化工企業檔案電子化管理工作對策探析

◎趙敬華

（新疆中泰集團美克化工黨政辦 新疆 庫爾勒 841000）

在化工企業發展的過程中日常管理非常重要，由于化工企業運營管理涉及到很多的環節，且技術要求等較高，所以需要全面加強信息的采集和整理，這樣才能最大限度提升化工企業信息管理成效。目前在化工企業檔案電子化管理工作實施過程中企業對其重視度不夠，相關的資金等要素投入不足，對檔案電子化管理工作缺乏科學的規劃和嚴密的考核管理等，導致檔案電子化管理流于形式，影響電子檔案的建設使用成效。

一、化工企業檔案電子化管理的重要性

化工企業在發展的過程中檔案信息是重要的資源，加強檔案管理，及時收集生產運營管理等過程中相關的數據信息等，進而進行資源的分析利用，才能更好地為各項工作的開展奠定良好的基礎。隨著化工企業發展規模不斷擴大，生產工藝等越來越復雜，各個環節產生的信息等也更加龐雜。加強化工企業檔案電子化管理就顯得尤為重要。

（一）共享檔案信息資源

實施檔案電子化管理，有助于引導化工企業員工等圍繞檔案信息建設等不斷進行信息資源的采集和全面共享，進而實現信息資源的有效管理，更好地通過信息共享等減少工作的重復性等，全面提高檔案信息的科學管理成效。

（二）提供可靠信息途徑

通過實施檔案電子化管理，可以及時對收集的各類信息等運用信息技術等進行整理分析和檢驗，進而及時發現工作中或信息采集整理等方面存在的不足，對相關的信息內容等進行整理修改和完善，切實提高信息的可靠性和真實性，為各項工作的有序開展提供重要的可靠的參考。

（三）提升員工工作效率

通過加強化工企業檔案電子化管理，有利于在檔案管理全過程中進行信息的科學應用，實現信息資源全面共享，減少檔案信息重復采集等同時，也有助于為員工開展各項業務管理等工作進一步提供重要的信息支持，進而切實促進工作效率的提高，進一步提升工作績效，為組織發展創造更大的業績。員工還可以結合企業實際等進行信息資源的開發利用等，以此更好地為組織建設提供更多的建設性意見等。

二、化工企業檔案電子化管理的必要性

（一）目前化工企業檔案管理中存在的問題

1.企業對檔案管理工作重視度不夠

目前化工企業將主要重心放在推動企業轉型發展等方式，圍繞自身的業務管理工作重點等不斷擴大生產規模，加強生產工藝的探索創新等等，但是對檔案管理工作缺乏足夠的重視，沒有認識到加強檔案管理工作對各項管理基礎和業務工作等開展的重要意義，沒有圍繞企業檔案管理實際等及時進行問題的分析研究并以此建立完善的檔案管理制度等，導致企業檔案管理工作粗放、流于形式，檔案管理信息等沒有充分利用起來，從而難以提高化工企業科學管理水平。

2.檔案管理標準體系不完善

加強檔案管理工作，需要化工企業采取有效的措施不斷提高檔案管理的標準，實現規范化管理，這樣才能更好地為日常工作的開展等提供重大的信息支持。但是目前化工企業對國家和行業相關的政策等了解不深入不全面，沒有充分結合新政策等要求和自身的管理業務工作實際等建立完善的檔案管理標準體系，在檔案的內容、采集和整理流程以及權責分工、相關的工作要求等方面規定不細致、不嚴格，導致檔案管理工作規范化水平低，難以提高檔案信息的利用價值。另外，在檔案信息化管理方面探索積極性不足，沒有充分結合實際發展要求等配置現代化信息化基礎保障設施等，在硬件和軟件設施資源等開發方面依然還需要不斷完善和補充，才能更好地推動電子化檔案管理工作持續深度開展。

3.檔案管理人員素養有待加強

開展檔案管理建設，不斷提高檔案電子化管理水平，需要廣大檔案管理人員積極主動地學習研究，在學習相關技術、政策等基礎上進一步提高信息意識、信息技術應用能力等，這樣才能更好地為檔案電子化管理工作的有序開展提供強大的人力支持，但是目前化工企業檔案管理人員本身數量較少，加上承擔的日常檔案信息采集和整理任務比較繁重，對檔案管理電子化建設等方面的技術和方法等學習主動性不足，開展培訓等方面比較少，難以提高檔案管理人員的信息意識和綜合技能，不利于化工企業檔案電子化管理工作的有效開展。

（二）檔案電子化管理是企業發展的必然趨勢

隨著信息化時代的到來，越來越多的智能化設備和工具等應用于化工企業。化工企業在日常生產和運行管理等方面引入了很多的信息化技術等，為進一步擴大生產規模、提高業務發展水平等提供了重大的工具支持。化工企業發展的過程中做好各類信息的收集，針對性完善設備檔案、人事檔案以及設施檔案、技術檔案等等，都需要在傳統紙質管理的基礎上加強信息化技術探索和融入，這樣才能切實提高信息采集和利用共享成效。與此同時面對激烈的市場競爭，需要借助信息技術等加強外部資源的采集和分析等，同樣需要化工企業完善信息化系統，才能更好地結合市場需求等及時快速反應，切實提高應急處置能力，不斷提高自身的綜合競爭優勢。

三、化工企業檔案電子化管理工作對策

（一）加強硬件和軟件建設

要圍繞檔案電子化管理工作進一步配足配齊檔案硬件和軟件設施。結合化工企業自身的發展目標和實際等進行硬件和專業化軟件系統的配備，從而確保檔案電子化管理工作扎實開展。

（二）明確檔案管理的標準

要針對檔案管理工作和電子化建設的要求等進一步完善和明確檔案管理的工作標準和要求，切實將其作為組織一項重要的基礎工作來進行部署和規劃安排。結合檔案電子化管理的要求等將相關的軟件和其他人事、財務、設備設施等軟件進行整合，加強規范化管理等，從而切實保證數據有效共享。另外，要圍繞保密和安全管理等方面加強責任落實，層層設置權限等，從而保證檔案信息有效客觀和全面。

（三）提升管理人員的素質

加強檔案管理人員的能力和素質培養，尤其是他們的信息技術應用能力等方面要開展針對性培訓，以此提高他們的操作技能和信息深度分析整合能力，為組織檔案管理工作的開展及檔案分析成果的轉化利用等提供有力的支持。