基于內(nèi)部控制下公辦高職院校自行招標采購管理研究
——以QD職院為例

陳曉麗

一、加強公辦高職院校自行招標采購內(nèi)部控制管理的重要性

近年來，隨著我國行政管理體制改革和經(jīng)濟體制改革的深化，十九屆三中全會提出轉(zhuǎn)變政府職能，簡政放權(quán)，放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)要求；《財政部關(guān)于全面推進行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》、《山東省政府采購預(yù)算單位內(nèi)部控制管理規(guī)范》圍繞“放管服”，以問題為導(dǎo)向，規(guī)范與效率兼顧，落實主體責(zé)任、明確關(guān)鍵任務(wù)、指定牽頭部門，強化源頭管理、減少審核事項、擴大采購人自主權(quán)，加強內(nèi)部責(zé)任管理和流程控制，形成健全的內(nèi)部控制體系，彰顯財政部門對政府采購活動內(nèi)部控制管理的高度重視。

2016-2018年青島市財政局政府采購限額由20萬元提高到30萬元，更多的自主權(quán)交給采購人，因此公辦高職院校自行招標項目任務(wù)愈加繁重，也逐漸呈現(xiàn)出了許多問題。

公辦高職院校招標采購的內(nèi)部管理是一項涉及面廣、政策性強、專業(yè)程度高、技術(shù)要求強的工作，做好采購業(yè)務(wù)中的內(nèi)部控制工作可以有效防范和控制風(fēng)險，保證各種項目信息的采集、歸類、記錄和匯總過程真實地反映公辦高職院校發(fā)展的實際情況，使公辦高職院校的招標采購工作處于陽光、公正、公平的管控體系中，增強國家對高等教育事業(yè)的宏觀調(diào)控能力，最大限度地提高財政資金的使用效率，盡可能地杜絕采購活動中的違規(guī)和腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。

二、公辦高職院校自行招標采購存在的問題

（一）內(nèi)部職責(zé)不清，缺乏專業(yè)人員

高職院校在自行招標采購的過程中，校內(nèi)各部門都有采購需求，但校內(nèi)各部門職責(zé)劃分不清晰，在自行招標采購過程中出現(xiàn)質(zhì)疑、投訴等情況時相互推卸責(zé)任。目前，很多高職院校都沒有獨立的業(yè)務(wù)歸口管理部門，一般都是掛靠在學(xué)院的資產(chǎn)處、財務(wù)處或后勤服務(wù)中心，造成多個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)集中在一個部門辦理，既是“運動員”又是“裁判員”，不相容職責(zé)未實現(xiàn)分離。另一方面受人員數(shù)量限制，招標工作往往隨意分配給不熟悉招投標法規(guī)的非專業(yè)人員， 工作中主觀性較大，甚至出現(xiàn)違規(guī)操作的情況。這種管理體制明顯不符合內(nèi)部控制對招標采購進行歸口管理的要求。

（二）招標文件制作不規(guī)范

由于高職院校缺乏專業(yè)人才，有的會委托一些供應(yīng)商來制作傾向于自己產(chǎn)品的技術(shù)指標；有的采購人照抄產(chǎn)品說明書；有的參數(shù)反映指標過高或過低，提出一些與預(yù)采購的設(shè)備檔次相差甚遠的功能要求，導(dǎo)致招標文件不能反映需求部門的真實需求，使得后續(xù)的開標評標困難重重或流于形式。

（三）自行招標采購流程繁瑣

目前，公辦高職院校自行采購的流程一般參照政府采購流程，主要為學(xué)校審批項目資金預(yù)算，采購需求部門提出采購申請，業(yè)務(wù)歸口管理部門審核，采購中心組織采購流程，發(fā)布采購信息及開評標；供求雙方簽訂采購合同，采購項目建設(shè)驗收付款。由此可以看出項目采購程序復(fù)雜，采購時間較長，采購效率較低。

（四）自行采購公告發(fā)布媒體范圍有局限性

高職院校自行采購項目的招標公告一般在學(xué)校官網(wǎng)上發(fā)布，通常只有少數(shù)與學(xué)校有業(yè)務(wù)往來的單位關(guān)注或獲取信息，造成符合要求的投標人經(jīng)常不足三家。甚至有些高校為了使招標在形式上符合規(guī)定，私下拉攏其他單位陪標，這樣顯然不符合內(nèi)部控制點的要求。

三、基于內(nèi)部控制下公辦高職院校自行招標采購的建議

（一）加強制度建設(shè)，明確內(nèi)部流程及相關(guān)部門職責(zé)

