成效借鑒：TB公司內部控制優化

文/王瑩 （咸陽職業技術學院）

在經濟發展和市場需求的不斷促進下，制造企業經營規模在持續的增加，但制造企業內部控制失效，成為制約它發展的重要瓶頸，特別是業務層面內部控制的薄弱，使制造企業管理出現諸多問題。本文以制造型企業TB公司為例,分析TB公司內部控制現狀,并對TB公司業務層面內部控制進行優化改進,以促進TB公司健康的成長和持續的發展，為其它制造企業提供有利的借鑒。

TB公司業務層面內部控制現狀

TB公司是專業從事在線鍍膜浮法玻璃生產、加工、銷售、售后服務于一體的制造企業，屬中國玻璃控股有限公司成員企業。通過調查發現：TB公司總體運行狀況符合現代企業的制度要求，并根據內控要求設立了相應的控制措施，然而，隨著公司的發展和經營環境的變化，釆購與付款、存貨管理、銷售與收款核心業務層面內部控制出現了一些問題。

（一）采購與付款業務內部控制現狀及問題

TB公司的釆購部門負責管理全部的物資采購工作，且進行產品的統一付款。此外其還制定了采購作業標準書、（礦石原料、非礦石原料、包裝品、危險品、化學品、工程發包）采購作業程序、采購定價程序、采購簽訂合同程序、外購作業程序等，運用了信息化的管理手段—采購管理信息系統，對采購與付款業務進行實時跟蹤和管理。但采購管理信息系統沒有將供應商管理方面的職能作為它的核心，而且公司沒有明確選擇供應商的方法、評價標準和流程，采購部門關心的是物料的制造和供應，在與供應商的關系上，選擇供應商時更關注價格因素，并且大多數是臨時性的合作關系，這種臨時性松散的合作關系增加了采購部對采購物料進行控制的難度，使采購流程不暢，當供應物資緊缺，現有供應商不能及時供貨，公司生產被迫停止，影響銷售。

TB公司的詢價、選擇供應商、付款環節都是由采購員一人負責，沒有設置不相容崗位分離制度，也很少進行內部復核，采購員受到金錢誘惑，在同一家或熟悉的商家訂購原材料，出現拿回扣現象，給公司帶來了經濟損失。

（二）存貨管理業務內部控制現狀及問題

TB公司物資使用部門填寫請購單，經部門領導審批后，將請購單交采購部門，采購部未到物料部的物料庫確認庫存，直接購買，然而物料庫中存有請購的物資，最終導致物料庫存貨積壓?？梢奣B公司未對存貨管理業務做出相應的梳理，并未針對存貨管理過程中可能出現的風險點制定防范措施，這些問題的存在，對TB公司的存貨管理造成了一定的不利影響。

TB公司成品部庫區存儲的玻璃很多，存貨入庫時要對玻璃進行編碼、貼標簽，玻璃按照入庫時間存放，時間一長標簽脫落，但存貨保管員職責不明，保管不細，記錄不全，沒有及時補貼標簽，這些玻璃看不到生產日期，玻璃出庫時無法按照先進先出原則，使以前年度生產的玻璃還沒有出庫，這樣引發企業存貨呆滯。

TB公司存貨管理不規范，請購部門需要領用物品時，部門主管未將出庫單終審或未開出庫單，請購部門直接將物料領出，也沒有及時補辦領料手續，導致實際庫存與賬面不符。

（三）銷售與收款業務內部控制現狀及問題

盡管TB公司銷售、發貨、財務部門分設，但仍存在很多問題。比如開具提貨單應該是銷售部門的職責，財務部根據銷售部開具的提貨單收款，但是公司規定由財務部開具提貨單，造成職責分工不明，收款作弊等。收款主要是由財務部負責管理的，而收款的任務則是可以由銷售人員來完成，這樣導致同一部門、人員負責處理了全部銷售收款業務，這與銷售人員不得接觸現款的規定相違背。

TB公司的銷售政策存在一定的不合理之處，很多情況下，銷售人員為了提高銷售業績，不會綜合考慮各方面的因素，而單純的考慮到短期利益，在實際銷售的過程中并未對客戶的能力進行評估，只是依靠自身的主觀意識來進行賒銷。也很少進行賬齡分析和專業管理。有的客戶可能幾次進貨款項都沒有收回，長時間之后很可能出呆賬情況。TB公司也很少對客戶信用進行分析和管理，從而使得應收賬款逐年增加，銷售回款緩慢，對公司的財務狀況造成一定影響，致使公司損失嚴重。

