基于融入工程管理的某供電公司電網建設檔案管理提升措施研究

袁侃凱

摘 要：電網建設檔案的管理是一項重要的工作，本文針對某電網企業在電網建設檔案管理中的存在的難題，闡述了通過將電網建設項目檔案管理深度融入工程管理的創新的具體管理措施，并對實施后的效果實施效果進行了論述，提升電網建設項目檔案管理質量、效益，為檔案更好地服務經濟社會發展打下堅實基礎。

關鍵詞：電網建設;檔案管理;提升質效

中圖分類號：TP311.13;TM73 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）21-0118-02

0 引言

工程檔案管理是電網工程建設的重要組成部分、重要的成果內容和真實記錄[1-8]。隨著我國經濟的快速發展，對高質量的供電需求越來越高，電網建設項目較多、建設周期長、參建單位多，給電網建設項目檔案管理帶來較大難題[1]。電網建設項目檔案在電網建設工程中占據著極為重要的位置，是對工程建設全過程的真實記錄，也是工程達標投產、申報評優的重要依據[7]。吳傳來等[8]針對電網建設過程中存在的問題，提出了規范化管理的一些建議;四川電力公司開展了電網建設工程的全過程咨詢管理方面的探索和實踐[9];梁杰等結合渝鄂工程實際探討了檔案過程數字化管理工作思路[10];羅華清等結合電網工程建設過程中會產生大量圖紙、數字模型和檔案資料的實際問題，探討了電網建設設備移交環節的數據管理[11];國網四川省電力公司探討了電網建設項目檔案全過程管控體系構建并結合工程檔案管理的實際工作開展了應用[12];隨著“互聯網+”時代的到來，基于移動互聯網的檔案資源開發利用在企事業單位逐步實現并取得較好的應用效果[13];針對電網設備檔案數據中無法提煉錯誤規則的數據問題，龍婧等[14]運用機器學習算法基于機器學習的電網設備檔案數據異常進行自動診斷，診斷，提高數據質量。綜述所述，由于檔案在審計、工程創優等方面越來越重要，同時，進入大數據時代，檔案“留史、存憑、資政、育人”的價值更加彰顯，研究檔案大數據，總結經驗、探索規律、指導實踐，已成為時下熱點，而檔案的質量直接影響大數據分析結果的準確性。因而網省公司深入實施檔案規范化、精益化、信息化管理，對檔案工作要求越來越高。國網無錫供電公司在上級的堅強領導和悉心指導下，完善管理機制、夯實管理基礎、創新管理方法，檔案管理水平和服務能力持續提升。

隨著經濟社會快速發展，電力工程建設如火如荼，作為電網工程“成長日記”的電網建設項目檔案的檔案數量也快速增加。以無錫市為例，2017年，共投產220kV項目4個，110kV變電項目9個、線路項目6個，新增變電容量1092MVA，110kV以上線路長度81.4km，共形成電網建設項目檔案案卷1938卷，文件17004件。檔案工作量增加、質量要求提高、管理難度加大的同時，而電網檔案管理人員短缺并未增加。與此同時，電網工程的參建單位越來越多，部分參建單位檔案意識不強，“重建設、輕檔案”，部分資料員責任心不強、歸檔水平低、質量意識差，且資料員流動性較大，不時有新手歸檔，這些因素，導致檔案驗收時整改工作量很大，增加了電網工程檔案的管理難度，影響了檔案質量。綜上所述，提高電網項目檔案管理質量、效率勢在必行，因而進行電網項目檔案管理創新，將檔案管理深度融入工程管理具有重要的實踐和工程意義。

1 提升的管理措施

將檔案管理深度融入工程管理提升管理效率主要從以下八個方面的管理措施：

（1）優化職能，實施責任制。工程檔案管理深度融入“誰主管、誰負責”“誰形成、誰歸檔”理念，實施項目經理檔案責任制，對檔案的及時性、完整性、準確性負責，落實“管工程必須管檔案”，有效改變檔案管理部門對參建單位約束力不強的情況。將檔案管理部門的檔案組卷職能調整至建管部門，便于及時將辦理完畢的文件及時歸檔，做到“事畢卷立”。

（2）理順流程，建立四級審核。明確檔案管理部門、建管部門、參建單位的檔案職責，使各單位各司其職、各負其責。建立由項目經理檔案工作網絡，做到任務到崗、職責到人，壓緊文件形成、辦理、收集、整理、歸檔各環節責任。建立參建單位自檢，監理單位、建管部門、檔案部門審核的四級檔案審核機制，進一步提升檔案的完整性、準確性、系統性、有效性和規范性，形成環環相扣的高質量檔案的流水生產線。

