淺談化工企業的檔案電子化管理

◎趙敬華

（新疆美克化工股份有限公司黨政辦公室 新疆 庫爾勒 841002）

在化工企業中，材料儲存、設備運行安全都離不開嚴謹的檔案管理。隨著科技發展，化工企業生產規模逐漸增大，傳統檔案處理方法已不能適應企業發展需求，大規模的數據處理工作繁重而且進度緩慢，不利于企業經濟效益提升。在新的形勢下，檔案電子化管理已成為化工企業創新發展的重要途徑。

一、企業檔案電子化管理的意義

隨著科技快速發展及信息化建設的不斷深入，辦公自動化在各個行業越來越普及。檔案管理已成為當前信息化改革的重要方向之一，只有有效提升檔案管理效率，檔案服務價值才得以體現。目前，許多企業跟隨潮流開始推行檔案電子化管理，建立了全面、先進的電子檔案管理系統。但部分企業只將檔案電子化管理當作擺設，檔案管理中常常出現電子信息與紙質信息發生沖突現象，拖延工作效率，造成資源浪費。

化工企業有著不同于普通企業的特點，其檔案管理包括科技檔案、設備檔案等，產品研發、市場經濟、工程設計、項目開發以及設備引進、維護等構成化工企業檔案管理系統，每一項數據記錄的真實性、實時性都影響著企業的生產價值。目前，許多化工企業在檔案管理上存在較多的薄弱環節，電子化檔案的運用開發還只停留在初步階段，電子檔案管理在化工企業的應用還有很大的發展空間。化工企業必須面對新的市場競爭環境，增強企業科技意識，提升設備設施管理水平，完善電子檔案管理制度，推動我國化工企業創新發展。

二、化工企業檔案電子化管理的作用

檔案電子化管理有利于提升檔案管理效率、提升化工企業工作效率。其作用及優勢主要體現在以下幾個方面：

（一）方便檔案信息錄入與查詢

在傳統的檔案信息錄入方式中，紙質資源需要人為耗費大量時間整理和輸入。尤其是化工企業中，大量科技檔案和眾多設備數據資料常常會涉及較大的工作量，人為整理難免會出現紕漏，還有部分數據檔案很難用紙質文件闡明。檔案電子化管理則可以建立一個企相關的目錄表，將所有文件通過掃描進行保存、分類，錄入多種格式的文件，便于保存科技檔案中部分類別的資料文件，也方便檔案信息查詢。

（二）提升檔案管理工作效率

傳統檔案管理通常只保留一份有效文件，有關人員借閱后就不能滿足其他人員的需求，嚴重降低工作效率。電子化檔案管理，可以將信息成果多份拷貝，及時推送至各個相關部門，主動進行推送信息服務。這樣有利于提升檔案管理效率，有利于拓寬檔案管理服務對象，有利于化工企業工程項目管理和設備管理。

（三）促進信息二次加工

面對日益復雜的市場形勢，化工企業中各項資料數據隨時都有大規模更改的可能性；大量的數據和資料依靠人為手工加工，必將耗費大量人力物力。電子檔案信息可以在原有檔案信息基礎上進行編輯更改，且能夠細化信息加工內容、保留加工過程，并逐步實現與大數據時代的接軌。檔案數據經過大數據處理后，能夠精準分析企業在生產、經營、管理上的不足之處，幫助企業找出適合未來發展的最佳道路。

（四）有效儲存信息資源

相比傳統紙質信息檔案儲存，電子檔案儲存優勢非常顯著。紙質檔案存儲需要占據大量的空間場所，并隨著紙質檔案數量增加需要不斷擴大保存空間。電子檔案儲存與空間占據基本無關，其數據存儲方式更多、更廣，深度和寬度都遠遠優于紙質檔案，在安全性能上也有著獨特優勢。電子檔案文件記錄的介質層通常擁有良好的密封性，有助于其長時間保存：細化文件權限；登入身份核查；可讀性文件歸檔。

三、推進化工企業檔案電子化管理有效途徑

推進化工企業檔案電子化建設，必須針對企業實際實現“四個強化”，不斷提高檔案電子化管理水平。

（一）強化制度管理

隨著企業檔案電子化的推行，一些管理方面的問題也隨之出現，如檔案管理人員利用信息轉入的空缺改動數據，使數據缺乏真實性，其主要原因在于企業領導缺乏對檔案電子化管理的重視，缺少規范的規章制度。為加強檔案電子信息錄入工作的真實性，突顯檔案管理工作的服務價值，化工企業要根據電子化檔案管理實際制定相關規章制度，并構建對應的數據庫，不斷完善和改進制度建設。

（二）強化人才建設

目前企業中檔案管理工作人員平均年齡較高，傳統檔案管理隊伍亟需更新，以適應興起的檔案電子化管理模式。化工企業要依據內部實際，引入適合企業發展的電子化信息管理平臺。要積極引導檔案管理人員深入學習新的管理知識，定期組織電子化檔案管理操作培訓；要引入相關計算機人才、檔案管理人才，依托電子化檔案平臺建設為企業檔案管理注入新的人才活力，為企業內部管理奠定堅實的人才基礎。

（三）強化信息管理

隨著設備生產效率的提升、科技研發進度的加快，化工企業信息檔案面臨的工作日益增加；再加上化工企業安全生產工作的需要，許多細節之處都需要完善記錄并妥善保存。因此，及時更新科技設備、材料信息是當前檔案電子化管理重要的日常工作之一。檔案電子化管理人員需要時刻關注企業內部運行狀態，定時檢查檔案庫更新狀況，有效保證檔案信息的完整性，利于電子檔案在后期進行優化工作。

（四）強化創新意識

化工企業要積極面對新的機遇與挑戰，提升企業內部治理水平，完善檔案電子化信息平臺建設，發揮檔案服務價值；要積極尋找企業在當前形勢下的短板，并針對短板進行突破和創新。我國化工產業尚在科技起步階段，要密切關注國際大數據時代的市場動向，適應市場形勢的發展與變化，不斷提高檔案電子化管理水平。