TB公司業務層面內部控制的優化路徑

TB公司把釆購與付款控制、存貨控制、銷售與收款控制當做重要的內控項目，這不僅可以優化產品和服務，同時對優化企業作業工作流程也有一定的幫助作用，且可以確保生產和經營處于良好受控的狀態。

（一）TB公司釆購與付款業務內部控制的優化

需要以崗位職責、內控制度、流程圖的形式給予優化。首先從橫向建立健全采購控制制度，再從縱向完善釆購流程及控制，形成由線到面的整體控制布局。TB公司增加了“供應商管理制度”“詢價控制制度”和“請購、付款、采購合約核準權限表”，修改了付款控制制度，目前形成了10個釆購與付款業務的控制制度和1個請購、付款、采購合約核準權限表。

TB公司分析了容易產生舞弊行為的采購崗位，將不相容職務進行合理分離，形成內部牽制：采購員負責市場詢價、采購，采購主管在采購員提供的供應商名冊里，審查供應商資質、信譽，負責甄選供應商，采購員負責付款申請、財務部負責付款，采購主管負責付款審核。通過職責的重新劃分，降低了采購物資價低質次、采購員吃回扣的現象。

為適應 TB公司的實際情況，采取合作式牽制，在現有人員配置的基上達到協作、監督的作用，在具體實施時，大宗原材料的采購業務由公司一名采購員輔助進行相應的管理，并實行了相應的輪崗制度。

（二）TB公司存貨業務內部控制的優化

TB公司目存貨管理的重點在于存貨的安全與效能。TB公司建立庫存預警機制，并開始對存貨進行高效的管理，這種庫存預警機制主要是對庫存積壓存貨進行預警管理，而采購部門則依據生產周期來確定庫存限度和訂貨量，然后安排倉庫管理人員對庫存量進行監控，同時及時將監控結果反饋給相關部門。

TB公司規范庫存管理，嚴格按照庫存管理規定及時辦理入庫、出庫領用、退庫手續，以確保庫存記錄的完整和財務核算的準確。對于進出倉庫的人員需要設置相關的登記手續，在沒有授權情況下不可以接觸存貨。

表1 TB公司近3年會計數據匯總表 單位：元

TB公司建立統一的存貨編碼制度。統一產品編碼，同時設立相應的存貨對照表，并確保嚴格執行。不過大部分倉庫人員素質偏低，對存貨類別識別不清楚，在初次編制存貨編碼對照表時，指定專門的技術人員編制唯一編碼、貨物名稱、規格型號、計量單位等內容。先是針對各個部門建立存貨對照表，之后逐漸的在全公司統一起來。而倉儲部門的主要任務就是根據存貨對照表中存貨的名稱進行登記處理，之后再將這些信息登記到倉庫臺賬中。

（三）TB公司銷售與收款業務內部控制的優化

TB公司成立了債權部，主要負責銷售收款任務和融資租賃收款，銷售人員只負責銷售，不管收款，這樣減少因職責分工不明，收款作弊現象。

TB公司完善原有的銷售內控制度，增加了“逾期應收賬款催收制度”“賬齡統計和分析制度”，目前形成了9個銷售與收款業務的控制制度。

應收賬款和賒銷有密切的關系，要想進一步完善TB公司應收賬款的內部控制，建立客戶信譽調查評估機制，收集客戶信譽方面的資料，對賒銷客戶的資產狀況，財務狀況、經營能力，以往業務記錄深入調查，同時根據具體客戶的實際情況，綜合各方面調查結果來劃分客戶信用等級，對于不同等級的客戶，給予不同的賒銷額度和賒銷期限，必要時，要求客戶辦理資產抵押、擔保等收款保證手續，以加強對客戶的管理。這樣需要TB公司設置應收賬款臺賬，才能更好地將企業與客戶之間的債權債務關系呈現出來，且方便于評價客戶信譽狀況，做出正確的銷售決策。

TB公司內部控制的改進成效

TB公司2016-2018年資產負債表、利潤表、現金流量表的分析，得出TB公司近3年會計數據、盈利能力、營運能力、償債能力等數據指標，這些數據顯示，TB公司2017年實施內部控制改進以后，內部控各項業務流程更加制度化、規范化，降低了經營風險，節約了運營成本，增加了公司的凈利潤，減少損失可能性，形成企業效益的增加，可以看出內控制度的建立和有效實施，給TB公司帶來的增值成效。

從表1中可以看出，TB公司的營業收入、利潤總額、凈利潤，經營活動產生的現金流量凈額逐年向好。