QD職院招標采購工作實行需求部門、業(yè)務(wù)歸口管理部門、招標采購中心三級管理體制，各部門根據(jù)其職責(zé)范圍參與、組織實施采購工作，構(gòu)建權(quán)責(zé)對等、相互制衡的采購管理及內(nèi)部控制機制。

1、需求部門主要職責(zé)

（1）負責(zé)編寫項目招標方案，科學(xué)編制項目預(yù)算，依法合規(guī)、詳細客觀地明確采購項目名稱、數(shù)量、功能及配置要求、技術(shù)參數(shù)、交貨時間與地點、售后服務(wù)、驗收要求、經(jīng)費來源、付款方式等內(nèi)容；其中,工程類項目由審計處出具工程量清單及控制價。

（2）確保招標方案無傾向性，對招標文件傾向性負主要責(zé)任；基建、維修等個別項目，由業(yè)務(wù)歸口管理部門編制招標方案，則由其對招標文件傾向性負主要責(zé)任。

2、業(yè)務(wù)歸口管理部門主要職責(zé)

（1）負責(zé)項目招標方案的論證和審定，確保發(fā)布的招標文件真實、有效、無傾向性，對招標文件傾向性負審核責(zé)任；

（2）根據(jù)《QD職院采購質(zhì)疑和投訴管理辦法》負責(zé)對招標文件內(nèi)容的有關(guān)情況進行解釋答疑。

3、招標采購中心為學(xué)院采購工作的組織管理部門，其主要職責(zé)為：

（1）認真履行國家各項法律、法規(guī)及各項政策，嚴格按照招標程序組織招標采購工作，保證流程完整、程序合法、采購方式合法；

（2）組織招標代理公司制作招標文件，并發(fā)布采購公告，辦理開評標相關(guān)手續(xù)；

（3）組織、協(xié)調(diào)處理招標采購項目質(zhì)疑投訴事項；

（二）加強專家評審

事前，按照QD職院學(xué)院規(guī)定，采購預(yù)算資金30萬元以下項目招標文件由招標代理公司內(nèi)組織專家對招標文件出具預(yù)審意見，反饋學(xué)院；業(yè)務(wù)歸口管理部門落實專家論證意見及專家對招標文件評審意見修改情況。若對專家意見有異議，提交相關(guān)說明，經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后，報資產(chǎn)采購中心存檔，重大事項報院長辦公會、黨委會確定；

事中，增加專家對明顯低價報價的資質(zhì)審查。對投標人的報價明顯低于其他通過符合性審查投標人的報價，要求其在評標現(xiàn)場合理的時間內(nèi)提供書面說明并做出承諾，必要時提交相關(guān)證明材料；投標人不能證明其報價合理性的，評標專家將其作為無效投標處理。

（三）簡化采購流程，增加快捷采購方式

圖1 自行采購流程圖

1、30萬元以下的修繕、裝修等零星工程通過院內(nèi)競價的方式按照優(yōu)惠費率選定入圍供應(yīng)商，解決了修繕、裝修等零星工程突發(fā)性、緊急性與采購時間的矛盾。

2、辦公用品、辦公耗材及獎品采購采用定點大型超市采購。

3、使用思政、科研、教改等課題經(jīng)費，采購預(yù)算在30萬元以下或者《政府集中采購目錄》外的科研儀器設(shè)備及軟件采購，由課題組組成采購小組，自行詢價、比價確定供應(yīng)商。受學(xué)院紀檢監(jiān)察室的監(jiān)督，做好記錄，由部門存檔保管。

（四）加強信息化建設(shè)，提高采購效率，規(guī)避廉政風(fēng)險

1、利用信息化手段開發(fā)了招標方案OA網(wǎng)上提報審批系統(tǒng)，解決了以線下簽字審批的繁雜手續(xù)，提高審批效率。

2、通過開發(fā)網(wǎng)上競價采購系統(tǒng)，真正實現(xiàn)院內(nèi)自行采購項目“背靠背”報價，減少人為操縱。

（五）多渠道、多形式加強政策宣傳，提高廉政風(fēng)險意識

為廣大教職工更好的了解、掌握招標采購政策、制度，針對招標采購工作常見問題，通過召開財務(wù)專題會、編制《招標采購一點通》手冊、建立微信公眾號等，加強制度講解和政策宣傳力度。起草制定了《評審專家承諾書》，委派參加評標的采購人代表參加評標前都需簽訂此書，以一張“明白紙”強化學(xué)院評標代表盡職履約。