電子會計檔案管理

王慧

中圖分類號：F230 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）10-130-01

摘 要 近年來，隨著社會信息化水平的提升，會計憑證、會計賬簿、財務報表等會計專業資料越來越多的以電子資料的形式存儲，電子會計檔案隨之產生。摒棄了傳統紙質會計檔案成本高、易損毀等保管缺陷，電子會計檔案將隨著社會信息技術的發展，成為會計檔案發展的方向，同時推動著企業信息化管理程度的日益提升，企業對于電子會計檔案的管理愈發重要。

關鍵詞 電子會計檔案 會計檔案

電子會計檔案是將反映企業經濟業務活動的會計核算信息以磁性介質的形式進行存儲。與傳統的紙質會計檔案一樣，電子會計檔案也是會計信息的載體，同樣記錄了企業經濟業務的重要歷史資料和證據。以財政部、國家檔案局令第79號發布的《會計檔案管理辦法》，肯定了電子會計檔案的法律效力，肯定了企業可僅以電子形式保存符合辦法規定條件的電子會計資料。

一、加強電子會計檔案管理的重要意義

1、信息技術的進步推動會計檔案向電子化發展。電子會計檔案是互聯網思維與傳統會計行業的融合創新，近年來， 我國積極開展“互聯網+”行動，提升全社會的創新力和生產力。電子會計檔案是會計檔案在我國經濟社會快速發展以及信息技術取得廣泛進步的背景下的產物，是會計檔案在載體形式、管理方式等方面適應外部環境變化的產物。

2、綠色、低碳的意識推動會計檔案向電子化發展。黨的十九大明確指出，要加快建立綠色低碳循環發展的經濟體系，在生產、生活方式中注重節約資源和保護環境。節約用紙就是節約資料，會計檔案以磁性介質的形式進行存儲，代替原有的紙質資料，將節約大量紙張，減少社會資源耗費，推動節能減排，有利于踐行綠色、可持續的發展理念。

3、現代化的企業管理推動會計檔案向電子化發展。當今社會，數據已經成為重要的生產要素。人們越發意識到數據對于企業的重要性，一個現代化企業的管理能力以及決策能力提升的背后是日益精益的數據分析。電子會計檔案是一種便利獲得和快速挖掘會計信息數據的有效方式，為企業管理和決策提供更多方向性、更具參考價值的會計信息。

二、加強電子會計檔案管理的具體措施

1、強化數據來源管控，確保電子會計檔案真實、完整

按照《會計檔案管理辦法》的規定，從來源上看，電子會計檔案可以分為兩大類，一類是企業內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料，符合辦法規定條件的，形成電子會計檔案；另一類是企業從外部獲取的屬于規定范圍的電子會計資料，符合辦法規定條件的，形成電子會計檔案。

一是針對企業內部形成的電子會計檔案，必須對會計核算信息系統和會計信息工作流程進行完善，使之與電子會計檔案管理相契合。會計核算信息系統必須實現對電子會計資料接收和讀取的支持，實現對會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料輸出為標準歸檔格式的支持；會計信息工作流程必須實現對電子會計檔案數據的形成、使用等環節設定經辦、審核、審批等線上審簽程序的支持。

二是針對企業外部形成的電子會計檔案，必須遵循《中華人民共和國電子簽名法》關于電子簽名的相關規定；必須在原始憑證實施電子化影像的基礎上，進行符合性復核；對涉及到的外部業務管理平臺，與電子會計檔案管理系統的接口要實現自動對接，杜絕人為干預，保證電子會計檔案數據的真實性、不可篡改性。

2、強化內部控制手段，確保電子會計檔案可用、安全

內部控制手段是企業在內部實施的一系列方法和手段，以實現資產安全、經營效率提升的目標。電子會計檔案管理要求內部控制的手段更加豐富化，從而有效地保證電子會計檔案的可用和安全。

一是建立嚴格的權限管理制度。電子會計檔案具有數據集中、查詢方便的優勢，但如果對權限未進行管理，那么全部的人員可以隨意的查詢、使用所有的文件和數據，使得數據泄露的可能性大大增加。加強權限設定與管理，以技術手段自動控制用戶只可以查詢自身權限范圍內的數據。

二是建立嚴格的數據維護制度。電子會計檔案具有不同于傳統紙質檔案的存儲介質及操作規程，數據維護工作既包括為解決系統運行中存在的問題或發生的漏洞，對電子會計檔案形成及存儲涉及的系統進行必要的修復，也包括為滿足新提出的管理需求，對原系統做的局部的更新、優化。

三是建立嚴格的檔案備份制度。對于電子會計檔案而言，數據大量集中地存儲于磁盤、光盤等磁性介質中，在信息的收集、處理、存儲、傳輸中只要發生數據傳輸、數據存儲和數據交互，就無法避免故障的發生。數據備份是保護數據的最后手段，能夠應對程序、文件和設備遇到的水、火災害，電力、通訊中斷等突發事故，是對會計檔案受到不可修復性傷害的補救措施。

三、結語

電子會計檔案管理是對傳統會計檔案管理的突破，借助于信息科學技術手段的發展，科學合理的挖掘和利用會計檔案信息，加強電子會計檔案管理，才能為企業精益化管理水平的提升提供有力支撐。

參考文獻：

[1]雷曉婷.國有企事業單位電子檔案存在的風險及對策[J].陜西檔案，2018（5）：58-59.

[2]萬川莉.電子會計檔案管理的有效途徑初探[J].財會學習，2018（22）：107