試論檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用

李國華

[摘要] 目的 對醫院檔案管理工作進行檔案管理模式改革，并分析檔案管理模式改革所取得的應用效果。方法 將2017年6月—2018年5月該院的檔案管理模式之下的相關成果設置為對照組，將2018年6月—2019年5月該院檔案管理模式之下的相關成果設置為觀察組。對照組在進行檔案管理的過程中通過傳統檔案管理模式進行應用，觀察組則落實檔案管理模式改革進行管理，對檔案管理所取得的效果進行評價。結果 觀察組經過管理以后所收獲的效果比對照組優越，兩組比較，差異有統計學意義（P<0.05）。結論 在醫院進行檔案管理工作的過程當中，完善相關檔案管理制度能夠有效促進醫院檔案管理工作效率。

[關鍵詞] 醫院檔案;檔案管理;改革;醫院管理

[中圖分類號] R197.322 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）11（a）-0091-03

Discussion on the Application of File Management Mode Reform in Hospital Archives Management

LI Guo-hua

Baicheng Hospital of TCM， Baicheng， Jilin Province， 137000 China

[Abstract] Objective To reform the file management mode of hospital file management and analyze the application effect of the file management mode reform. Methods The relevant results under the file management mode of the hospital from June 2017 to May 2018 were set as the control group of this paper. The relevant results under the file management mode of the hospital from June 2018 to May 2019 will be set as the observation group of this article. The control group was applied through the traditional file management mode in the process of file management， and the observation group implemented the management of file management mode reform to evaluate the effect achieved by file management. Results The effects of the observation group after management were superior to those of the control group. There was a statistical difference between the two groups（P<0.05）. Conclusion In the process of file management in hospitals， it is worthwhile to improve the relevant file management system to effectively promote the efficiency of hospital file management.

[Key words] Hospital file; File management; Reform; Hospital management

醫院是治病救人的一個重要場所，在以往的研究過程中管理中，在醫院管理中往往重視對于醫療化方面的建設工作，卻忽視了對醫院檔案管理工作的建設，為了促進醫院更好地轉型，就需要對現有的檔案管理工作進行分析，總結醫院在檔案管理當中所存在的問題，并且根據相關問題制定有效的檔案管理策略，以便促進檔案管理效率的提升[1-3]。雖然現如今學術界很多關于醫院檔案管理模式改革的相關探討，但大部分文獻都集中在對醫院檔案管理問題的收集和對相關策略的探討，所得的內容過于理論化，而不具備有實踐研究價值，并沒有將對醫院進行檔案管理模式改革所取得的效果進行量化分析，所以在醫院進行檔案管理模式改革所取得的效果也沒有被真正地折射出。所以該文主要以論著的形式分析檔案管理模式改革應用在醫院檔案管理當中的效果，并且將相關的效果數據指標進行量化，以便于反映檔案管理模式改革在醫院檔案管理當中的應用效果，現報道如下。

1 ?資料與方法

1.1 ?一般資料

該文將2017年6月—2018年5月該院的醫院檔案管理模式之下的相關成果設置為對照組，同時將2018年6月—2019年5月該院檔案管理模式之下的相關成果設置為觀察組，對觀察組和對照組的相關成果以及數據進行統籌，并作出回顧性分析。該文的所有調查對象均為調查期間該院的檔案管理部門的相關工作人員，共涉及檔案工作人員23名，其中男性12名，女性11名;年齡區間為22～52歲，平均年齡（32.5±12.4）歲。

1.2 ?方法

對照組在進行檔案管理的過程中通過傳統檔案管理模式進行應用，觀察組則落實檔案管理模式改革進行管理，對檔案管理所取得的效果進行評價。

對兩組調查對象進行不同檔案管理以后，對檔案管理情況進行量表調查并進行評分。主要對檔案管理的統一領導情況、統一制度、統一管理等檔案管理落實情況進行評價，對檔案管理的成果進行評價，調查檔案管理人員對檔案管理工作的認識、工作積極性和工作效率等情況。其量表如下。

1.2.1 統一領導 ?總計36分。其中包括對檔案管理部門等相關規定，也包括相關檔案工作的列入事宜，檔案工作的各個部門綜合的工作計劃，能夠執行檔案管理部門關于相關檔案工作的規定等，每個項目都為9分。

1.2.2 統一制度 ?總計16分。主要包括對于醫院的執行檔案歸檔情況;但工作人員的相關職責等兩個項目，每個項目都為8分。

1.2.3 統一管理 ?總計48分。主要包括是否可以根據相關規定和條件來成立檔案室;醫院的檔案統一管理是否能夠集中進行，醫院檔案管理的各個類型的文件移交管理等情況;醫院檔案管理的相關檔案管理器材的清潔性;醫院檔案管理檔案柜號、標識等相關情況是否能夠按照相關要求進行;醫院的檔案統計工作是否及時有效;是否能夠主動對醫院的檔案信息進行利用，查閱登記工作是否及時。共涉及到6個條目，每個條目即為8分。

