數字經濟環境下科研院所檔案信息化轉型實踐與探索

馬艷秋

（吉林省白城市農牧機械化研究院，吉林 白城 137000）

1 檔案信息化目前存在的問題分析

（1）檔案信息化標準存在差異。目前檔案的載體多種多樣，已經不僅僅是紙質形式。不同載體存在的檔案實現信息化的途徑不同，困難程度也不同。但目前對于檔案信息化，并沒有一個統一的標準，囿于技術水平及重視程度不同，不同的部門按照自己的標準將這些檔案內容進行信息化管理。目前階段，計算機技術的發展可以用日新月異來形容，但當大量的信息技術應用于檔案管理領域，新舊技術之間的融合并不一味順暢。

（2）信息化過程中存在時間差。信息化過程中，不同部門進行的速度不同，完成的質量也存在巨大的差異。檔案信息化是一個必然的結果，但過程中總是會存在不同的問題。很多部門為了完成“數字化”這個要求，追求速度而忽略了質量。

（3）存在安全風險。信息化后的所有檔案資料如果沒有非常安全保密的管理路徑，就會出現泄漏或丟失信息的風險。檔案信息化對于硬件設施的要求高，計算機的安全性直接影響的是信息的安全性。另外，平臺是業務一旦繁忙或是系統與軟件間兼容程度不同，都會導致信息化的過程中出現新的安全問題。這就要求檔案管理人員有足夠的業務能力與安全意識。

（4）檔案管理人員的業務水平與專業素養存在差異。信息化的過程是一個非常系統的工程，涉及到的知識也是非常全面的，比如：檔案管理的專業知識、計算機技術的應用、平臺的操作等。科研院所在匹配檔案管理人員的時候，往往會忽視這些因素，習慣性派一些年齡較大、專業性不強的人去做這項工作。而各單位中，專業的檔案管理人員并不多，這些人在崗時常往往較短，不夠穩定，所以對于檔案信息化管理的影響也非常大。

2 現實實踐與探索

2.1 全線檔案資源數據化

（1）存量檔案數字化。存量檔案在數據化的過程中，首先要有充足的前期準備，盲目開始會使得后續工作被埋下很多隱患。前期準備內容包括相關的制度學習、數字化進程中的方案制定、人員安排、設備的安裝與調試。同時，應該以“四個結合”為依據，以此來保障質量。這四個結合包括其一，數字化與檔案鑒定工作的結合。根據檔案管理的相關規定，檔案中的一些內容已經達到了保存的最大期限。在進行信息檔案化的過程中，就需要對已有的資料內容進行鑒定，對那些已經達到保存期限但仍具備管理價值的資料重新進行數字化管理。通過整理掃描等進行存儲。其二，數字化與檔案修復相結合。對已經確定進行數字化的檔案內容，需要進行細致的檢查，如果發現需要數字化的檔案中有損壞等，或者載體特殊已經老化出現不可逆轉的損壞，就需要在數字化的過程中對這些信息進行修復。登記整理清楚之后才能進行數據化。其三，信息化與檔案信息糾錯結合起來。由于歷史原因，從前的許多信息均為手寫錄入，出現錯誤在所難免，在對這些信息進行數字化的過程中，不能一味地照本錄入，需要對這些錯誤進行糾錯，逐一改正這些錯誤后進行存儲。對于信息不夠健全的內容進行補充完善。其四，數字化與檔案管理的系統相結合。數字化的過程中，會在短期內的產生大量的數據，為了使這些數據能夠得到有效保存，需要在規定時間內將這些數據與檔案管理系統相結合，同步到系統當中，使這些信息可以便捷地查詢、檢索與應用，發揮其作用。

（2）增量檔案電子化。科研院所因為其工作內容涉及到的一般都是高精尖技術，所以配備的軟件和硬件都比較先進，且都能根據其更新的速度及時更新升級。與眾多平臺也能夠順暢運行。在檔案數字化的過程中，某研究院制定了“立足實際，分步實施，逐漸完善”的策略，通過分析本單位各部門的實際情況，有針對性地對相關人員進行宣傳，講明檔案信息數字化的重要性及要求。確認各部門檔案數字化進程。部門與部門之間也同樣需要及時溝通，對于數字化進程中出現的問題及時處理。信息管理部門提供強有力的技術支持，盡量在單位內部同步數字化要求。某研究院引入了電子簽名系統，明確了責任歸屬；提出了不同種類設計圖紙的格式，用統一的模版進行歸檔；應用管理系統對各類業務與管理系統對接；作出信息定期備份的要求，同時技術部門給予技術支持，定期對檔案管理系統作出維護。

2.2 推動檔案管理智能化

（1）實現檔案在線歸檔。某研究院為使檔案數字化工作能夠順利進行，投入了專項資金，購買了檔案管理系統，這一系統包含了存儲、管理、利用等多項功能。經過前期調試，目前已經能夠投入使用，在檔案歸檔管理、掃描存儲等方面都極大地提高了效率。

（2）實現檔案信息在線審批利用。對檔案信息進行有效利用是檔案管理工作的一項重要意義，檔案數字化管理模式為在線利用這些信息提供了便捷。目前，某研究院已經實現了所有電子檔案在線查詢、檢索等功能，同時實現了線上審批功能。這些功能的實現為工作人員的日常工作提供了極大的便捷，提高了工作效率。

（3）檔案信息管理平臺協同化、網絡化。檔案信息的統一管理需要依靠完備的檔案管理系統。這個系統不僅是一個統一管理的平臺，還集綜合查詢、協同等功能為一體。科研院所一般來說存在各業務板塊獨立運行，關聯性差的問題，因此，在信息管理數字化的過程中，應該從這個全局出發，提前作出布局安排，使得新進軟件能夠與舊系統兼容，系統入口兼顧到單位內不同的部門，互聯互通，為將來這些數據信息形成一個統一的數據庫打好基礎。

2.3 強化檔案安全保密管理

檔案安全是檔案內容數字化后一個非常重要的底線。這個底線不能打破，也不能不重視，如果任何一個環節出現問題，導致信息被破壞或丟失，則會造成不可估量的損失。尤其是一些非常重要的科研院所，有大量涉及國家機密、商業機密的重要信息，很多信息關系的是黨和國家未來發展中的重要信息，關系到黨和國家的安全，對這些檔案的管理，必須要有足夠的安全保障，完善的管理制度，將安全責任落實到具體的部門具體的負責人。在日常管理中強化責任意識，強化監管，定期開展回顧檢測，開展風險測試，評估現有的風險，發現問題，及時解決問題。

2.4 重視人才培養

很多單位對于信息管理、檔案管理還存在重視程度不夠的問題，相關工作人員的專業素養不夠，責任心不強。檔案信息化是一項綜合性的工作，包含對知識性與技術性都有較高的要求。某研究院意向對信息化管理十分重視，除緊密結合檔案行業各項標準的更新之外，還堅持每年舉辦定期培訓，幫助相關人員提升業務能力，強化隊伍。

3 結束語

綜上所述，以數字化為背景對檔案進行信息化，是一個持續的過程，這個過程是動態的。這個轉型的過程不但要得到上級部門的關注與支持，還需要有配套的法律法規，同時依據相關政策，進行信息化管理。與此同時，相關工作人員一定要對這項工作給予足夠的重視，充分認識這項工作中蘊含的機遇與挑戰。檔案信息數據化，已經是一種必然，推進這項工作的轉型，可以不斷探索檔案管理新的路徑，從而進一步推動我國檔案事業的繁榮發展。