（3）考核激勵，提高執行力度。工程啟動時，將“建精品工程、創精品檔案”目標宣貫至每一位參建人員，使之成為各參建單位和參建人員的共同目標。將檔案工作要求納入施工、建立合同條款。建立電網建設項目檔案“流動紅旗”制度，定期通報各參建單位歸檔情況，評選“流動紅旗”先進單位，考核落后單位。激勵與考核并舉，使創精品檔案成為各參建單位和參建人員的行動自覺。

（4）關口前移，加強過程管控。檔案人員由“等著收進來”向“主動走出去”轉變，參與設備開箱、竣工驗收、工程評優等重要環節，使檔案管理和工程管理同步。變“事后驗收”為“事前交底、事中把控”，項目開工前，進行交底，明確歸檔質量、時限要求，提醒歸檔重點、要點、難點，使相關人員掌握“要做什么”“該怎么做”，項目實施中，加強過程管控，根據需要，不定期開展檔案協調會，及時發現問題、督促整改，切實減少后序整改工作量，提高工作效率。

（5）掌握進度，提供精準指導。借助檔案信息網絡平臺，檔案人員及時掌握工程進度，根據各階段性檔案工作重點、要點、難點，精準指導各階段的歸檔工作，使檔案隨工程進展環環相扣、段段相連、步步延伸、逐步形成，成為記錄項目全過程的“成長日記”，不再是“回憶錄”。

（6）建微信群，加強溝通交流。組建工程檔案微信群，邀請各項目經理，參建單位負責人、資料員進群，檔案管理人員及時回復微信群中的問題，提供具體指導、個性服務。雙管齊下，促進檔案質量提升。

（7）加強培訓，促進技能提升。定期組織參加單位檔案人員開展培訓，宣貫規范、講解方法、交流經驗、提升技能。同時，適應當下碎片化閱讀習慣，檔案管理人員每周定期將歸檔知識小貼士分享至微信群，將檔案培訓化整為零，使相關人員積“每周一小點”的“跬步”，至能力提升的“千里”。

（8）加大宣傳，提升歸檔意識。加強檔案利用統計分析，收集檔案利用典型案例，尤其注重電網建設項目檔案對于設備改擴建、審計、評優等方面的利用案例，制作新媒體作品，分享至工程檔案微信群、朋友圈，彰顯檔案價值、檔案工作價值，提升相關人員的檔案意識和工作成就感，促進其做好檔案工作的自覺性。

2 實施效果

國網無錫供電公司自2016年實施了該系列措施后，電網建設項目檔案質量、管理效率得到了明顯提升，主要體現在以下三個方面：

（1）檔案管理更加精益。通過實施檔案責任制、流動紅旗評比、加強過程管控，進一步明確職責分工、理順管理流程、暢通溝通渠道，建立了組織完善、制度健全、人員齊備、權責清晰、流程順暢、管控有序、監督有效的電網建設檔案管理體系。在文件的形成、辦理、收集、整理、歸檔全壽命周期內，建管部門、參建單位、檔案管理部門等均能各司其職、各負其責、無縫銜接、精準配合，促進了電網建設檔案管理精益。

（2）歸檔工作更加高效。由于建立了精益的檔案管理體系，打通了電網建設檔案管理的“任督二脈”，減少了重復勞動，提高歸檔效率。1）以往的辦公室檔案管理人員集中組卷時，需要先重新閱讀、理解文件，而建設部門負責組卷后，文件辦理完畢后，立即開展價值判定和分類，真正做到“事畢卷立”，減少了檔案管理人員再次閱讀、理解文件的工作量。2）由于加強了過程管控、監督指導，相關人員在歸檔過程中準確掌握要做什么、該怎么做，檔案一次驗收合格率穩步提升，有效減少了檔案驗收時的整改工作量。

（3）檔案質量持續提升。由于工程檔案管理體系精益、運行高效，檔案質量持續提升。1）文件經辦人員對文件理解更深、把握更準，由其進行文件價值判定、分類，更加準確。2）通過加強正向激勵、監督考核、宣傳引導，強化了建管部門、參建單位相關人員的責任意識、質量意識、檔案意識，通過加強溝通指導，促進相關人員的歸檔技能提高，為提升檔案質量打下了堅實基礎、提供了人力保證。3）由于檔案管理人員全程參與歸檔過程、及時給予指導，確保了檔案質量源頭治理有效、過程管控得當，使檔案質量可控、能控、在控，檔案的及時性、完整性、準確性、規范性持續提升。

3 結語

持續提升電網建設項目檔案管理工作任重道遠，要以永遠在路上的心態，立足實際，堅持目標導向、問題導向，從健全制度、優化流程、強化落實、增強監督、提升隊伍等方面入手，引入互聯網+、大數據等新理念、新方法、新技術，不斷提升電網建設項目檔案管理質量、效益，為檔案更好地服務經濟社會發展打下堅實基礎。

參考文獻

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