1.2.4 工作人員對檔案管理的認識 ?總計40分

1.2.5 工作人員對檔案管理的工作積極性 ?總計30分

1.2.6 工作人員對檔案管理工作的效率評分 ?總計30分

1.3 ?觀察指標

對該文兩組調查對象統一領導評分、統一制度評分和統一管理評分，調查相關檔案管理工作人員對檔案管理的認識評分、工作積極性評分、工作效率評分等，對兩組的管理差錯發生情況進行比較。

1.4 ?統計方法

啟動IBM，SPSS 25.0統計學軟件對所有數據進行統計學檢驗和分析，計量資料（x±s）行t檢驗，P<0.05為差異有統計學意義。

2 ?結果

對觀察組和對照組選擇采用自制量表進行評價，分析觀察組和對照組統一領導評分、統一制度評分和統一管理評分，調查相關檔案管理工作人員對檔案管理的認識評分、工作積極性評分、工作效率評分等，觀察組明顯優于對照組，差異有統計學意義（P<0.05）;觀察組調查時間之內未出現檔案管理差錯事件，對照組調查期間存在檔案管理差錯事件3起，兩組比較差異有統計學意義（P<0.05）。見表1。

3 ?討論

3.1 ?當前醫院檔案管理的現狀

從當前醫院的檔案管理工作角度來說所存在的問題相對較多，簡單來說體現在3個方面。首先就是管理的模式相對較為老舊，醫院的日常檔案管理工作沒有進行自身方法的創新，在管理手段和新理念方面都沒有進行改革導致管理工作效率較低[4]。在進行醫院檔案管理的時候，針對于突發和特殊情況沒有引起高度的重視，所以，無法發揮檔案管理的創新性原則，也無法適應現如今環境的發展需求。從管理制度角度而言，醫院檔案管理制度不健全，醫院檔案管理激勵手段相對不足，甚至有很多醫院的檔案管理表現為零激勵，這會導致很多檔案管理工作人員沒有工作的積極性，而且在進行工作過程當中，靈活性相對較差。現如今管理制度在不斷地更新換代，沒有根據國家最新頒布的管理理念和方法來進行相關的管理制度更改，這樣也會導致管理制度當中的漏洞，表現得越突出[5-6]。第3點因素是管理人員的能力不夠，主要表現為檔案管理工作人員的素質偏低。相關檔案管理工作人員并沒有在工作理念和技能上進行深入學習，沒有完善自己和給自己充電，這樣會導致管理手段不能夠符合現如今的檔案管理需求，特別是在進行一些電子檔案管理的過程中，無法進行計算機的相關應用。而且管理人員在日常工作過程當中，也不能夠按照團隊工作方式來完成，導致在管理過程中存在有較多的獨立性[7]。

3.2 ?醫院檔案管理模式改革

為促進醫院檔案管理模式的改革，應針對上述所提的相關問題進行整改。在進行檔案管理模式改革的過程中，應該根據時代的需求和國家的標準來進行持續性的跟進改革，對于一些問題的處理的過程中，要應用正確的標準進行評判。醫療設備檔案能夠幫助醫院進行相關信息的了解，他對于醫院領導層進行醫療器械的購買決策等都能提供相關依據[8]。醫療檔案能夠充分對醫療設備功效加以發揮，也能夠避免醫院重復購買和閑置醫療器械設備的情況出現。要保證檔案的管理效率，能夠有效地確保醫院的各個工作都能順利地正常運轉，所以對傳統呆板的管理模式加以調整，要按照正確的方針和路線來進行逐一改善，彌補相關的損失。除此以外也要對于檔案管理制度進行更改，對于檔案管理的制度改革，需要根據醫院的實際性質、不同的科室和部門來進行全局的統籌，對于制度的差異性進行設定，保證各項制度都具有較高的針對性，而且對患者和醫療人員能提供更多的保障。在進行管理制度完善的過程中，要從不同的角度和層面進行深入的剖析，特別要強化各項問題的判定和解決原則，嚴格落實國家所出臺的新的政策，和對行業熱點時事進行探討，以便提升檔案管理的價值和效率。第三就是要強化對檔案管理工作人員的培訓工作，要求所有的檔案管理工作人員能夠在自身專業素養基礎之上獲得良好的更新和提升，強化其溝通能力和判斷能力，并根據檔案管理工作的情況進行學習。強化管理培訓工作，注重團隊合作，要促進檔案管理模式的改革，最大程度發揮團隊的作用。

綜上所述，在醫院進行檔案管理工作的過程當中，通過對檔案管理模式的改革，完善相關檔案管理制度，強化對于相關檔案人員的培訓等，能夠有效的促進醫院檔案管理工作效率的提高，提升相關工作人員對檔案管理工作的重視，是值得推廣應用的一種管理模式。

[參考文獻]

[1] ?雷素玲，楊麗，孫康燕.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的運用分析[J].辦公室業務，2019（8）：135-136.

[2] ?陳婷.淺談檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的運用[J].辦公室業務，2019（5）：115-116.

[3] ?呂姬婷.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].中外企業家，2019（5）：114.

[4] ?吳玉偉.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].才智，2018（36）：203.

[5] ?馮旋.基于檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].行政事業資產與財務，2018（20）：89-90.

（收稿日期：2019-08-03）