校的前途和命運。（2）檔案管理能極大地調動教職員工工作的積極性。管理的核心是人的管理，從實際情況看，一所學校要想得到長遠發展，就必須充分調動全體教職員工的積極性。在學校檔案中，記載著每一位教職員工曾經為學校所做的貢獻，以及他們在過往的教學生涯中所積累的點點滴滴的經驗，包括他們的教學筆記、教學資料、教學總結、教學反思等。看到這些記錄完整的檔案，會在很大程度上增強廣大教師的榮譽感和自豪感，激發廣大教師的工作熱情。同時，對每個教師和學生的成長也會起到鞭策和激勵作用，使學校管理工作更高效。

二、學校檔案管理工作的現狀

目前，很多學校已經意識到檔案管理工作的重要性，并且在努力采取多種措施保證檔案管理的高效化。但是，從目前的情況來看，一些學校在檔案管理方面仍然存在不少的問題，這些問題主要表現在以下幾個方面。（1）檔案管理工作意識薄弱。長期以來，一些學校的部分教職員工對檔案工作存在一些誤區，認為只要把資料保存著，應付好查檔就行，沒有充分認識到檔案工作在學校發展中的重要性和必要性。（2）檔案管理人員業務素質不高。一些學校檔案管理員大部分由中途轉崗、兼職負責或年齡較大等情況的人員擔任，雖然他們具有豐富的教學能力，但是缺乏系統培訓，僅僅能滿足檔案的保存、看護等基本功能。這樣，會嚴重制約學校檔案管理工作的發展。（3）管理方式落后，在檔案室環境設施、檔案儲存形式等方面亟待升級。一是大部分單位都有單獨的檔案室，但是有的檔案室狹窄、潮濕，“六防”設備不配套，從而導致相關的檔案很容易遭到破壞;二是一些學校的檔案保管設備不先進，不能跟上時代的需求;三是檔案絕大多數還是紙質形式，影像載體的檔案占比較小，文件立卷后還需相關人員進行規整，勞動量大、效率低。

三、加強學校檔案管理工作的策略

（1）健全完善檔案管理制度，為檔案管理工作提供強力支撐。學校必須強化檔案管理的意識，健全并努力完善檔案管理的相關規章制度。在嚴格貫徹各級檔案管理相關法律法規的同時，學校要根據實際情況，制定出適合本校的相關規章制度。在制定檔案管理制度時，學校一定要注意做好相關制度的細化工作，保證檔案工作的每一個細節都有章可循。（2）配齊配好工作人員，為檔案管理工作做好人力保障。一要強化學校的用人意識，注意提升檔案管理人員的職業道德修養。二要提高從業人員專業素質，尤其是高效地運用網絡和計算機進行檔案管理的素質。只有這樣，才能滿足現代社會對檔案管理人員所提出的要求。（3）加強硬件支撐，保證檔案管理工作質量。目前，學校在確保檔案材料安全的基礎上，要意識到檔案管理的現代化、信息化是新時代檔案事業發展的重要方向。與傳統的人工管理方式相比，現代化技術不但能大大提高檔案工作效率，而且能將儲存的信息及時進行整合分析，提高利用率，真正體現出檔案信息的價值。（4）依靠活動支撐，擴大檔案管理工作影響力。學校只有與時俱進，拓展新思路，才能不斷適應新形勢，推動檔案管理工作的快速發展。因此，學校檔案工作應與校園各項工作相結合，作為展示學校自身形象和發展成果等的重要載體，體現出學校的魅力、文化、思路、價值觀等。（5）改進服務方式，促進檔案管理工作更加高效。檔案管理工作不能僅限于看守檔案、應付查閱等最基本的功能，應該不斷更新思路，轉變服務方式。同時，檔案管理人員要不斷強化自己的信息運用能力，提高自己運用現代化技術的水平，進而提高檔案管理效率。

總之，檔案管理是學校管理中的一部分，也是重要的部分。學校只有更新管理方式，提高管理人員職業道德修養和專業素質，不斷提高檔案利用率，充分挖掘檔案存在的價值和內涵，才能找到檔案管理發展的最佳途徑。

參考文獻：

[1]鄧成梅.學校檔案管理淺說[J].湖北廣播電視大學學報，2013（03）.

[2]陳素軍.試談學校檔案管理與工作效率的提高[J].高教論壇，2011（11）.