關于檔案信息化建設與檔案管理的探索

李世民 高世超 張凌曦

摘? 要：信息化在各行各業中都發揮著重要的作用。以檔案管理工作角度來看，因為網絡的不斷發展和進步，檔案管理的相關工作正處于不斷地發展和變化過程中，信息化的管理模式能夠讓檔案管理工作順利推進。文章從檔案信息化建設對檔案管理的重要性出發，根據當下的檔案信息化建設與檔案管理的發展現狀，分析當前的檔案管理中存在的問題，并且提出促進檔案信息化建設與檔案管理的具體策略。

關鍵詞：檔案信息化建設;檔案管理;策略分析

Abstract：Informatization plays an impor tant role in all walks of life. From the perspective of archives management，due to the continuous development and progress of the network，the related work of archives management is in the process of continuous development and change. The information management mode can make the file management work smoothly. Starting from the importance of archives informatization construction to archives management，this paper analyzes the problems existing in the current archives management according to the current development status of archives informatization construction and archives management，and puts forward specific strategies to promote the construction of archives informatization and archives management.

Keywords：archives informatization construction;archives management;strategy analysis

0? 引? 言

互聯網和信息技術改變了我們的生活，一個人足不出戶就能夠接收到來自各個方面的信息，信息的管理和檔案的建設也就變得更加重要，只有將各種信息和檔案進行合理的信息化建設，才能夠使得這些信息更好地被利用起來，實現更加高效的工作。信息化時代下相關的檔案信息更加復雜，導致檔案的管理任務更加繁重，因此，需要進行檔案工作的信息化建設，才能促進財務系統更加高效地工作。

1? 檔案信息化建設的現狀

1.1? 檔案信息化建設取得了一定的成效

2003年開始，山東省中醫藥研究院引入了聯想浪潮系統，正式走上了信息化辦公的道路，同時，濟青高速鐵路有限公司以及山東高速股份有限公司采用系統均與浪潮系統有一定相似性。當前單位在會計憑證、所有資產的檔案管理和公司所有賬目方面均采用的是信息化的手段進行相關資料的儲存和調用，已經基本建立起了信息化辦公、檔案信息化建設也取得了一定的進展。在日常辦公中，主要采用總賬功能，此項功能中，包含日常工作所需，如常用功能：制單、憑證查詢、記賬、轉出、憑證號整理等;賬表方面涵蓋了：科目余額表、原始憑證匯總、總賬、序時賬等功能;出納方面涵蓋了現金日記賬、銀行日記賬兩個方面;期末處理涵蓋：規則憑證定義，調匯憑證定義，結轉憑證定義三個方面，在系統中同時還涵蓋了賬頁打印功能。按預算會計與財務會計核算方式建賬及設置多重輔助核算進行賬務處理，對功能科目、經濟科目、專項用途、經費類型、往來科目等收支及往來科目均設置了輔助賬核算。輔助賬，可以查看到功能科目、專項用途、往來科目的輔助明細賬，無法看到經費類型、經濟科目的輔助明細賬，如圖1所示。

在輔助功能中，主要包含項目、部門、基礎數據三大類。輔助功能輔助業務核算的查詢分析功能主要包括部門核算、專項核算、分析功能。具體功能如圖2所示。

通過輔助功能可以實現：

（1）部門收入支出分析。

（2）單位自定義屬性的查詢分析。

（3）任意余額表、三欄帳、多欄帳查詢。

（4）收入支出分析表，對各種項目都可以進行結轉收入支出分析。

（5）自動分頁功能。

（6）實現項目的跨年度查詢。

通過檔案的信息化建設，資料大部分都是通過計算機進行儲存，這也為單位的資料儲存和使用帶來了方便。在引入信息化辦公系統之前，所需資料需要人工查找，若是資料數量多的情況下，查找一份資料需要大量的時間。而在計算機中儲存的資料，只要利用檔案管理系統的搜索功能，通過關鍵詞進行檢索，很快就能找到需要的資料，為工作提供了很多的便捷。

在安全性方面，單位在院內辦公計算機均安裝了防病毒軟件和軟件防火墻;辦公室、人事科、財務科、業務科、醫管科、檔案室等科室使用的存儲有重要或機密信息的計算機必須單獨獨立運行，與其他電腦實行物理隔離;同時院內計算機網絡設備均由信息中心負責，任何科室和個人不能私自連接交換機、集線器等;信息中心針對不同的計算機終端，為其開放不同的網絡端口和協議，最大限度保證網絡安全，通過建立不同的信息安全細則，在系統安全方面也取得了相應成效。

1.2? 檔案信息化建設的工作標準不完善

為了適應信息化的工作，本單位在檔案信息化建設的操作和安全性方面都做出了具體的要求。單位采用的是一人一機的模式，這就給每一位員工的工作數據安全性提供了設備的保障，專人使用，可以設置專屬密碼，相對于很多人共用一臺計算機來說更加安全。此外，單位規定了相關的資料等必須要按照既定程序進行儲存和使用，存儲涉密資料的電腦是不允許與外網連接的，對于相關資料的保密規定是比較明確和完整的。但在具體的操作和信息化的建設過程中，由于單位還未出臺工作的執行標準，導致一些相關的工作人員在檔案信息化建設的工作中沒有轉變觀念，不重視相關工作開展，使得檔案信息化建設工作出現一定的困難。在這樣的背景下，一些檔案管理工作沿用傳統的工作模式，使得檔案管理工作效率不高，相關檔案管理無法適應當前時代的發展。